G 173 Legea federală a muncii. Legile reformei pensiilor
Compania trebuie să numească o persoană responsabilă cu întreținerea și păstrarea cărților de muncă clauza 45 din Regulile de păstrare a carnetelor de muncă.
Exemplu. Ordin de numire a unei persoane responsabilă cu menținerea evidenței muncii
SRL „Alfa”
ORDIN
la numirea persoanei responsabile
pentru păstrarea evidenței muncii
Numiți N.S. Frolov în funcția de șef al departamentului de resurse umane. responsabil cu menținerea, stocarea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă.
Director general Ivanov Ivanov I.I.
Comanda a fost revizuită de: Frolov Frolov N.S.
31.01.2019
Pentru a ține evidența evidenței muncii, păstrați o carte specială. Introduceți în ea cărțile tuturor angajaților - atât cele pe care le-au adus, cât și cele pe care le-ați completat singur. La concediere, eliberați un certificat de muncă împotriva semnăturii în această carte clauza 41 din Regulament.
Exemplu. Cartea de circulație a cărților de muncă
Înregistrările de lucru trebuie păstrate într-un seif sau într-o cameră specială, unde vor fi în siguranță clauza 6.2 Reglementări privind fluxul de documente.
Emisiune cartea de muncaîn mâinile unui angajat care nu renunță este posibil doar într-un caz - atunci când solicită o pensie. În alte cazuri, dă-l angajatului.
Emite un carnet de muncă salariatului care solicită pensie în termen de trei zile lucrătoare de la data primirii cererii sale. Pe el poate semna pentru primirea permisului de muncă. O altă variantă este să luați o chitanță de la el că a primit carnetul de muncă clauza 7 din Regulament.
Exemplu. Cerere pentru eliberarea cărții de muncă în mână
către CEO
- SRL „Alfa”
- Ivanov I.I.
Afirmație
În legătură cu înregistrarea unei pensii de asigurări pentru limită de vârstă, vă rog să îmi oferiți un carnet de muncă pentru depunerea la Fond de pensie RF.
Fedorov
03.04.2019
Exemplu. Chitanță de primire carnet de muncă pentru înregistrarea pensiei
către CEO
- SRL „Alfa”
- Ivanov I.I.
Chitanță pentru primirea cărții de muncă
Prin prezenta confirm că am primit carnetul de muncă.
Fedorov
03.04.2019
Pentru a păstra evidența formularelor de evidență a muncii, se ține un registru de chitanțe și cheltuieli. clauza 41 din Regulament.
Exemplu de completare a carnetului de chitanțe și cheltuieli pentru contabilizarea formularelor carnetului de muncă
În fiecare zi selectăm știri care sunt importante pentru munca unui contabil, economisind timp.
PREȚIM OPINIREA PROFESIONILOR |
| Vă rugăm să lăsați feedback despre TYPICAL SITUATIONS™ |
În procesul de angajare a unui nou angajat, acesta trebuie să pună la dispoziție departamentului de resurse umane toate documentatia necesara, iar angajatul autorizat trebuie să accepte spre păstrare carnetul de muncă și altele documentele necesare. În conformitate cu articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse, acest formular este principala înregistrare a documentului activitatea muncii cetăţean specific. Acesta trebuie furnizat angajatorului la angajare. Dacă această întreprindere este primul loc de muncă al cetățeanului, atunci ofițerul de personal sau antreprenorul individual este obligat, în conformitate cu articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse, să îi elibereze un nou document de angajare.
Cartea de lucru ca document de personal este considerată la articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse. Această normă stabileste procedura de mentinere si prelucrare a acestui tip de document. De asemenea, se precizează că orice angajator este obligat să înregistreze certificate de angajare pentru angajații săi, cu excepția persoanelor fizice care nu sunt înregistrate ca antreprenori individuali. În conformitate cu acest articol, forma formularelor de document, procedura de completare și înregistrare sunt stabilite de Guvernul Federației Ruse. În acest scop, au fost emise Rezoluția nr. 225 și Rezoluția nr. 69, care descriu în detaliu toate procedurile necesare legate de menținerea și păstrarea evidenței angajaților la întreprindere.
Aceste reglementări precizează și procedura de înregistrare a noilor documente de angajare pentru angajații care se angajează pentru prima dată. Potrivit acestuia, achiziționarea unui formular necompletat se face de către angajator, dar acesta are dreptul de a deduce costul acestuia din primul salariu al angajatului.
Din punct de vedere al legislației, angajatul are dreptul să achiziționeze în mod independent acest document înainte de angajare și să-l aducă companiei pentru completare. Cu toate acestea, experții notează că angajații serviciului de personal au dreptul de a nu accepta un astfel de formular, deoarece nu există încredere în conformitatea acestuia cu cerințele moderne de securitate. În plus, compania păstrează evidențe stricte ale formularelor de angajare achiziționate și emise, ceea ce poate cauza, de asemenea, probleme atunci când se utilizează copia „propria” a documentului unui nou angajat.
Există o serie de situații în care costurile asociate cu înregistrarea unui nou contract de muncă sunt suportate de întreprindere și nu pot fi delegate salariatului. Acestea includ:
- Restaurarea unui document în cazul pierderii în masă de către un angajator a registrelor angajaților săi (clauza 34 din Regulament);
- Producerea de cărți noi din cauza deteriorării formularelor sau a inserțiilor acestora, care nu s-a produs din vina salariatului (clauza 38 din Regulament).
Indiferent de cine a achiziționat formularul de carte, acesta trebuie completat doar de un ofițer de personal sau manager, dacă nu există un astfel de angajat la companie. Acest lucru este valabil și pentru antreprenorii individuali, care, având în vedere specificul activităților lor de afaceri, adesea nu au un specialist în resurse umane.
În practică, există situații în care angajatorul încearcă să delege responsabilitatea de a completa pagina de titlu lucrătorului însuși. Din punctul de vedere al legislației moderne, acest lucru este inacceptabil. Aceste acțiuni pot fi efectuate doar de angajator sau de un angajat autorizat de acesta.
Mentinerea si stocarea carnetelor de munca in organizatie
Evidențele muncii la orice întreprindere pot fi stocate atât sub formă de formulare, cât și de documente deja completate pentru actualii angajați ai companiei. Procedura de păstrare a documentelor în alb este consfințită în clauza 42 din Decretul „Cu privire la carnetele de muncă”. Conform acestei norme, acestea sunt înregistrate ca formulare stricte de raportare în registrul de încasări și cheltuieli, care trebuie păstrate în organizație. În consecință, din punct de vedere al legislației, acestea se referă la bunuri materialeîntreprinderilor.
Cartea completată este proprietatea salariatului, dar trebuie păstrată la firmă pe toată perioada în care lucrează pentru companie. După concediere, acesta trebuie procesat corespunzător și returnat cetățeanului. Dar unde ar trebui să fie păstrat registrul de muncă al unui angajat la o întreprindere?
Procedura de înregistrare și păstrare a acestor documente este consacrată în Reguli, care fac parte din Rezoluția nr. 225. În conformitate cu acestea, obligația de a asigura securitatea lucrătorilor și de a preveni difuzarea informațiilor este atribuită angajatorului. De asemenea, angajatul autorizat să țină evidența și să păstreze registrele de muncă în organizație este responsabil pentru completarea și respectarea corectă a acestora. legislatia actuala când lucrezi cu documente.
Întrucât responsabilitatea înregistrării și achiziționării cărților revine angajatorului, acesta ar trebui să păstreze întotdeauna formularele de rezervă. Sunt proprietatea lui până în momentul în care sunt completate cu datele unui nou angajat. După aceasta, acestea trebuie anulate din bilanțul întreprinderii, despre care se face o notă corespunzătoare în registrul de încasări și cheltuieli.
Contabilitatea mișcării cărților în cadrul unei întreprinderi se realizează folosind o carte specială, a cărei formă este definită și în Rezoluția nr. 69. Este condus de un angajat al departamentului de personal sau de un alt angajat căruia i s-a atribuit această responsabilitate în conformitate cu procedura stabilită. În cartea de contabilitate a muncii și inserturi se notează toate registrele angajaților firmei. De asemenea, aici sunt formularele și inserturile nou emise pentru a le înlocui pe cele pierdute sau deteriorate.
Procedura de depozitare a cărților de muncă în departamentul de personal prevede necesitatea asigurării siguranței acestora, pentru care este dotat un loc special, ferit de intrarea persoanelor neautorizate. Astfel de locuri pot fi camere speciale, dulapuri metalice, seifuri sau cutii care au mecanism de blocare.
Cine este responsabil pentru siguranța înregistrărilor de muncă?
Responsabilitatea persoanelor autorizate și a conducerii întreprinderii pentru siguranța registrelor angajaților lor și corectitudinea întreținerii acestora este consacrată în clauza 45 din Reguli. De menționat că pentru a numi un angajat ca persoană responsabilă, aceste acțiuni trebuie să fie oficializate. Pentru aceasta, conducerea întreprinderii emite un ordin în care indică cine va îndeplini aceste atribuții și pentru ce perioadă de timp. Dacă organizația nu are un angajat al resurselor umane, atunci de multe ori aceste responsabilități sunt atribuite contabilului. De asemenea, folosind o comandă, puteți numi o persoană responsabilă pentru perioada de absență temporară a angajatului principal.
Un angajat care este responsabil cu carnetele de muncă trebuie să fie ghidat în activitățile sale Codul Muncii, Regulamente și Reguli care reglementează acest domeniu. Este necesar să înțelegeți că pierderea sau deteriorarea acestor documente poate avea consecințe serioase pentru angajat, întreprindere și însuși ofițerul de personal.
Dacă este necesară restaurarea unui document (eliberarea unui duplicat), dacă pierderea documentului de lucru nu a fost din vina proprietarului acestuia, toate costurile asociate cu această procedură vor fi suportate de companie. Și acest lucru este bine dacă angajatul a cărui carte a fost pierdută se află la primul sau al doilea loc de muncă. Dar când experiența lui este de 5, 10 sau 15 ani, a lucrat la diferite întreprinderi, dintre care unele au fost lichidate cu mult timp în urmă - atunci ofițerul de personal se confruntă cu o cantitate imensă de muncă.
Va trebui să contactați acele companii care mai există și să obțineți de la acestea un document care să confirme că un anumit cetățean a lucrat pentru ele și când. Restabilirea vechimii în muncă a unui angajat la întreprinderile lichidate va necesita depunerea unei cereri la arhiva care deservește zona în care a fost înregistrată compania.
În cazul în care angajatul responsabil a pierdut formularele goale, el va scăpa doar cu măsuri disciplinare și rambursarea costului acestora. Dar în cazul încălcării procedurii de păstrare, păstrare și evidență a cărților completate, acesta poate fi tras la răspundere administrativă și chiar penală.
Adesea, în astfel de cazuri, ofițerul de personal sau o altă persoană care își desfășoară activitatea este trasă la răspundere în temeiul articolului 5.27 din Codul contravențiilor administrative. Această regulă se aplică și cazurilor în care întreprinderea nu are o carte de contabilitate sau de circulație a forței de muncă și inserții, precum și un carnet de chitanțe și cheltuieli.
Articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative prevede răspunderea administrativă sub forma unei amenzi în cuantum de:
- De la 1 la 5 mii de ruble - în caz de încălcare a legii de către funcționari și persoane fizice care nu sunt înregistrate ca antreprenori individuali (aceștia din urmă li se poate emite și un ordin de suspendare a activităților pentru până la 90 de zile);
- De la 30 la 50 de mii de ruble - în raport cu persoanele juridice. persoane, este de asemenea posibilă suspendarea activității acestora pentru o perioadă similară.
Dacă încălcarea a fost săvârșită în mod repetat, persoana poate fi descalificată până la 3 ani.
Trebuie avut în vedere faptul că angajatorul este în primul rând responsabil pentru încălcarea regulilor de muncă și depozitare a forței de muncă. Chiar dacă acțiunile au fost săvârșite de o persoană împuternicită, angajatorul va fi tras la răspundere în primul rând. Mai mult, acest concept nu înseamnă managerul imediat al companiei (cu excepția situațiilor în care contravenientul este un antreprenor individual), ci întreprinderea în sine ca întreg, ca persoană juridică. față.
Unde și pentru cât timp trebuie păstrate înregistrările de lucru?
Regulile de păstrare a cărților de muncă la o întreprindere prevăd că aceste documente trebuie păstrate în încăperi sau obiecte special echipate în acest scop. Dacă întreprinderea nu este prea mare, atunci cel mai mult opțiune convenabilă va fi achiziționarea unui seif.
Experții recomandă să acordați atenție modelelor certificate care sunt rezistente la șocuri și la foc. În acest caz, în timpul auditului, nu vor apărea întrebări cu privire la conformitatea acestuia cu stocarea documentelor de raportare stricte. Tipul de blocare nu contează, principalul lucru este că mecanismul de blocare este fiabil.
Formularele completate sunt stocate la întreprindere atâta timp cât angajatul lucrează acolo. Dar sunt situații când, după concediere, nu a primit documente și nu a fost de acord să le trimită prin poștă. În acest caz, perioada de păstrare a dosarelor de muncă nerevendicate este de 75 de ani. După încheierea acestei perioade sau la lichidarea întreprinderii, conducerea organizației sau ofițerul de personal întocmește un act special și depune aceste documente la arhiva locală.
L. V. Kurevina
Expert al revistei „Departamentul de resurse umane al unei organizații comerciale”
Cartea de muncă este valabilă în Rusia din 1939. În același timp, forma sa a fost schimbată de mai multe ori și în prezent este utilizat registrul de lucru al modelului 2004, a cărui formă este aprobată de Guvernul Federației Ruse. Deoarece formularele de înregistrare a muncii sunt echivalente cu formularele de raportare stricte, ele trebuie să fie contabilizate și stocate în consecință. Sunt stabilite cerințe similare pentru stocarea înregistrărilor de muncă ale angajaților. În articol, vă vom aminti cum să asigurați contabilizarea și stocarea corespunzătoare a înregistrărilor de muncă într-o organizație și ce documente să pregătiți în acest sens.
Forme de cărți de muncă și procedura de achiziție a acestora
Începând o conversație despre contabilitate și stocarea cărților de muncă, să trecem la documentul principal și binecunoscut - Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Despre cărțile de muncă” , care a aprobat Regulile pentru menținerea și păstrarea carnetelor de muncă, întocmirea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor (denumite în continuare Reguli).
Dar mai întâi, să spunem câteva cuvinte despre achiziționarea de forme de cărți de lucru și inserții în ele. Formularele acestor formulare sunt aprobate prin rezoluția specificată a Guvernului Federației Ruse. Și mostreleau fost aprobate carnetul de muncă și insertul acestuia, precum și procedura de furnizare angajatorilor a formularelor de cărți și inserturi Prin ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 22 decembrie 2003 nr. 117n „Despre cărțile de muncă” .
Să vă reamintim că insertul este necesar în cazurile în care toate paginile uneia dintre secțiunile din cartea de lucru sunt completate. Este cusută în cartea de muncă și întocmită și întreținută în aceeași ordine ca cartea de muncă. Inserarea fără carte de lucru este nevalidă. La eliberarea fiecărei inserții, în carnetul de muncă este plasată o ștampilă cu inscripția „Insert emis” și sunt indicate seria și numărul inserției ( paragraful 38,39 Reguli).
Formularele caietului de lucru și inserțiile caietului de lucru sunt produse numai de Asociația Întreprinderilor și Organizațiilor de Stat pentru Producția de Semne de Stat„GOZNAK” al Ministerului de Finanțe. Formele au un anumit grad de protecție.
Distribuirea formularelor poate fi efectuată entitati legaleși întreprinzătorii individuali care îndeplinesc cerințele stabilite de producător, pe baza unui acord încheiat între aceștia.
Angajatorii pot achiziționa formulare direct din depozitul producătorului sau al distribuitorului sau prin alte mijloace.
Notă
În virtutea Artă. 66 Codul Muncii al Federației Ruse angajatorul (cu excepția angajatorilor - persoane fizice care nu sunt antreprenori individuali) ține carnetele de muncă pentru toți cei care au lucrat pentru el mai mult de cinci zile în cazul în care munca la acest angajator este cea principală pentru salariat. Mai mult, dacă contract de muncă se încheie cu un angajat pentru prima dată ( Artă. 65 Codul Muncii al Federației Ruse), i se eliberează o nouă carte de muncă.
În cazul în care un angajator emite un nou carnet de muncă pentru un angajat, costurile de achiziție a formularului acestuia sunt apoi suportate de angajat, cu excepția următoarelor cazuri:
– pierderea în masă a dosarelor de muncă ale angajaților din vina angajatorului ( paragraful 34 Reguli);
– deteriorarea cărților de muncă sau a inserțiilor fără vina angajatului (clauza 38 din Regulament).
Destul de des se pune întrebarea dacă un angajat poate cumpăra și aduce el însuși o carte de muncă. Nu merită acceptarea și menținerea unui astfel de carnet de muncă, în primul rând, pentru că este posibil să nu îndeplinească cerințele de protecție și, în al doilea rând, pentru că angajatorul este obligat să țină evidența clară a carnetelor de muncă din momentul achiziționării acestora.
Puterile de a menține, păstra și înregistra cărțile de muncă
Conform clauza 45 din Regulament Responsabilitatea pentru organizarea muncii de întreținere, păstrare, înregistrare și eliberare a carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea revine angajatorului.
În acest caz, angajatorul, prin ordinul său, numește o persoană responsabilă cu menținerea, păstrarea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă. De regulă, acesta este un angajat al serviciului de personal. Dacă nu există un astfel de serviciu în organizație, competențele corespunzătoare sunt atribuite contabilului. Pe lângă responsabilitățile de întreținere, păstrare, înregistrare și eliberare a carnetelor de muncă, este posibil să se prevadă obligația de a achiziționa în timp util carnetele de muncă și inserțiile. În aceeași ordine, puteți desemna o persoană care să îndeplinească aceste atribuții în timpul absenței angajatului autorizat. Iată o mostră dintr-o astfel de comandă.
(Amethyst LLC)
Ordin
13.08.2014 № 25
Novgorod
La desemnarea persoanei responsabile de achiziție,
întreținerea, stocarea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă
și se inserează în ele
În conformitate cu clauza 45 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225,
EU COMAND:
Numiți specialistul departamentului de resurse umane T.B. Zhemchugova ca responsabil cu achiziționarea, întreținerea, depozitarea, contabilitatea și emiterea cărților de muncă și a inserțiilor în acestea din 15.08.2014.
În absența lui Zhemchugova T.B., responsabilitatea pentru menținerea, păstrarea, înregistrarea și eliberarea cărților de lucru și a inserțiilor pentru acestea revine șefului departamentului de personal, Biryuzova V.M.
Controlul asupra executării ordinului este încredințat șefului departamentului de personal, V. M. Biryuzova.
CEO Almazov S. V. Almazov
Următorii au fost familiarizați cu ordinul:
Șef departament HR Biryuzova V. M. Biryuzova
13.08.2014
Specialist resurse umane Zhemciugova T. B. Zhemciugova
13.08.2014
Obligația de a păstra, păstra, înregistra și emite carnetele de muncă și inserțiile acestora ar trebui, de asemenea, specificate în fișa postului angajatului. În același timp, amintiți-vă că Descrierea postului nu poate înlocui o comandă prin care se desemnează o persoană responsabilă cu achiziționarea, întreținerea, păstrarea, contabilitatea și emiterea carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea - este obligatoriu.
Contabilitatea si stocarea formularelor de evidenta a muncii
Să contabilizeze formele de carnete de muncă și inserții în vigoare clauza 40 din Regulament organizaţia trebuie să conducă chitanta si carnetul de cheltuieli pentru contabilizarea formularelor de carnet de muncă și a inserțiilor din acesta, a căror formă se aprobă Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69 „La aprobarea Instrucțiunilor pentru completarea carnetelor de muncă” (Mai departe - Rezoluția nr. 69 ). Această carte este ținută de departamentul de contabilitate al organizației și în ea sunt introduse informații despre toate operațiunile legate de primirea și utilizarea formularelor de carnet de muncă și inserarea în ea, indicând seria și numărul fiecărui formular. Registrul contabil trebuie să fie numerotat, dantelat, certificat prin semnătura șefului organizației și, de asemenea, sigilat cu sigiliu de ceară sau sigilat.
Formularele carnetului de muncă și inserția acestuia se păstrează în organizație ca documente strict responsabile în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru asigurarea siguranței acestora și se eliberează persoanei responsabile cu menținerea carnetelor de muncă, la cererea acestuia.
Organizația trebuie să aibă întotdeauna la dispoziție suma necesară formulare de carte de lucru și inserții în ea. La sfârșitul fiecărei luni, persoana responsabilă este obligată să depună la departamentul de contabilitate al organizației un raport cu privire la disponibilitatea formularelor de carte de muncă și a inserțiilor în acesta și a sumelor primite pentru carnetele de muncă și inserțiile emise, anexând un ordin de primire din partea organizației. casierie.
Formularele de carte de muncă și inserția din acesta care sunt deteriorate la completare sunt supuse distrugerii și se întocmește actul corespunzător. Vă oferim o mostră a unui astfel de act pe pagina .
Contabilitatea si depozitarea carnetelor de munca
Evidența muncii se păstrează într-o altă carte, a cărei formă este și ea aprobată Rezoluția nr. 69 , – carnet de trafic cărți de lucru și inserții în ele. Acest registru contabil este ținut de serviciul de personal sau de o altă divizie a organizației, care înregistrează angajarea și concedierea personalului. Înregistrează toate carnetele de muncă acceptate de la angajați la intrarea în muncă, precum și carnetele de muncă și inserțiile în acestea indicând seria și numărul eliberate din nou angajaților.
Societate cu răspundere limitată „Ametist”
(Amethyst LLC)
AM APROBAT
Director
Almazov/CU. V. Almazov/
15.08.2014
ACT NR. 15/08
Despre distrugerea formelor deteriorate
cărți de lucru și inserții în ele
Comisie formata din:
– Președinte al Comisiei Biryuzova V.M. – Șef Departament Resurse Umane;
– membrii comisiei Zhemchugova T. B. – specialist HR, Agatkina M. O. – contabil, –
a întocmit acest proces verbal că la data de 15 august 2014 au fost distruse (mărunțite cu tocător) următoarele formulare, deteriorate ca urmare a completării incorecte:
– carte de lucru – 1 (un) formular (seria TK-III nr. 457812);
– introduceți în carnetul de muncă - 1 (un) formular (serie VT nr. 784556).
Comisia a confirmat neadecvarea acestor formulare, în urma căreia s-a luat decizia de a le distruge.
Președinte al Comisiei Biryuzova V. M. Biryuzova
membrii comisiei Zhemciugova T. B. Zhemciugova
Agatkina M. O. Agatkina
Cerințe pentru înregistrarea unui registru de traficcărțile de lucru și inserțiile din ele sunt aceleași ca chitanta si carnetul de cheltuieli privind contabilizarea formularelor de carte de muncă și a inserărilor în acesta.
Atunci când un salariat este angajat și se face o înscriere în cartea de muncă, persoana responsabilă cu păstrarea carnetelor de muncă o înregistrează în cartea de contabilitate.mișcările cărților de lucru și inserțiile în ele și le plasează în depozit (pentru un exemplu de astfel de înregistrare, vezi pagina). Carnetele de lucru sunt depozitate in incaperi amenajate in acest scop, in seifuri cu incuietoare, dulapuri metalice sau sertare separate cu incuietoare ale birourilor de lucru.
|
26 |
18 |
08 |
2014 |
Ivanova Olga Ivanovna |
TK nr. 1583567 |
Contabil |
SRL „Ametist” contabilitate |
18.09.2014, № 18-p |
Zhemciugova |
175 |
– |
– |
În viitor, persoanele responsabile cu stocarea cărților de lucru și a inserțiilor în acestea sunt obligate să verifice în mod regulat disponibilitatea documentelor în depozit. În cazul în care se constată o lipsă de carnete de muncă și inserții în acestea (formulare), persoanele responsabile cu păstrarea acestora sunt obligate să sesizeze imediat acest lucru și să ia măsuri pentru găsirea documentelor lipsă.
Atunci când are loc o schimbare a persoanei responsabile cu menținerea, păstrarea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă (de exemplu, la concediere), carnetele de muncă sunt acceptate de noul angajat conform certificatului de acceptare. În plus, este necesar să se verifice disponibilitatea unei cărți pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și a înregistrărilor în ea.
Codul Muncii prevede singurul caz de eliberare a unui carnet de muncă unui salariat - în caz de concediere, cu o notă de concediere inclusă în acesta.
Dacă în ziua concedierii (încetarea contractului de muncă) este imposibilă eliberarea unui carnet de muncă din cauza absenței salariatului sau a refuzului acestuia de a primi cartea de muncă în mână, angajatorul transmite salariatului o notificare privind necesitatea de a se prezenta pt. carnetul de muncă sau sunteți de acord să îl trimiteți prin poștă. De la data transmiterii acestei notificări, angajatorul este eliberat de răspundere pentru întârzierea eliberării carnetului de muncă către salariat.
La primirea unui carnet de muncă în legătură cu concedierea, angajatul semnează pe cardul personal și în carnetul de înregistrare a mișcării cărților de muncă și se inserează în acestea.
În cazul decesului unui salariat, carnetul de muncă, după efectuarea unei consemnări corespunzătoare la încetarea contractului de muncă, se predă unuia dintre rudele acestuia împotriva semnăturii sau se trimite prin poștă la cererea scrisă a uneia dintre rude. .
Carnetele de muncă nerevendicate se păstrează de către angajator până la primirea lor de către angajat sau (în cazul decesului salariatului) de ruda acestuia (clauza 43 din Regulament). Dacă nu sunt primite niciodată, angajatorul este obligat să le păstreze timp de 75 de ani (Artă. 664 Lista documentelor standard de arhivă administrativă generate în procesul de activitate a organelor, organelor de stat administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare , aprobat Prin ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558 (Mai departe - Comandă nu. 558 ). Aceeași perioadă de păstrare se stabilește și pentru carnetul de mișcare a cărților de muncă și a inserțiilor în acestea.
Pentru informația dumneavoastră
Comandă nu.558 Au fost stabilite perioade de păstrare și pentru alte documente legate de contabilitatea evidenței muncii. Astfel, documentele privind contabilitatea cărților de muncă și inserțiile pentru acestea (rapoarte, acte, informații) sunt stocate în organizație timp de trei ani, un carnet de chitanțe și cheltuieli pentru contabilizarea formularelor de carte de muncă și inserții în acesta - timp de cinci ani.
Deoarece persoana care stochează carnetele de muncă este responsabilă pentru acest lucru, carnetele de muncă nu sunt eliberate angajaților în timpul carierei lor de muncă. ÎN cazuri excepționale, în special, pentru a furniza un carnet de muncă Fondului de pensii al Rusiei, ofițerii de personal le pot emite pe propriul risc și risc. ÎN Scrisoarea lui Rostrud din 18 martie 2008 Nr. 656‑6‑0 În acest sens se spune că dacă persoană autorizată va emite un registru de muncă unui angajat contra chitanță pentru o perioadă scurtă de timp, iar acesta îl pierde, apoi funcționarul specificat va fi în continuare responsabil pentru pierdere.
În cele mai multe cazuri, angajaților li se oferă copii certificate sau extrase. În virtutea Artă. 62 Codul Muncii al Federației RuseȘi clauza 7 din Regulament angajatorul este obligat să declaratie scrisa salariatul, în cel mult trei zile lucrătoare de la data depunerii cererii, eliberează o copie a carnetului de muncă sau un extras din carnetul de muncă certificat în modul prescris. Cu toate acestea, de la 01.01.2015 va intra în vigoare legea federală din data de 21 iulie 2014 Nr.216‑FZ „Cu privire la modificările aduse unor acte legislative Federația Rusăși recunoașterea ca invalide a anumitor acte legislative (dispoziții ale actelor legislative) ale Federației Ruse în legătură cu adoptarea legilor federale „Cu privire la pensiile de asigurare” și „Cu privire la pensiile finanțate”, care includeau, printre altele, modificări la Artă. 62 Codul Muncii al Federației Ruse.
Conform modificărilor, de la 01.01.2015, un salariat va putea contacta angajatorul cu o cerere scrisă de eliberare a carnetului de muncă în scopul asigurării sociale obligatorii. Va fi necesară eliberarea unui carnet de muncă în termen de trei zile lucrătoare de la data depunerii unei astfel de cereri de către angajat. Salariatul va trebui să returneze carnetul de muncă în cel mult trei zile lucrătoare de la data primirii acestuia de la organismul care efectuează asigurări sociale obligatorii.
Responsabilitate
Pentru încălcarea procedurii stabilite pentru păstrarea, înregistrarea, păstrarea și eliberarea carnetelor de muncă oficiali poartă responsabilitatea conform legislației Federației Ruse ( clauza 45 din Regulament), în specialArtă. 5.27„Încălcarea legislației muncii și a protecției muncii” Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. În conformitate cu același articol, este posibil să fii tras la răspundere pentru absență chitanta si carnetul de cheltuieli şi asupra contabilizării formularelor de carnet de muncă şi a inserţiilor în acesta şicărți de mișcare a cărților de muncă și inserții în acestea.
Conform Artă. 5.27Încălcarea legislației muncii și de protecție a muncii atrage aplicarea unei amenzi administrative:
– pentru funcționari - în valoare de 1 000 până la 5.000 de ruble;
– asupra persoanelor care efectuează activitate antreprenorială fără formarea unei persoane juridice, – de la 1 000 până la 5 000 freca. sau suspendarea administrativă a activităților pentru până la 90 de zile;
– pentru persoane juridice – de la 30 000 până la 50.000 freca. sau suspendarea administrativă a activităților pentru până la 90 de zile.
În plus, încălcarea legislației muncii și a protecției muncii de către un funcționar care a fost anterior pedepsit pentru o abatere administrativă similară atrage descalificarea pe o perioadă de la unu până la trei ani ( Partea 2 Art. 5.27).
In afara de asta, Artă. 13.20 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse răspunderea pentru încălcarea regulilor de păstrare, achiziție, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă este prevăzută: un avertisment sau impunerea unei amenzi administrative asupra cetățenilor în valoare de la 100 la 300rub., pentru funcționari - de la 300 la 500 freca.
Potrivit aceluiași clauza 45 din Regulament Responsabilitatea pentru organizarea muncii de întreținere, păstrare, înregistrare și eliberare a carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea revine angajatorului. În cazul în care organizația nu a emis un ordin de numire a unei persoane responsabile cu menținerea, înregistrarea, păstrarea și emiterea carnetelor de muncă, angajatorul va fi tras la răspundere. Vă rugăm să rețineți că cuvântul „angajator” nu înseamnă un manager, ci o persoană juridică.
Vom cita hotărârea judecătorească drept confirmare.
Angajat Kh. a intentat un proces împotriva S. LLC. cu cereri de obligare a inculpatului la eliberarea carnetului de muncă şi la încasarea salariileîn timpul întârzierii eliberării carnetului de muncă. Ea și-a motivat cererile după cum urmează. A lucrat pentru inculpat în calitate de director în perioada 01.02.2011 până la 30.03.2011. 30.03.2011 în ultima zi de muncă cu încălcarea cerințelor Muncii cod nu a fost emisă cartea de muncă. În ciuda solicitărilor repetate scrise și orale, până în prezent nu i s-a eliberat un carnet de muncă.
Din explicațiile lui Kh. rezultă că atunci când a fost angajată, ea și-a predat cartea de muncă fondatorului S. LLC. D.; contabilul-șef se ocupa de întocmirea carnetelor de muncă; În timpul activității sale, cartea de muncă a fost păstrată în biroul organizației, dar nu i-a fost eliberată la concediere. Angajatorul i-a refuzat cererile de carte de muncă. Argumentele reclamantei sunt susținute de depoziția martorului B.
Instanța de fond a concluzionat că X., din cauza funcției sale oficiale, ar fi trebuit să organizeze munca de ținere a evidenței de muncă și de întocmire a evidenței de muncă, dar nu a făcut acest lucru, ceea ce înseamnă că nu și-a transferat carnetul de muncă către Organizatia.
Totuși, această concluzie, potrivit completului de judecată al instanței de apel, este nelegală și neîntemeiată. Pârâta nu a făcut dovada instanței că, în conformitate cu procedura stabilită de lege, reclamantului i s-au atribuit atribuții de ținere a evidenței personalului, inclusiv responsabilitatea de ținere, păstrare, evidență și eliberare carnet de muncă.
Conform legii, responsabilitatea organizării muncii de menținere, păstrare, înregistrare și eliberare a carnetelor de muncă revine angajatorului, care nu este reclamantul, ci S. SRL. Faptul că nu s-a făcut o înscriere în carnetul de muncă cu privire la furnizarea unui carnet de muncă către X. nu constituie un temei pentru scutirea angajatorului de a-i elibera carnetul de muncă, întrucât în în acest caz, există o neîndeplinire de către angajator a obligațiilor sale de a accepta cartea de muncă pentru depozitare la angajarea lui X.
Întrucât cartea de muncă a lui Kh. a fost primită de angajator la angajare și angajatorul a fost cel care a comis încălcări în ținerea evidenței personalului, acesta este obligat să dea reclamantei carnetul de muncă ( Hotărârea de recurs a Tribunalului Regional Kemerovo din 20 septembrie 2012 în cazul nr. 33‑9186 ).
* * *
Carnetul de muncă este un document foarte important pentru un angajat, iar din moment ce legea stabilește obligația angajatorului în mod specific de a organiza contabilitatea și păstrarea cărților de muncă, aceasta ar trebui tratată cu mare responsabilitate. Și dacă majoritatea litigiilor legale sunt legate de încălcarea de către angajator a procedurii de eliberare sau completare a cărților de muncă, atunci tragerea la răspundere administrativă este tocmai procedura de numire a unei persoane responsabile, obținerea, înregistrarea și stocarea cărților de muncă și a inserțiilor acestora.
Având în vedere problema, am ajuns la următoarea concluzie:
Legislația nu stabilește cerințe pentru păstrarea înregistrărilor de muncă ale lucrătorilor într-un seif sigilat ignifug sau într-un dulap metalic încuiat, precum și cerințe pentru prezența gratiilor pe ferestre și a unei uși metalice în încăperea în care se află dosarele de lucru.
Motivul concluziei:
Forma, procedura de menținere și stocare a cărților de muncă, precum și procedura de elaborare a formularelor de carte de muncă și de furnizare a acestora către angajatori sunt stabilite de guvernul autorizat al Federației Ruse. organism federal puterea executivă (articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225 a aprobat Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor (denumite în continuare Reguli).
Alineatul 43 din Reguli prevede că carnetele de muncă și duplicatele carnetelor de muncă neprimite de către angajați la concediere sau în cazul decesului unui angajat de către rudele sale apropiate sunt păstrate până când sunt solicitate de către angajator (într-o organizație sau de către o persoană care este un antreprenor individual) în conformitate cu cerințele de stocare a acestora stabilite de legislația Federației Ruse în materie de arhivă.
După cum puteți vedea, această normă tratează carnetele de muncă și carnetele de muncă duplicate ale lucrătorilor deja disponibilizați.
O analiză a regulilor Regulamentului arată că procedura de stocare a dosarelor de muncă ale angajaților cu care Relatii de munca continuă angajatorul, nu este reglementat în mod specific.
Conform clauzei 42 din Regulament, formularele carnetului de muncă și inserția acestuia se păstrează în organizație ca documente de strictă responsabilitate și se eliberează persoanei responsabile cu ținerea carnetelor de muncă, la cererea acestuia.
Formularele stricte de raportare trebuie depozitate în seifuri, dulapuri metalice sau spații speciale pentru a asigura siguranța acestora (clauza 6.2 din Regulamentul privind documentele și fluxul documentelor în contabilitate, aprobat de Ministerul Finanțelor URSS la 29 iulie 1983 N 105).
Cu toate acestea, este evident că formularul de carte de muncă dobândește forța juridică a unui document care conține informații despre activitatea de muncă a salariatului și vechimea în muncă, dacă un astfel de formular este completat de către angajator cu informații referitoare la un anumit angajat. O carte de muncă completată nu este un document de strictă responsabilitate, prin urmare, normele clauzei 6.2 din Reglementările privind documentele și fluxul de documente în contabilitate, în opinia noastră, nu sunt obligatorii pentru angajator la depozitarea carnetelor de muncă ale lucrătorilor.
În același timp, în conformitate cu paragraful 45 din Reguli, responsabilitatea organizării depozitării cărților de muncă și a inserțiilor în acestea revine angajatorului. Considerăm că pentru a evita pierderea și deteriorarea dosarelor de muncă ale angajaților, angajatorul are dreptul să elaboreze în mod independent un set de măsuri pentru a asigura siguranța acestor documente. Astfel, la discreția sa, organizația are dreptul de a folosi seifuri, dulapuri metalice sau spații special echipate pentru a stoca registrele de muncă ale angajaților.
Răspuns pregătit:
Expert al Serviciului de Consultanta Juridica GARANT
Anosova Iulia
Controlul calității răspunsului:
Referent al Serviciului de Consultanta Juridica GARANT
Komarova Victoria
Materialul a fost pregătit pe baza consultării individuale scrise oferite ca parte a serviciului de consultanță juridică.
CARTE DE MUNCĂ: contabilitatea și păstrarea evidenței muncii
Caietele de lucru sunt documente de strictă responsabilitate, prin urmare legislația definește procedura de înregistrare și stocare a acestora (secțiunea VI din Norme, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. № 225 ).
Fiecare organizație trebuie să mențină cărți speciale pentru contabilitatea cărților de muncă.
În primul rând - chitanta si carnetul de cheltuieli privind contabilitatea formularelor de carte de muncă și inserțiile în acesta (Anexa 2 la rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 69).
Al doilea - cartea de mișcare a cărților de lucru și a inserțiilorîn ele (Anexa 3 la rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 Nr. 69).
Registrul de chitanțe și cheltuieli pentru contabilizarea formularelor și inserțiilor carnetului de muncă se menţine în compartimentul de contabilitate al organizaţiei. Faceți înscrieri în el imediat după ce primiți formularele de la distribuitor. În carte, asigurați-vă că includeți informații despre toate tranzacțiile legate de achiziționarea și utilizarea cărților de muncă achiziționate și inserții în acestea, indicând seria și numerele. Și, de asemenea, introduceți informații despre costul formularelor.
Carte pentru înregistrarea mișcării cărților de lucru și a inserțiilor acestea ar trebui să fie gestionate de departamentul de personal al organizației. Dar dacă întreprinderea nu are unul, atunci această responsabilitate este de obicei atribuită departamentului de contabilitate. În această carte, introduceți informații despre data angajării angajatului, numele său de familie, prenumele, patronimul, seria și numărul cărții de muncă și insert, funcția, locul de muncă, precum și detaliile documentului pe baza de pe care angajatul a fost angajat.
Toate foile din ambele cărți trebuie să fie numerotate, dantelate, certificate prin semnătura șefului organizației și, de asemenea, sigilate cu sigiliu de ceară sau sigilate.
Această procedură este stabilită în paragraful 41 din Reguli, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225.
Pentru lipsa evidențelor de muncă sau executarea incorectă a acestora, inspectoratul de muncă poate amenda organizația și funcționarii acesteia.
Amenda este:
– pentru funcționari (de exemplu, șeful unei organizații) – de la 1000 la 5000 de ruble;
– pentru o organizație – de la 30.000 la 50.000 de ruble.
Astfel de măsuri de răspundere sunt prevăzute la articolul 5.27 din Codul RF privind abateri administrative.
Șeful (funcționarului) unei organizații care a fost anterior adus în fața justiției în temeiul părții 1 a articolului 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse poate fi descalificat pentru o perioadă de unul până la trei ani (partea 2 a articolului 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).
Cum se certifică registrele de muncă dacă organizația nu are un sigiliu de ceară
Dacă organizația nu are sigiliu de ceară, registrele de lucru pot fi sigilate (clauza 41 din Regulile aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225). Sigiliul este ușor de realizat. Aduceți capetele firului de prindere cu care ați cusut revista interior capacul său din spate. Așezați-le între două pătrate de hârtie albă și lipiți pătratele împreună. Atașați sigiliul pe interiorul capacului și așezați pe el sigiliul rotund obișnuit al organizației sau al personalului, astfel încât o parte a ștampilei să se extindă pe capac. Și nu uitați să faceți o certificare despre câte pagini din această carte sunt dantelate, numerotate și sigilate. Puneți semnătura și data lângă el.
Este posibil să oferi unui angajat o carte de muncă originală pentru pensionare anticipată?
Nu, nu poti. Oferiți angajatului o copie legalizată sau un extras din carnetul de muncă. Vi se cere să faceți acest lucru la cererea scrisă a angajatului, în cel mult trei zile lucrătoare de la data depunerii acesteia. Acest lucru este menționat în paragraful 7 din Reguli, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225. În același timp, responsabilitatea pentru încălcarea acestei cerințe revine angajatului responsabil cu întreținerea și depozitarea muncii. cărți. Deci, dacă cartea de muncă inițială este predată unui angajat și acesta o pierde, responsabilitatea pentru pierdere revine în întregime angajatului căruia i se încredințează responsabilitățile de păstrare și întreținere a cărților de muncă. Această regulă se aplică chiar dacă carnetul de muncă original a fost eliberat angajatului împotriva semnăturii. Rostrud adera la o poziție similară în scrisoarea din 18 martie 2008 nr. 656-6-0.
Stocarea dosarelor de lucru
Păstrați registrele de muncă în organizație ca documente strict responsabile și, cel mai bine, într-un seif ignifug. Dacă acest lucru nu este posibil, atunci într-un dulap încuiat cu o cheie. Dați formularele persoanei responsabile cu ținerea evidenței muncii la cererea sa, întocmite sub orice formă.
La sfârșitul fiecărei luni, angajatul responsabil cu menținerea carnetelor de muncă trebuie să depună la departamentul de contabilitate un raport privind disponibilitatea formularelor și sumele primite pentru carnetele de muncă și inserturile emise, anexând un ordin de primire.
Citeste si: Contract de munca cu un eșantion de salariat minor 2019
Se întocmește sub orice formă un raport privind disponibilitatea formularelor și a sumelor primite pentru carnetele de muncă și inserturile emise.
Această procedură este stabilită în paragraful 42 din Reguli, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225.
Cine din organizație ar trebui să fie responsabil pentru contabilitate, menținerea și stocarea registrelor de muncă?
ÎN companie mare Departamentul de resurse umane este de obicei responsabil pentru menținerea evidenței muncii. Într-o organizație mică, din cauza lipsei de corespunzătoare unitate specială Contabilii, secretarele sau alți funcționari pot face o activitate similară. Numirea persoanei responsabile de lucrul cu carnetele de muncă ar trebui să fie oficializată prin ordin al șefului organizației în formă liberă (clauza 45 din Reguli, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225). ).
La schimbarea responsabilului de lucru cu carnetele de muncă, transferați carnetele de muncă conform actului de acceptare și transfer de cazuri. În acest caz, în act, indicați nu doar numărul de cărți, ci enumerați compoziția reală a acestora (numele proprietarilor și detaliile). Actul trebuie să fie certificat cu două semnături - pe de o parte, se indică funcția și prenumele persoanei care a acceptat documentele, pe de altă parte, persoana care a depus documentele. Dacă descoperi fapte despre absența unor carnete de muncă, întocmește un act în care indicați motivele absenței acestora.
Primirea unui carnet de muncă la concediere. angajatul trebuie să semneze cardul personal și cartea pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și a inserțiilor (clauza 41 din Reguli, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225).
Registrele de lucru și duplicatele care nu sunt primite de angajați la concediere trebuie păstrate de către organizație până când documentul este solicitat de către angajat sau familia sa apropiată (în cazul decesului angajatului). Nerevendicat - cel puțin 50 de ani. Această procedură și perioadele de păstrare sunt prevăzute în paragraful 43 din Regulile aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 și lista aprobată de Rosarkhiv din 6 octombrie 2000.
Cerințe electronice pentru plata impozitelor și contribuțiilor: noi reguli de trimitere
Recent, autoritățile fiscale au actualizat formulare pentru cererile de plată a datoriilor către buget, inclusiv. asupra primelor de asigurare. Acum este timpul să ajustați procedura de trimitere a unor astfel de cerințe prin TKS.
Nu este necesar să imprimați fișe de salariu
Angajatorii nu sunt obligați să emită angajaților fișe de salariu pe hârtie. Ministerul Muncii nu interzice trimiterea lor către angajați prin e-mail.
„Fizicianul” a transferat plata pentru mărfuri prin transfer bancar - trebuie să emiteți o chitanță
În cazul în care o persoană a transferat plata pentru bunuri către vânzător (companie sau antreprenor individual) prin transfer bancar printr-o bancă, vânzătorul este obligat să trimită o chitanță în numerar cumpărătorului „medic”, consideră Ministerul Finanțelor.
Lista și cantitatea de mărfuri în momentul plății sunt necunoscute: cum se emite o chitanță de numerar
Denumirea, cantitatea și prețul bunurilor (lucrări, servicii) sunt detalii obligatorii ale unei chitanțe de numerar (CSR). Cu toate acestea, atunci când se primește o plată în avans (plată în avans), uneori este imposibil să se determine volumul și lista de mărfuri. Ministerul de Finanțe a spus ce trebuie făcut într-o astfel de situație.
Examen medical pentru lucrătorii informatici: obligatoriu sau nu
Chiar dacă un angajat este ocupat să lucreze cu un PC cel puțin 50% din timp, acesta în sine nu este un motiv pentru a-l trimite în mod regulat la examinări medicale. Totul este decis de rezultatele certificării locului său de muncă pentru condițiile de muncă.
S-a schimbat operator managementul documentelor electronice– informați Serviciul Fiscal Federal
Dacă o organizație refuză serviciile unui operator de gestionare a documentelor electronice și trece la altul, este necesar să trimiteți prin TKS către oficiu fiscal notificarea electronică a destinatarului documentelor.
Ofițerii cu regim special nu vor fi amendați pentru depozitare fiscală timp de 13 luni
Pentru organizații și întreprinzători individuali cu sistemul de impozitare simplificat, impozit agricol unificat, UTII sau PSN (cu excepția cazuri individuale) există o restricție privind perioada de valabilitate admisă a cheii de unitate fiscală a casei de marcat utilizate. Astfel, aceștia pot folosi doar acumulatori fiscali timp de 36 de luni. Dar, după cum s-a dovedit, această regulă nu funcționează de fapt până acum.
CUM SĂ STOCAZĂ ÎNREGISTRELE DE MUNCĂ?
Registrele de muncă ale angajaților, precum și formulare goale carnetele de lucru și inserțiile din ele trebuie depozitate într-un seif sau într-o încăpere specială a organizației, ceea ce asigură siguranța acestora în clauza 6.2 din Regulamentul privind fluxul documentelor. Un angajat desemnat prin ordin al conducătorului organizației este responsabil pentru păstrarea înregistrărilor de muncă. Dacă un alt angajat este responsabil de ținerea carnetelor de muncă, atunci acesta primește formulare albe de carnete de muncă de la angajatul responsabil de păstrarea acestora, la cererea scrisă de la paragraful 42. 45 din Regulile de ținere a cărților de muncă.
Pentru a înregistra carnetele de muncă, trebuie să păstrați două registre, clauza 40 din Regulile de păstrare a carnetelor de muncă:
— un carnet de chitanțe și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor din carnetul de muncă și a inserției din acesta (denumit în continuare carnetul de chitanțe și cheltuieli);
— o carte pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și inserțiile în acestea (denumită în continuare carte pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă).
Toate formularele goale de carnete de muncă și inserțiile în ele disponibile în organizație sunt indicate în carnetul de chitanțe și cheltuieli. De asemenea, face o notă despre emiterea unui formular pentru executarea clauzei 41 din Regulile de ținere a carnetelor de muncă:
— o carte de muncă sau un insert în ea pentru un nou angajat;
— un insert în carnetul de muncă pentru un angajat existent;
— un duplicat al carnetului de muncă pentru un angajat activ sau concediat.
În cazul în care formularul de carte de muncă a fost deteriorat, atunci acesta trebuie distrus, despre care se întocmește act în clauza 42 din Regulile de păstrare a carnetelor de muncă.
Distrugerea unei forme de carnet de muncă nu se reflectă nici în contabilitate, nici în contabilitatea fiscală, deoarece costul acestuia este deja inclus în cheltuieli în perioada achiziției sale.
Informațiile despre carnetele de muncă și duplicatele carnetelor de muncă ale lucrătorilor, inclusiv cele emise în organizația dumneavoastră, sunt înregistrate în carnetul de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă, clauza 41 din Regulile de păstrare a cărților de muncă.
Un angajat care primește un carnet de muncă la concediere trebuie să semneze în coloana 13 a cărții pentru înregistrarea mișcării carnetelor de muncă.
În cazul în care salariatul concediat nu a ridicat carnetul de muncă, acesta este stocat în organizație până la prevederea clauzei 43 din Regulile de păstrare a carnetelor de muncă.
Exemplu de comandă pentru numirea unei persoane responsabile de lucrul cu carnetele de muncă
Exemplu de cerere pentru eliberarea formularelor de carte de muncă și inserții în acestea
O mostră de completare a unei cărți pentru înregistrarea mișcării cărților de lucru și a inserțiilor în acestea
O mostră de completare a unui carnet de chitanțe și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor de carte de muncă și o inserție în acesta
Ce să faci dacă înregistrările de lucru sunt pierdute sau deteriorate? >>>
Este posibil să eliberezi personal un carnet de muncă? >>>
În plus, în Ghidurile ConsultantPlus
Citiți mai multe despre întreținerea și stocarea cărților de muncă în Ghidul pentru probleme de personal „Cartea de muncă” >>>
Care este responsabilitatea pentru încălcarea regulilor de păstrare și păstrare a cărților de muncă? >>>
În fiecare zi selectăm știri care sunt importante pentru munca unui contabil, economisind timp.
Carnet de munca - intretinere, depozitare, contabilitate
Problema desființării înregistrărilor de muncă a fost ridicată încă din 2006, iar de atunci controversa a continuat. Ministrul adjunct al Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse, Alexander Safonov, de exemplu, consideră că carnetul de muncă ar trebui anulat și înlocuit cu un contract de muncă, deoarece contractul de muncă este cel mai mare. metoda eficienta protecția drepturilor angajaților. Cu toate acestea, carnetul de muncă este încă un document obligatoriu de prezentat atunci când solicitați angajare (articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Există două excepții de la această regulă:
— la prima încheiere a unui contract de muncă, carnetul de muncă se întocmește de către angajator;
— atunci când un angajat începe să lucreze cu normă parțială, cartea de muncă se află la locul său principal de muncă.
În conformitate cu art. 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, cartea de muncă în forma stabilită este principalul document care confirmă activitatea de muncă și vechime in munca angajat.
Creăm și înregistrăm corect cărți de lucru
Angajatorul ține carnetele de muncă pentru fiecare angajat care a lucrat pentru el mai mult de cinci zile. Singurele excepții sunt angajatorii - indivizii, care nu sunt antreprenori individuali— nu au dreptul să păstreze registrele de muncă pentru angajații lor. Prin urmare, angajatorul trebuie să aibă în el numărul necesar de formulare de carte de muncă și inserții.
Citeste si: Vacanță anuală plătită
Atunci când emite un carnet de muncă sau o inserție în ea unui angajat, angajatorul percepe acestuia o taxă, a cărei valoare este determinată de suma cheltuielilor pentru achiziționarea documentelor.
Angajatorul plătește pentru forma și/sau cartea de muncă a salariatului:
— în cazul pierderii în masă a registrelor de muncă ca urmare a unor situații de urgență (dezastre ecologice și provocate de om, dezastre naturale, revolte) (clauza 34 din Regulile de păstrare și păstrare a registrelor de muncă);
- în caz de incorectă umplutura primara carnetul de muncă sau introduceți în acesta, precum și în caz de deteriorare din vina salariatului.
În ciuda faptului că procedura de eliberare a cărților de muncă și a inserțiilor în acestea fără taxarea angajaților nu este prevăzută de Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225, aceasta poate fi practicată dacă o astfel de oportunitate este creată de către reglementarile interne de munca ale organizatiei.
Contabilitatea si depozitarea carnetelor de munca
Responsabilitatea față de stat și de angajat pentru organizarea corespunzătoare a muncii privind păstrarea, păstrarea, înregistrarea și eliberarea carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea revine angajatorului * (6). La rândul său, un funcționar special autorizat este responsabil față de angajator de menținerea, păstrarea, înregistrarea și eliberarea carnetelor de muncă.
Angajatorul emite un ordin (instrucțiune) cu privire la numirea unei astfel de persoane. De regulă, acesta este un angajat al departamentului de personal al organizației.
Să dăm un exemplu de ordin prin care se desemnează o persoană responsabilă pentru lucrul cu carnetele de muncă.
Instituția de învățământ municipal „Școala Gimnazială Nr. 34”
Înainte de a începe să lucreze cu carnetele de muncă, persoana responsabilă cu întreținerea acestora trebuie să:
— acceptă, conform actului relevant, carnetele de muncă ale salariaților disponibile în serviciul de personal;
— se verifică prezența și corectitudinea cărții de contabilitate și deplasarea carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea (denumite în continuare cartea contabilă);
— verifica disponibilitatea și siguranța carnetelor de muncă ale lucrătorilor;
— să verifice dacă organizația dispune de formularele de evidență a muncii și de inserții necesare în acestea.
Documente de contabilitate si inregistrare carnete de munca
Clauza 40 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea registrelor de muncă impune angajatorului să țină un carnet de evidență. Absența acestuia poate deveni o problemă pentru angajator nu doar în timpul unei inspecții efectuate de inspectoratul de stat de muncă, ci și în cazul în care unul dintre angajați se duce în instanță.
Registrul contabil trebuie ținut de departamentul de personal sau de alt departament al organizației care este responsabil pentru angajarea și concedierea angajaților.
În cartea contabilă sunt înscrise următoarele informații:
— despre carnetele de muncă depuse la serviciul de personal de către salariați în momentul aplicării pentru un loc de muncă;
— despre cărțile care au fost eliberate pentru prima dată angajaților din această organizație;
— despre inserții în carnetele de muncă eliberate salariaților în perioada de activitate în această organizație.
Când primiți de la un angajat un carnet de muncă cu un insert emis într-o altă organizație, doar cartea este supusă înregistrării, adică insertul nu este înscris ca rând separat în cartea contabilă.
Caietul de contabilitate trebuie sa indice seria si numarul carnetului de munca si insereaza in el, functia, profesia, specialitatea salariatului care a predat carnetul de munca sau pentru care s-a completat carnetul de munca sau insertul, numarul si data ordinul sau altă decizie a angajatorului în baza căreia s-a efectuat munca.angajarea unui salariat. De asemenea, atunci când un salariat este concediat, carnetul de contabilitate trebuie să conțină semnătura acestuia care să indice primirea carnetului de muncă și data.
Dacă organizația nu a ținut anterior o carte de conturi, nu recomandăm începerea acesteia retroactiv. Șeful organizației trebuie să semneze un memoriu despre absența unei cărți și să creeze un document începând cu data descoperirii absenței acesteia, în conformitate cu cerințele clauzei 40 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă.
Cartea de contabilitate mai are o caracteristică care o deosebește de majoritatea formularelor contabile - nu este completată în limite an calendaristic, care este tipic pentru majoritatea cărților și revistelor de înregistrare și până când toate paginile sale sunt utilizate pe deplin. Din această cauză, problema înlocuirii unei forme de carte contabilă cu alta se rezolvă diferit. O carte contabilă care nu respectă forma stabilită trebuie închisă, explicându-se motivul încetării menținerii acesteia, precum și cu indicarea numărului total de carnete de muncă ale salariaților înscriși în acesta. în care această carte trebuie păstrat în organizație timp de 75 de ani, deoarece conține informații nu numai despre carnetele de muncă ale angajaților angajați anterior, ci și note privind primirea cărților de către angajații demiși.
Departamentul de contabilitate al organizației trebuie să păstreze un registru de chitanțe și cheltuieli pentru contabilitatea formularelor de carnet de muncă și inserția în acesta (denumită în continuare registrul de formulare și inserții), în care persoana responsabilă trebuie să introducă informații despre toate tranzacțiile legate de formularele de primire și cheltuială a cărții de muncă și inserarea în acesta, cu indicarea obligatorie a seriei și numărului fiecărui formular.
Formularele acestor cărți sunt aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 N 69 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă”.
Conform clauzei 41 din Regulile de păstrare și păstrare a carnetelor de muncă, carnetul de contabilitate, precum și carnetul de formulare și inserții, trebuie să fie numerotate, dantelate, certificate prin semnătura șefului organizației și sigilate cu sigiliu de ceară. sau sigilate. Certificarea este necesară pentru a exclude falsificările în evidențe, cu toate acestea, folosirea sigiliilor de ceară sau a sigiliilor provoacă anumite dificultăți și inconveniente la ținerea cărților. Legislația nu impune ca o amprentă a detaliilor organizației să fie plasată pe un sigiliu sau pe sigiliu de ceară. Prin urmare, puteți cumpăra ceară de sigilare și puteți fixa singur cartea cusată sau contactați oricare oficiu postal iar contra cost, sigilați cartea legată cu ceară de pecetluire. Deși practică de muncă servicii de personal arată că pentru certificarea formularelor contabile, atât serviciile de personal, cât și departamentele de contabilitate folosesc amprenta sigiliului de mastic al organizației, ceea ce pare destul de justificat.
Vă rugăm să rețineți că numai acele formulare de cărți completate care au fost introduse anterior în cartea de formulare și inserții în departamentul de contabilitate al organizației ar trebui să fie înregistrate în cartea de contabilitate. Acest lucru poate fi ușor verificat prin compararea numerelor de serie și formulare enumerate în ambele cărți. Pentru încălcarea procedurii stabilite pentru păstrarea, înregistrarea, păstrarea și eliberarea carnetelor de muncă, funcționarii sunt sancționați disciplinar, iar în prevazute de lege cazuri - altă responsabilitate.
Înregistrarea unui carnet de muncă pentru prima dată
Înregistrarea unui carnet de muncă pentru un angajat angajat pentru prima dată se efectuează de către angajator în prezența salariatului în cel mult o săptămână de la data angajării. Formularul de carte de muncă trebuie să fie primit de angajatul HR de la departamentul de contabilitate al organizației în modul prescris.
Până în prezent, în ciuda Ordinului Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 22 decembrie 2003 N 117n aprobat prin Ordinul de furnizare angajatorilor cu formulare de carte de muncă și o inserare în cartea de muncă, există cazuri în care angajatul însuși aduce un formular de carte de muncă către serviciul de personal și solicită eliberarea acestuia.
Prin urmare, aș dori să vă reamintesc încă o dată că achiziția unui formular de carte de muncă de către angajatul însuși nu este prevăzută de această procedură și este o încălcare directă a acesteia. Angajații serviciilor de personal nu ar trebui să accepte forme de carnet de muncă achiziționate de cetățeni pentru înregistrare.
Vă rugăm să rețineți că angajatul însuși trebuie să fie prezent în timpul înregistrării inițiale a carnetului de muncă. La prima înregistrare, informațiile despre angajat sunt introduse în acesta.
Conform clauzei 9 din Regulile de păstrare și păstrare a cărților de muncă, clauza 2 din Instrucțiunile de completare a cărților de muncă, informațiile despre angajat sunt indicate pe prima pagină (pagina de titlu) a cărții de muncă. Următoarele informații despre angajat sunt introduse în cartea de muncă:
1) Numele complet, data nașterii (zi, lună, an), studii, profesie, specialitate. Prenumele, prenumele și patronimul sunt indicate integral, fără abreviere sau înlocuire a primului și patronimului cu inițiale, data nașterii se consemnează integral (zi, lună, an) pe baza pașaportului sau a altui document de identificare ( de exemplu, un act de identitate militar, pașaport străin, permis de conducere si etc.);
2) educație, profesie, specialitate. Înregistrarea învățământului (de bază generală, secundară generală, primară profesională, secundară profesională, profesională superioară și postuniversitară profesională) se efectuează numai pe baza documentelor certificate corespunzător (certificat, certificat, diplomă etc.).
