Întâlniri de afaceri. Cum să conduci o întâlnire de afaceri: detalii importante

Buna ziua! În acest articol vom vorbi despre cum să desfășurăm prima întâlnire cu un client, astfel încât aceasta să devină o cooperare pe termen lung.

Astăzi vei învăța:

1. Care sunt etapele întâlnirii cu un client?
2. Cum să vă pregătiți pentru negocierile viitoare;
3. Câteva tehnici de etichetă în afaceri care vă vor ajuta să stabiliți rapid contactul cu un potențial client.

Importanța primei întâlniri și scopul acesteia

Pentru o persoană care trebuie să găsească și să cunoască noi clienți ca parte a sarcinilor sale de serviciu, prima întâlnire este de mare importanță. Semnarea contractului și, cel mai adesea, dimensiunea depind de cât de reușit decurg negocierile. Prin urmare, un astfel de eveniment trebuie abordat cu foarte multă responsabilitate.

Când mergi la negocieri cu un client, trebuie să înțelegi că prima întâlnire nu se încheie întotdeauna cu semnarea unui contract de colaborare strânsă. Acesta este doar primul pas către o relație de afaceri de succes.

Când vă întâlniți cu un potențial client pentru prima dată, trebuie în primul rând să urmăriți următoarele obiective:

• Determinați dacă clientul este promițător și gata să coopereze;
• Formează nevoile primare ale interlocutorului;
• Decideți asupra gamei de bunuri și servicii care prezintă interes pentru client;
• Oferta de utilizare a mostrelor de produse gratuite (mostre);
• Cereți interlocutorului dvs. să-și exprime părerea despre produsul pe care îl oferiți.

Scopul principal al întâlnirii nu este să vinzi produsul, ci să te vinzi pe tine însuți. Trebuie să faceți tot ce vă stă în putere pentru a obține bunăvoință și interes din partea clientului.

Pregătirea pentru o întâlnire cu un client

Pentru ca primele negocieri să aibă succes, trebuie să vă pregătiți cu atenție pentru ele. Va trebui să te gândești la toate detaliile. Nu ar trebui să te bazezi pe tine pentru a-ți găsi drumul. Trebuie să fii pregătit pentru orice. Pentru a face acest lucru, va trebui să dezvoltați mai multe planuri pentru desfășurarea evenimentelor.

Toată pregătirea poate fi împărțită în 2 etape - informațional și organizatoric.

Etapa de informare

Înainte de a planifica o întâlnire, ar trebui să colectați cât mai multe informații despre potențialul dvs. client.

in primul rand, colectează informații despre domeniul de activitate al viitorului tău interlocutor. Citiți mai multă literatură de specialitate, încercați să vă amintiți cât mai mulți termeni specifici care vă pot fi folositori în timpul conversației.

În al doilea rând, accesați site-ul organizației pe care o reprezintă clientul și familiarizați-vă cu conținutul acesteia. Studiați echipa de management și analizați toate informațiile disponibile.

Al treilea, să se intereseze de activitățile concurenților, precum și de posibilele oferte ale acestora. Datorită acestui fapt, vei putea oferi interlocutorului tău condiții de cooperare mai favorabile.

Al patrulea, studiați cu atenție produsul pe care îl oferiți. Trebuie să cunoașteți fiecare detaliu despre produsele sau serviciile pe care le oferiți clientului. Dacă nu vă puteți prezenta în mod adecvat produsul la negocierile viitoare, atunci este puțin probabil ca cineva să vrea să aibă de-a face cu un angajat atât de neexperimentat.

Etapa organizatorica

În această etapă, ar trebui să începeți să organizați întâlnirea viitoare. Mai întâi trebuie să-l atribui.

Pentru a face acest lucru, sună-ți potențialul client și află unde, când și la ce oră îi va fi convenabil să se întâlnească cu tine. Stabiliți date specifice. Atunci când organizați o întâlnire, țineți cont de dorințele interlocutorului.

Să ne uităm la exemple de locații de întâlnire.

Teritoriul clientului	Acesta este cel mai adesea biroul clientului. Este posibil să te pregătești pentru o astfel de întâlnire, dar cel mai adesea trebuie să acționezi în funcție de circumstanțe
Teritoriul tău	Acesta ar putea fi biroul dvs. personal sau o sală de ședințe. Nu ar trebui să vă programați într-o cameră în care sunt mulți priviri indiscrete și s-ar putea să fiți distras. Sub nicio formă nu trebuie să începeți negocieri pe coridoare sau pe drum undeva
Teritoriu neutru	Aceasta ar putea fi o sală de conferințe închiriată sau, în cazuri extreme, o cafenea liniștită. Nu aveți niciodată o întâlnire într-un restaurant. Tu și clientul va trebui să fiți distrași de mâncare și să așteptați ca cineva să mestece mâncarea. Păstrați mesele separate de întâlnirile de afaceri.

Orice loc de întâlnire ar trebui să fie liniștit și neaglomerat.

După ce clientul a acceptat oferta de întâlnire, este necesar să se pregătească temeinic pentru aceasta. Gândiți-vă la ce gadgeturi și materiale demonstrative veți avea nevoie.

Trebuie să ai cu tine:

• Un jurnal sau un caiet de afaceri în care vei nota informațiile pe care le consideri importante;
• Cărți de vizită – ar trebui să fie semnificative, dar în același timp concise;
• Mâner;
• Foi de hârtie goale (dacă întâlnirea are loc într-o cafenea și clientul nu are un jurnal la îndemână);
• Contracte goale, chestionare sau formulare de comandă (în cazul în care organizați întâlnirea potrivită și clientul dorește imediat să încheie un acord);
• Broșuri publicitare - clientului trebuie să i se prezinte informații vizuale și să nu vorbească despre produs „pe degete”.

După ce ați pregătit atributele necesare pentru negocieri, trebuie să vă pregătiți. După cum spune proverbul, „Ești întâmpinat de hainele tale...”, așa că aspectul tău poate juca un rol cheie.

Când mergi la o întâlnire, ar trebui să:

1. Găsiți haine de afaceri în garderoba dvs. Acesta ar putea fi un costum + cămașă + cravată. Sau un costum și un gât. Femeile pot purta o fustă și o bluză sau un costum cu pantaloni. Ar trebui să te simți confortabil în aceste haine.
2. Refuza tinutele extravagante, ultra-moderne si provocatoare.
3. Curățați-vă mâinile și părul. Machiajul femeilor nu trebuie să fie luminos și provocator.
4. Acordați atenție pantofilor și curățați-i dacă este necesar.
5. Refuzați accesoriile ieftine și falsurile mărcilor celebre. Mulți oameni bogați disting la prima vedere contrafăcute ieftine de ceasuri, brichete și alte accesorii chinezești de cele originale. Dacă nu vă puteți permite articole scumpe de marcă, atunci este mai bine să le abandonați cu totul.

Instrucțiuni pas cu pas sau script de întâlnire

Ca persoană care dorește să negocieze, trebuie să înțelegi că doar pregătirea nu este suficientă pentru negocieri de succes. Ar trebui să fiți familiarizat cu protocolul întâlnirilor și cu eticheta de bază în afaceri.

Am alcătuit pentru tine un algoritm de acțiune, datorită căruia prima întâlnire cu un client va fi la cel mai înalt nivel, iar tu, ca specialist, vei rămâne cu cele mai bune impresii.

1. Intră în birou. Dacă vă întâlniți cu un client în biroul lui și sosirea dumneavoastră a fost raportată, intrați în birou bătând. Nu trebuie să ceri permisiunea de a te autentifica din nou.
2. Dacă întâlnirea are loc pe un teritoriu neutru, atunci trebuie să sosiți cu 5-10 minute înainte de ora stabilită.
3. Salutați clientul. Salutați-vă folosind numele și prenumele.

• La sediul clientului, clientul ar trebui să fie primul care întinde mâna pentru a saluta. Dacă nu a făcut acest lucru, atunci strângerea de mână nu are loc.
• Pe teritoriul tău, ești obligat să întinzi mâna mai întâi.
• Într-o cafenea, bărbații își întind mâinile către femei, cei mai în vârstă către cei mai tineri.

1. Schimb cărți de vizită. Cartea de vizită trebuie predată personal. Dacă un client îți oferă cartea de vizită, cu siguranță ar trebui să o citești cu voce tare. Nu o poți pune în buzunar fără să te uiți și să te familiarizezi cu el.
2. Stai pe scaun. Dacă negocierile au loc în biroul clientului, atunci așteptați până când vi se cere să vă așezați. Dacă nu primiți o ofertă, întrebați unde vă puteți așeza. Dacă întâlnirea are loc pe un teritoriu neutru, atunci nu este nevoie să așteptați o invitație pentru a ocupa un scaun.
3. Începeți o conversație. Este necesar să se înceapă negocieri cu subiecte abstracte. Cel mai bine este să faci un compliment companiei clientului. Doar el trebuie să fie sincer. Nu atingeți subiecte legate de religie, politică sau interese sportive. De asemenea, este mai bine să vă abțineți de la subiecte banale despre vreme și frumosul interior al biroului.
4. După ce ați vorbit despre subiecte generale, treceți la prezentare probleme situaționale. Începeți să le întrebați cu atenție, „testând apele”.
5. Apoi trece la altele mai serioase probleme problematiceși sugerează modalități de rezolvare a problemelor identificate. Faceți o scurtă prognoză pentru cooperarea viitoare.
6. Dacă clientul dorește, poți semnează un acord de cooperare. Dar nu insista asupra asta. Foarte des, o persoană trebuie să „digere” informațiile primite.
7. Este mai bine să încheiați întâlnirea cu un acord privind data și ora următoarei întâlniri. Chiar dacă se dovedește că clientul nu este interesat, roagă-l totuși să se întâlnească din nou cu tine.
8. Spune-i la revedere interlocutorului tău, vă mulțumesc pentru timpul acordat și părăsiți camera.
9. După negocieri, Notează cele mai importante momente și detalii ale întâlnirii în jurnalul tău.

Sunt situații în care o întâlnire este pregătită și organizată la cel mai înalt nivel, și totul merge bine, dar la un moment dat se întâmplă ceva și clientul se retrage în sine. După care negocierile nu pot fi considerate reușite.

Cel mai probabil, s-a făcut o greșeală care a jucat un rol decisiv.

Pentru a elimina posibilitatea dezvoltării unui astfel de scenariu, vă sugerăm să vă familiarizați cu următoarele recomandări și să le respectați întotdeauna:

1. Inchide-ți telefonul. Apelurile vă vor distrage atenția în toate modurile posibile, iar dacă vă decideți să ridicați telefonul în mijlocul negocierilor, atunci veți manifesta lipsă de respect față de interlocutorul dvs.
2. Nu încerca să fumezi.
3. Daca un client iti ofera ceai, cafea sau apa, atunci opteaza pentru apa. După ce ai cerut cafeaua, vei mai primi câteva întrebări (de exemplu, câte linguri de zahăr să pui sau ce fel de cafea preferi). Vă vor distrage atenția și vă vor ocupa timp prețios.
4. Privește-ți interlocutorul drept în ochi. Trebuie să instalați contact vizual.
5. În timpul negocierilor, faceți periodic note și note.
6. Nu căpriu sau căpriu. Comportați-vă cu demnitate; acesta este singurul mod în care clientul vă va trata ca pe un egal.
7. Spuneți clientului că respectați opinia interlocutorului său și că sunteți gata să îi apărați interesele.

Concluzie

Prima întâlnire este o etapă serioasă și importantă pe calea cooperării pe termen lung. Adesea ea este cea care decide soarta viitoarelor relații de afaceri. Prin urmare, organizatorul unei astfel de întâlniri se confruntă cu o sarcină dificilă - să pregătească, să organizeze și să conducă negocierile viitoare la cel mai înalt nivel.

O întâlnire de afaceri și negocierile de afaceri în general au o singură definiție - aceasta este comunicarea reciprocă de afaceri cu scopul de a obține o decizie comună. Dar o întâlnire de afaceri poate fi considerată și ca prima etapă a procesului de negociere sau parte componentă a acestuia, în timpul căreia subiectul negocierilor ulterioare este clarificat și problemele organizatorice sunt rezolvate. Succesul negocierilor ulterioare depinde în mare măsură de rezultatele unor astfel de contacte preliminare, de impresia pe care ați făcut-o în timpul întâlnirii de afaceri „de introducere”.

Pentru a obține succesul în timpul unei întâlniri de afaceri, este necesar să încurajăm interlocutorul să comunice, să creeze câmpul maxim de oportunități pentru continuarea discuțiilor de afaceri și luarea deciziilor.

O întâlnire de afaceri are loc de obicei într-un cadru oficial, iar intențiile interlocutorilor (parteneri de afaceri) se rezumă la următoarele:

1) să ofere, să primească informațiile necesare sau să le schimbe. Obținerea de informații poate fi considerată scopul principal al unei întâlniri de afaceri;

2) să convină asupra unei probleme de interes pentru interlocutori;

3) să convingă interlocutorul (partenerul de afaceri) de corectitudinea deciziei care se ia, de rentabilitatea metodei de acţiune alese etc.;

4) stabilirea contactului, consolidarea relațiilor de afaceri și, uneori, încheierea oricărui acord, asigurându-l, dacă este posibil, printr-un protocol scris privind intențiile ulterioare;

5) dinamica oricărei întâlniri de afaceri trece prin patru faze: contact, orientare, decizie și evaluare, rezultat. Cunoașterea semnificației acestor faze vă permite să construiți o conversație sau să vă adaptați interlocutorului, astfel încât rezultatul întâlnirii să fie o decizie pozitivă pentru dvs.

Prima fază a unei întâlniri este contactul - acele secunde când intri în cameră, salută și schimbă primele fraze. Scopul principal al acestei faze de comunicare este crearea condițiilor pentru stabilirea de parteneriate.

Sarcina principală pe care trebuie să o rezolvi în prima fază este stabilirea contactului emoțional cu interlocutorul tău.

O conversație la o întâlnire de afaceri ar trebui să fie construită în mod consecvent, respectând planul propus. În conversație, este mai bine să rămâneți cu un pas mai formal decât cu un pas mai familiar, rămânând în același timp politicos și prietenos. În Rusia, se obișnuiește să se adreseze partenerilor după prenume și patronimic, cu excepția cazurilor în care cultura corporativă permite să se numească unul altuia, în maniera americană.

O atitudine pozitivă și interes pot fi manifestate cu următoarele fraze: „Mă bucur să te văd!”, „Vă mulțumim că ți-ai acordat timpul pentru a ne întâlni!” La începutul unei conversații de afaceri, este recomandat să începeți o scurtă conversație pe subiecte laice - despre vreme, ultimele evenimente culturale, situația economică. Aceste tipuri de fraze introductive vă permit să vă obișnuiți cu modul în care vorbește interlocutorul dvs., să vă conectați la valul general și să ajungeți la primul acord (opiniile diferă rareori despre vremea din afara ferestrei).

Pentru ca o conversație să fie productivă de la bun început, trebuie să fii capabil să:

1) stabilirea contactului cu interlocutorul;

2) creați o atmosferă favorabilă conversației;

3) atrageți atenția partenerului și stârniți-i interesul față de subiectul dvs. (problema sau propunerea).

Este important nu doar să stabiliți contactul, ci să îl monitorizați pe tot parcursul conversației și să luați măsuri: dacă este întrerupt, puneți o întrebare, oferiți ceai sau faceți o glumă, dacă, desigur, situația o permite.

Există modalități de a începe o conversație care ne blochează calea către succes sau fac foarte dificilă atingerea acesteia. Dacă doriți ca conversația dvs. de la prima întâlnire de afaceri să fie eficientă, atunci ar trebui să evitați:

1) manifestări ale semnelor de îndoială de sine și nevoia unei întâlniri;

2) manifestări de lipsă de respect la începutul ședinței, chiar și într-o formă ușoară;

3) trezirea poziției defensive a interlocutorului cu primele întrebări.

Trebuie să stabilești o atmosferă emoțională favorabilă, chiar dacă interlocutorul îți este neplăcut și nu trăiești nicio emoție pozitivă de la întâlnire, principalul lucru este să obții rezultate pozitive din întâlnirea în sine.

A doua fază este orientarea. Aici scopul principal este de a afla esența problemei care a provocat întâlnirea. Trebuie să transmiți interlocutorului tău informațiile necesare despre calitățile tale profesionale excelente sub forma unei prezentări (doar nu te lăuda), să explici motivele interesului tău și să-l contactezi.

Această fază este cea mai lungă, așa că sarcina ta este să menții contactul cu interlocutorul. De exemplu, enumerarea obositoare a succeselor sau clienților dvs. poate deveni pur și simplu plictisitoare, iar apoi conexiunea emoțională pozitivă se va pierde, ceea ce duce de obicei la rezultate negative.

O întâlnire de afaceri va fi mai eficientă dacă este planificată din timp și sunteți pregătit pentru aceasta, dacă ați adunat toate informațiile disponibile despre interlocutor, potențial partener de afaceri.

Stabiliți câteva puncte principale pe care doriți să le transmiteți celeilalte părți. Alegeți timpul pentru prezentarea dvs. și cantitatea de informații pe care o veți transmite. Gândiți-vă la succesiunea de prezentare a informațiilor, unde să spuneți principalul lucru și cum să ascundeți deficiențele soluției dvs.

Succesul tau la o intalnire de afaceri, pe langa calitatile tale profesionale, depinde in mare masura de moralul si increderea in tine, iar cu cat ai mai multe informatii, cu atat iti va fi mai usor sa conduci procesul de negociere.

Stilul și abordarea conversației au o mare influență asupra rezultatului întâlnirii tale de afaceri. Chiar și cu cea mai pozitivă dispoziție a partenerilor pentru comunicare, o dorință sinceră de a ajunge la un acord, conversația lor nu funcționează; în plus, eforturile lor de a corecta situația nu fac decât să o înrăutățească. Cel mai important motiv pentru aceasta este adesea diferența de stiluri și abordări ale conversației de afaceri între parteneri și componentele acestora, cum ar fi:

1) o tendință de a vorbi direct sau de a sugera;

2) prezența gesturilor, intonația, frecvența repetiției și utilizarea anumitor componente ale vorbirii: înălțimea, timbrul, viteza, volumul etc.;

3) capacitatea și incapacitatea de a pune întrebările potrivite sau de a le permite altora să ia inițiativa în furnizarea de informații despre ei înșiși;

4) nivel confortabil de formalitate - simplitate; glume acceptabile; atitudinea față de schimbul de reclamații;

5) așteptarea ca celălalt să ne urmeze exemplul etc.

Există trei abordări diferite ale conversațiilor de afaceri: hard, soft și principial.

Dacă o parte acționează „din greu”, atunci îi percepe pe participanții la conversație ca pe adversari, încercând unilateral să câștige. El consideră că propria sa victorie este scopul său, aderă ferm la poziția sa și își ascunde interesele, cere concesii ca plată pentru acord, exercită presiuni și încearcă să impună și să câștige un „concurs de voințe”.

Dacă o parte acționează în cadrul unei „abordări blânde”, atunci îi percepe pe participanții la conversație ca prieteni, consideră că scopul conversației este un acord și este gata să plătească pentru aceasta cu concesii unilaterale, își schimbă cu ușurință poziția , încearcă să evite o „concurență de voințe”, dar dacă se impune, cedează presiunilor din partea celorlalte părți.

Abordarea principială vede participanții ca colaboratori care lucrează împreună la o problemă. El consideră că scopul său este un rezultat rezonabil, atins rapid și cu amabilitate, se concentrează pe interese, nu pe poziții, cere nu concesii, ci dezvoltarea de opțiuni reciproc avantajoase, insistă pe utilizarea unor criterii obiective care sunt independente de voința participanților. . Astfel de criterii pot fi opiniile experților, indicatori economici de pe piață, indicatori calculati, statistici, legi, dar nu și dorințele vreunei părți.

Alegerea celei mai bune abordări pentru dvs. depinde de următorii factori:

1) din obiectivele tale. Dacă doriți să mențineți o relație și să mențineți contactul pentru o perioadă lungă de timp, atunci este de preferat o „abordare bazată pe principii”. Dacă este important pentru tine să câștigi timp și ești gata să faci concesii acum pentru a „recâștiga situația” în viitor, este posibil să urmezi „abordarea soft”;

2) de partea cui se află puterea reală. De exemplu, dacă nu aveți putere reală, implementarea unei abordări „deveniți dur” este foarte dificilă;

3) asupra aptitudinilor și abilităților părților. „Abordarea bazată pe principii”, deși una dintre cele mai eficiente, necesită și cele mai dezvoltate abilități de comunicare.

Prin urmare, este necesar să acordați o atenție deosebită calităților personale ale interlocutorului dvs., poziției și obiectivelor acestuia și să țineți cont de nevoile sale în soluția pe care o propuneți.

Există șase reguli de bază pentru stabilirea relațiilor între parteneri în cadrul negocierilor preliminare.

1. Raționalitatea. Este necesar să te comporți cu reținere. Emoțiile necontrolate afectează negativ procesul de negociere și capacitatea de a lua decizii rezonabile.

2. Înțelegerea. Neatenția față de punctul de vedere al partenerului limitează posibilitatea de a dezvolta soluții reciproc acceptabile.

3. Comunicare. Dacă partenerii tăi nu manifestă prea mult interes, atunci poți organiza o întâlnire de afaceri cu ei pur și simplu sub forma unei consultări. Acest lucru va ajuta la menținerea și îmbunătățirea relațiilor.

4. Credibilitatea. Informațiile false slăbesc puterea argumentării și, de asemenea, afectează negativ reputația.

5. Evitați să dați prelegeri partenerului dvs. Convingerea ta ar trebui să se bazeze pe respectul pentru calitățile personale ale interlocutorului tău.

6. Acceptare. Încearcă să accepți cealaltă parte și fii deschis să înveți ceva nou de la partenerul tău.

Desfășurarea cu succes a întâlnirilor de afaceri, conversațiilor și negocierilor depinde în mare măsură de respectarea de către parteneri a unor standarde și principii etice precum acuratețea, onestitatea, corectitudinea și tactul, capacitatea de a asculta (atenția la opiniile altora) și specificul.

Precizie. Unul dintre cele mai importante standarde etice inerente unui om de afaceri. Termenii acordului trebuie respectați la minut. Orice întârziere poate indica lipsa de încredere în afaceri.

Onestitate. Include nu numai fidelitatea față de obligațiile acceptate, ci și deschiderea în comunicarea cu un partener, răspunsuri directe de afaceri la întrebările acestuia.

Corectitudine și tact. Nu exclude persistența și energia în negocieri, menținând în același timp corectitudinea. Ar trebui evitați factorii care interferează cu fluxul conversației: iritare, atacuri reciproce, declarații incorecte etc.

Capacitatea de a asculta. Ascultă cu atenție și concentrare. Nu întrerupeți difuzorul.

Specificitate. Conversația trebuie să fie specifică, nu abstractă și să includă fapte, cifre și detalii necesare. Conceptele și categoriile trebuie să fie convenite și să fie înțelese de parteneri. Discursul trebuie susținut de diagrame și documente. Pregătiți materialul vizual și luați în considerare forma de prezentare a acestuia.

Aceste reguli rămân relevante în timpul negocierilor ulterioare.

În cazul unui flux pozitiv al conversației, a doua fază trece fără probleme în a treia, care implică decizie și evaluare. Aici vi se va cere să comunicați activ cu interlocutorul dvs., deoarece va începe selecția celei mai potrivite opțiuni de luare a deciziilor pentru ambele părți.

Aproape fiecare întâlnire de afaceri implică discutarea dezacordurilor sau obiecțiilor. Iar faptul că cealaltă parte îți opune demonstrează că este interesată, altfel ar opri pur și simplu conversația. Sarcina ta în această etapă este să înțelegi de ce interlocutorul obiectează, unde nu ai ținut cont de interesele lui, care au fost uitate nevoile sale în soluția propusă și cum să corectezi toate acestea și să îmbunătățești soluția. Întrebați cum vede cealaltă parte o soluție la conflictul care a apărut.

Pregătește mai multe soluții din care să alegi, iar dacă toate opțiunile ridică obiecții, atunci va trebui să revii la analiza obiectivelor celeilalte părți. Obiecțiile ne obligă să căutăm soluții nestandardizate.

Dacă nu puteți rezolva dezacordul în timpul unei întâlniri de afaceri, acordați-vă o pauză pentru a vă gândi și a căuta o opțiune mai potrivită.

Ultima fază este ajungerea la o soluție convenită. În această etapă, termenii noii tale întâlniri sunt de obicei convenite pentru a clarifica probleme minore, a discuta termenii acordului sau contractului etc. Este necesar să discutăm cum, când și unde va avea loc următoarea întâlnire.

Un rezultat negativ al unei conversații de afaceri în timpul unei întâlniri de afaceri „de introducere” nu este un motiv pentru asprime sau răceală la sfârșitul procesului de negociere. Adio-ul ar trebui să fie astfel încât, în perspectiva viitorului, să vă permită să mențineți contactul și legăturile de afaceri. Cel mai bine este să încheiați întâlnirea cu fraza: „Vă mulțumim pentru timpul acordat pentru a discuta propunerile noastre. Îmi pare rău că planurile dumneavoastră imediate nu includ..., dar dacă aveți nevoie de informații suplimentare...” În acest caz, întâlnirea sau conversația, chiar dacă nu și-a găsit continuarea, are totuși o latură pozitivă, deoarece există întotdeauna posibilitatea ca ulterior acest contact să se dezvolte într-o relație bună, utilă.

Dacă aceasta a fost o întâlnire de prezentare, atunci pot fi folosite următoarele expresii: „Vă mulțumim pentru oportunitatea de a discuta cu dumneavoastră perspectivele de cooperare reciproc avantajoasă între companiile noastre”, „Vă mulțumim pentru oportunitatea de a vă prezenta...” , „Vă mulțumesc că mi-ați dat ocazia să vă ofer...”

Și, desigur, frazele universale standard: „Îți mulțumim pentru că ai găsit timp să ne întâlnim”, „Am fost foarte încântat să vorbesc cu tine”, „Îți mulțumesc pentru timpul pe care mi l-ai dedicat”, „Dacă ai întrebări , vă rugăm să sunați, să contactați...”, „Dacă sunteți interesat de ofertele noastre, să ne întâlnim suplimentar la o oră convenabilă pentru dvs.” etc.

Aceasta este una dintre problemele stringente care preocupă mulți administratori și manageri de proiecte și companii. De ce se acordă atât de multă atenție acestui lucru? Pentru că baza sunt întotdeauna acorduri care se bazează pe mulți bani, așa că modalitățile de a realiza aceste relații sunt foarte diferite.

Cum să organizezi o întâlnire de afaceri la cel mai înalt nivel

Dacă planificați un astfel de eveniment, vă recomandăm următoarele metode:

Desigur, întrebarea cea mai de bază va fi dacă această întâlnire de afaceri este deloc necesară sau dacă totul poate fi clarificat prin negocieri la distanță. De fapt, totul se rezumă la seriozitatea intențiilor și la rezultatul final. Dacă scopurile, după cum se spune, sunt nobile și aduc avantaje demne, atunci întâlnirea trebuie să aibă loc. Nu are rost să organizezi astfel de evenimente peste fleacuri.

Fă-ți un plan pentru o întâlnire de afaceri, în care să-ți descrii strategia de conversație punct cu punct.

Marcați întrebările care vă interesează cel mai mult și reflectați intențiile dvs.

Pune o întrebare centrală, așa-numita agendă se va învârti în jurul tuturor. De fapt, nu este nevoie să ocoliți această problemă, așa că periodic în timpul conversației, concentrați-vă atenția și atenția interlocutorului dvs. asupra principalului lucru.

Dacă interlocutorul tău intenționează să obțină unele avantaje din caz, dar acestea nu îți sunt benefice, sau el evită anumite subiecte, dar ai nevoie de ele, fă un cadru condiționat și pregătește întrebări de control care te vor ajuta să obții cu încredere răspunsul și rezultatul dorit .

Indicați ora exactă a întâlnirii de afaceri, precum și subliniați intervalul de timp pentru întâlnirea în sine. Lasă-ți interlocutorul să înțeleagă că ești o persoană foarte serioasă și nu pierde minute prețioase în zadar. Dacă nu intenționați să repetați întâlnirea din cauza unor neînțelegeri unul cu celălalt, atunci subliniați că totul ar trebui rezolvat de data aceasta și nu într-un alt moment.

Dacă la aceste tipuri de întâlniri vor fi prezenți terți care au și anumite puncte de vedere asupra unor probleme specifice, acordați-le cuvântul, altfel va părea incorect.

Nu depăși niciodată pragul de calm, fii calm, chiar dacă lucrurile nu merg așa cum ai plănuit. Uneori, doar rezistența „de fier” ne ajută să înțelegem situația și să obținem un contract profitabil.

Detalii importante ale unei întâlniri de afaceri

Daca trebuie sa tineti o intalnire de afaceri, trebuie sa retineti ca succesul evenimentului depinde direct de pregatirea sa de calitate. Nu trebuie să pierdeți din vedere niciun detaliu important și abia atunci întâlnirea de afaceri va avea loc la cel mai înalt nivel. Pentru a face acest lucru trebuie să știi cum să organizezi o întâlnire de afaceri.

În primul rând, trebuie să setați o dată exactă pentru întâlnirea de afaceri. Pentru a face acest lucru, trebuie să notificați în prealabil toți participanții la întâlnire despre desfășurarea acesteia. În funcție de formatul evenimentului și cu cine anume îl țineți, aceasta ar putea fi o invitație telefonică sau verbală, o scrisoare de afaceri sau un e-mail. Este necesar să se trimită o agendă tuturor participanților cu întrebări pentru discuții ulterioare, reguli de procedură, vorbitori cheie și materiale de bază, dacă este necesar.

Trebuie să vă gândiți ce loc este cel mai potrivit pentru a organiza o întâlnire de afaceri. O locație potrivită ar putea fi sala de conferințe personală a companiei sau o sală de întâlnire dedicată. Asigurați-vă că colegii dvs. nu au întâlniri de afaceri în această zi. O opțiune la fel de convenabilă pentru organizarea unei întâlniri este o sală de conferințe închiriată. Acest tip de serviciu este oferit de multe hoteluri, instituții de învățământ și centre de afaceri.

Uneori, întâlnirile de afaceri au loc în restaurante și cafenele. Această opțiune poate fi adecvată atunci când întâlnirea are un număr mic de participanți. Dacă decideți să combinați negocierile de afaceri cu micul dejun sau prânzul sau să o faceți la cină, atunci trebuie să rezervați o masă într-o cafenea sau restaurant în avans.

Locul în care doriți să țineți o întâlnire de afaceri nu ar trebui să fie prea zgomotos, deoarece va fi dificil să discutați problemele de afaceri. Este recomandabil să refuzați să alegeți locuri exotice și extravagante, deoarece gusturile dvs. pot să nu coincidă cu gusturile altor participanți la eveniment. Prin urmare, ar trebui să optați pentru unități clasice.

Pregătiți echipamentul necesar și testați-l înainte de întâlnire. Microfon, proiector, echipamente video și telefonice - configurați totul în prealabil și reglați-l cu atenție, astfel încât să nu existe defecțiuni în timpul întâlnirii.

Verificați toate locurile, aranjați fișe pe masă și nu uitați de materialele de scris. Puneți semne pe mese cu numele tuturor participanților.

De la întrebarea - cum să conduci o întâlnire de afaceri și să o faci corect? Rezultatul său pozitiv depinde direct, iar în viitor îți va fi mult mai ușor să organizezi astfel de evenimente.

Orice întâlnire de afaceri este un fel de platformă de afaceri. În cadrul unor astfel de întâlniri, antreprenorii împărtășesc experiențe, discută idei noi și planifică o cooperare comună reciproc avantajoasă. Dacă nu se dezvoltă o relație de încredere între parteneri, acest lucru va afecta negativ rezultatul conversației.

În timpul întâlnirilor de afaceri, antreprenorii împărtășesc experiențe, discută idei noi și planifică o cooperare comună reciproc avantajoasă.

Există tipuri oficiale și informale de întâlniri de afaceri. Prima opțiune este considerată mai „strictă”: reglementările sale sunt stabilite în prealabil, iar subiectele care trebuie abordate sunt cunoscute în prealabil de toți participanții. A doua opțiune este mai aproape de o întâlnire amicală, dar subiectul conversației devine o discuție pe probleme de muncă. Negocierile serioase constau adesea în 2 etape: partea oficială și recepția. În plus, în funcție de numărul de persoane, există tipuri precum întâlniri colective sau personale.

Cum să cheltuiești

Înainte de a organiza și ține o întâlnire de afaceri, ar trebui să vă pregătiți pentru aceasta. Mai întâi trebuie să cunoașteți caracteristicile unor astfel de negocieri. Și constau în faptul că se acordă o atenție deosebită gesturilor, expresiilor faciale și intonației. Aceste momente psihologice sunt importante pentru că conversația se desfășoară personal, iar aici intră în vigoare legile psihologiei umane. Trebuie să poți câștiga favoarea unei persoane și să-i câștigi încrederea.

Dar cum să vă pregătiți pentru întâlnire? Se pot folosi următorii pași:

1. Colectați cât mai multe informații despre partenerul dvs. Pentru a face acest lucru, puteți efectua o mini-cercetare. Datele sunt preluate din diverse surse: site-uri web corporative, pagini de pe rețelele de socializare, media. Orice informatie poate fi utila.
2. Crearea unei imagini pozitive. Te salută pe baza hainelor lor, așa că trebuie să te îmbraci în consecință. În cele mai multe cazuri, ținuta de afaceri este adecvată, dar nu foarte formală. Unii psihologi recomandă să folosești un singur truc pentru a-ți câștiga partenerul: îmbracă-te puțin mai rău decât el. Atunci partenerul nu se va simți constrâns. Atunci când alegeți haine, trebuie să vă bazați pe etapa anterioară. De exemplu, dacă aflați că partenerul dvs. este o persoană serioasă, care este membru al unui partid politic și participă adesea la evenimente majore, atunci trebuie să veniți la o întâlnire cu el într-un costum clasic. Iar dacă colecția de informații a arătat că partenerul nu suferă de convenții, îi poți permite să se îmbrace mai simplu, în blugi și un gât.
3. Prima impresie. Psihologii spun că prima impresie este întotdeauna cea mai puternică și se formează în cinci minute de comunicare. Gândiți-vă înainte ce să spuneți la începutul unei întâlniri de afaceri. Discursul trebuie gândit în așa fel încât să fie firesc. În negocierile de afaceri, două lucruri sunt adesea apreciate: inteligența dezvoltată și simțul umorului. Există un șablon dovedit: la prima întâlnire, numele și patronimul partenerului sunt anunțate (pentru a nu face greșeli), apoi ar trebui să vă prezentați și să vă denumiți compania. Apoi se schimbă strângeri de mână și începe conversația. Este mai bine să începeți cu subiecte îndepărtate și să treceți la treabă mai târziu.
4. Structurați corect conversația. O întâlnire personală cu un partener este întotdeauna dificilă din punct de vedere psihologic. Prin urmare, este mai bine să folosiți anumite tehnici pentru a putea stabili contactul cu o persoană. În primul rând, trebuie să îi explici imediat partenerului tău că acesta este o persoană de afaceri. Pentru a face acest lucru, puteți anunța regulile și scopul întâlnirii. În al doilea rând, trebuie să puneți întrebări corect, astfel încât acestea să fie scurte și clare. Întrebările trebuie pregătite în avans și memorate. Și în al treilea rând, trebuie să te comporți calm și încrezător.

În negocierile de afaceri, două lucruri sunt adesea apreciate: inteligența dezvoltată și simțul umorului.

Reguli

Experții au elaborat reguli pentru întâlnirile de afaceri:

1. Planificați-vă întâlnirea în avans. Aceasta se referă la aprobarea problemelor organizaționale, cum ar fi timpul și planul evenimentului.
2. Fără întârzieri. Întârzierea este inacceptabilă; poate strica prima impresie. În plus, dacă ajungeți mai devreme, vă puteți aduna gândurile și vă puteți regla mental, iar acest lucru vă va ajuta.
3. Pregătiți materialele. Acestea pot fi broșuri, documente și alte materiale care pot fi utile în negocieri.
4. Inchide-ți telefonul. Nimic nu ar trebui să distrage atenția de la o conversație de afaceri cu un partener. Și dacă te aștepți la un apel important, atunci ar trebui să-ți anunți partenerul în prealabil.
5. Observa . Aceasta înseamnă să nu întrerupi persoana, să vorbești pe un ton calm și să fii politicos.
6. Monitorizați cu strictețe timpul. Timpul înseamnă bani, așa că nu întârzia întâlnirea cu partenerul tău. Perioadele de timp trebuie discutate în prealabil și respectate.

In cele din urma

Pentru a conduce eficient o întâlnire de afaceri cu un partener sau client, trebuie să vă pregătiți temeinic pentru aceasta. Cea mai importantă etapă este colectarea de informații despre o persoană, deoarece aceasta vă va ajuta să prindeți modul dorit de comunicare. După aceasta, are loc o propunere pentru o întâlnire de afaceri. În zilele noastre, o propunere de întâlnire într-o scrisoare de afaceri este populară. Participarea la întâlnirile de afaceri este extrem de importantă pentru fiecare antreprenor, așa că acest punct nu trebuie neglijat.

Întâlnirile de afaceri sunt evenimente (inclusiv cele de protocol), al căror scop este de a facilita stabilirea de contacte reciproc avantajoase între reprezentanții afacerilor.

Cel mai adesea, întâlnirile sunt organizate de companii care au un număr semnificativ de parteneri atât în ​​propria țară, cât și în străinătate.

Tipuri de întâlniri de afaceri

Există mai multe tipuri de astfel de evenimente. Toate pot fi internaționale, sectoriale, științifice.

Conferinţă necesar pentru a discuta o anumită problemă. O astfel de întâlnire de afaceri are loc sub forma unor discursuri separate. De fapt, o conferință este o întâlnire a unui grup de specialiști pe o problemă specifică și poate fi concentrată în unul sau mai multe locuri (în formă distribuită) în funcție de baza teritorială.

Convenții organizat pentru distribuitori și dealeri.

Seminar de afaceri- eveniment educativ și practic, desfășurat sub formă de discuție a mesajelor tematice.

Prezentare concepute pentru a atrage atenția publicului asupra noilor produse, companii, anumite realizări și rezultate ale muncii.

Masa rotunda organizate în cazul dezbaterii unei probleme semnificative din punct de vedere social care necesită o atenție largă a publicului. Este nevoie de participarea experților care pot oferi o evaluare obiectivă a ceea ce se întâmplă. De asemenea, se obișnuiește să se invite presa la mese rotunde pentru a primi o acoperire mediatică completă a tuturor punctelor de vedere principale asupra problemei.

Există și evenimente speciale pentru jurnaliști: conferințe de presă, briefing-uri, vernisaje, prânzuri de presă, zile porților deschise.

Conferință de presă și briefing au scopul de a exprima poziția companiei. De obicei, reprezentanții săi fac declarații jurnaliștilor și le răspund la întrebări. Briefing-ul are o formă mai condensată. Este o reacție la un incident specific de interes pentru companie.

Ceremonia de deschidere- un spectacol menit să crească interesul pentru noul obiect și să scoată în evidență toate avantajele acestuia.

O zi a porților deschise vă permite să familiarizați numărul maxim de părți interesate cu principiile de bază ale companiei.

Apăsați prânzul- o modalitate de a obține loialitatea mass-media-cheie din regiune. Ei aleg unul prestigios pentru a-l ține. Cercul celor admiși la eveniment este limitat în mod deliberat, iar oficialii de rang înalt din cadrul companiei trebuie să fie prezenți.

Bufet(cocktail, banchet) implică o atmosferă informală. Scopul unui astfel de eveniment este de a ajuta compania organizatoare și invitații săi să stabilească un număr maxim de noi legături și să facă cunoștințe.

Întâlniri de afaceri formale și informale

Evenimentele oficiale și neoficiale diferă în ceea ce privește componența participanților și rezultatul așteptat:

• oficial (cu protocol, procedura stricta);
• informal (care seamănă cu comunicarea informală obișnuită, fără documentarea obligatorie a rezultatelor);
• extern (cu parteneri sau clienți);
• interne (între angajații aceleiași organizații).

Etapele întâlnirilor de afaceri

De obicei, orice întâlnire implică implementarea a patru etape obligatorii:

• clarificarea punctelor de vedere și a pozițiilor părților;
• discutarea si argumentarea punctelor de vedere exprimate. În această etapă apar de obicei conflicte și lupte de interese;
• ajungerea la un compromis, coordonarea pozițiilor, ajungerea la un acord asupra fiecărei probleme în discuție;
• analiza rezultatelor și implementarea acordurilor. Această etapă este îndepărtată de restul în timp.
  • asigurarea comunicarii profesionale intre specialisti din acelasi domeniu;
  • căutarea colectivă și dezvoltarea planurilor de lucru;
  • menținerea contactelor;
  • coordonarea acțiunilor, controlul proiectelor în derulare;
  • sprijinirea activității de afaceri.

Scopurile și obiectivele unei întâlniri de afaceri

Dar scopul principal este de a convinge partenerul să acționeze într-un anumit mod, să fie de acord cu cursul de acțiune propus.

Program și scenariu întâlnire de afaceri

Negocierile de succes necesită o pregătire atentă, care de obicei include rezolvarea problemelor organizaționale și pregătirea unui scenariu pentru întâlnirea în sine.

Primul grup de sarcini include elaborarea unei agende, alegerea orei și a locului întâlnirii, a numărului, componenței și competențelor participanților, a regulamentelor și a numărului de runde.

De obicei, compania încredințează pregătirea programului unui angajat special desemnat.

Programul trebuie să fie detaliat și să includă o listă clară de măsuri pentru a asigura:

• selectarea participanților din toate părțile;
• întâlniri sosiri, transfer, cazare;
• program alimentar și cultural și de divertisment;
• procesul de negociere în sine.

Programul trebuie să indice responsabilii pentru implementarea fiecărei etape. Acesta trebuie convenit cu toate părțile care participă la negocieri. Este important să se clarifice a cui va fi responsabilitatea să preia procesul-verbal al ședinței. Dacă se presupune un format internațional, este necesar să se clarifice întrebarea cine va trebui să furnizeze traducătorul.

Deoarece în timpul vizitelor de afaceri se obișnuiește să se organizeze nu numai comunicare oficială, ci și informală între părți (indiferent de natura oficială a evenimentului), programul ar trebui să includă o zi liberă destinată acestui lucru.

Traducător de engleză pentru o întâlnire de afaceri

Cel mai adesea, evenimentele de afaceri necesită traducere din/în engleză. Atunci când alegeți un traducător, trebuie să luați în considerare o serie de factori:

• cunoștințe de terminologie;
• având experiență în muncă similară;
• capacitatea de a naviga rapid în situații în schimbare;
• capacitatea de a traduce clar, rapid, consecvent.

Este mai bine să avertizați specialistul în prealabil despre subiectul întâlnirii și codul vestimentar adoptat la aceasta.

Prezentator la o întâlnire de afaceri

Sarcina lui este de a dirija cursul negocierilor. Acest lucru poate fi făcut de o singură persoană sau de o echipă. În primul caz, procesul de luare a deciziilor este simplificat - un angajat face totul și poartă întreaga responsabilitate.

În al doilea caz, probabilitatea de eroare este redusă - echipa poate include specialiști în diferite domenii. Dar condiția succesului este coerența activității sale, altfel adversarul poate folosi diferențele interne în propriile scopuri.

Rezultate, rezultate ale întâlnirii de afaceri

Un rezultat pozitiv al negocierilor necesită o repetare obligatorie a principalelor lor realizări. Acest lucru este necesar pentru ca toți participanții să realizeze ceea ce s-a realizat și să perceapă rezultatul negocierilor ca pe o realizare. De asemenea, va fi util să aranjați următoarea întâlnire.

Dacă rezultatele sunt negative, este important să poți părăsi corect contactul.

Caracteristicile întâlnirilor de afaceri cu clienții din Rusia

Este important ca străinii să țină cont de faptul că antreprenorii ruși preferă să negocieze într-un cadru informal, dar în același timp își evaluează cu atenție partenerul după aspect. Trebuie să fii pregătit pentru faptul că singurele negocieri nu vor da rezultate; vor fi necesare mai multe întâlniri. Pot fi utilizate atât canalele de comunicare oficiale, cât și cele personale. Oamenii de afaceri ruși sunt punctuali și nu le plac promisiunile goale.

Întâlniri de afaceri la expoziții

Întâlnirile de afaceri de la expoziție sunt cele mai profitabile, deoarece serviciile proprii ale evenimentului vă vor ajuta să negociați cu clientul, să planificați întâlnirea și să vă asigurați implementarea tuturor obiectivelor.

TsVK Expocentre organizează în mod constant expoziții tematice de diferite direcții, unde fiecare producător poate găsi noi parteneri și clienți.