Scrierea corectă a scrisorii. Instrucțiuni pentru scrierea unei scrisori de cerere

Există cerințe speciale pentru procesarea corespondenței trimise. Acest lucru se datorează faptului că este de natură informațională și de referință. Atunci când redactați o scrisoare de serviciu, merită să luați în considerare cerințele GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente” și utilizați formularele organizației. Pentru detalii, trebuie să consultați GOST R 6.30-2003 (de la 07/01/2018 va trebui să vă referiți la GOST R 7.0.97-2016). Acest lucru vă va permite să mențineți o structură clară a documentului și să mențineți stilul necesar de comunicare de afaceri, precum și să aranjați corect detaliile unei scrisori de afaceri.

Este important de reținut că GOST R 6.30-2003 (precum și GOST R 7.0.97-2016) este consultativ, iar organizațiile pot dezvolta ele însele foi cu antet pentru corespondența de afaceri. Respectarea acestui GOST este obligatorie numai pentru autoritățile executive federale.

Antetul documentului poate fi poziționat fie longitudinal, fie să aibă o poziție unghiulară (detaliile formularului scrisorii, numerele de telefon și adresele organizațiilor se află de obicei aici). Un exemplu de scrisoare cu un aranjament de colț de detalii este cea mai comună opțiune în munca de birou modernă.

Exemplu de formular de scrisoare cu detalii de colț

În partea de sus a documentului sunt indicate:

• data de;
• număr;
• referire la numărul de înregistrare și data documentului (dacă corespondența este un răspuns);
• titlul textului, exprimat într-o singură frază.

Antetul scrisorii de notificare se află sub numărul de înregistrare. Conține un apel către destinatar. NUMELE COMPLET. iar poziția destinatarului trebuie să fie situată în colțul din dreapta sus al documentului. Un mesaj către destinatar este scris în centru.

De la cine și către cine

Detaliile companiei expeditorului sunt cel mai adesea indicate pe antetul companiei. De asemenea, este necesar să se indice corect destinatarul corespondenței, cu alte cuvinte, detaliile destinatarului:

• Numele companiei;
• numele unității structurale căreia i se trimite corespondența de ieșire;
• pozitia destinatarului;
• numele și inițialele destinatarului;
• adresa poștală a organizației.

Exemplu de scrisoare pe antetul companiei

Este important de reținut că, dacă o scrisoare cu același conținut trebuie trimisă mai multor destinatari, atunci în primul rând este necesar să se indice adresa destinatarului principal și abia apoi a celorlalți.

De exemplu:

SRL „Elki-Palki”

Departamentul legal

Moscova, strada Zelenaya, 5

COPIE

către CEO

SRL „Sucursalele verzi”

Simakov V.A.

Saint Petersburg,

Strada Frunze, 3

Data și numărul

După ce documentul de ieșire a fost semnat, pe acesta este ștampilată o dată. Data poate fi în formatul 17.05.2018 sau 17 mai 2019. În cazurile în care data este indicată de mai multe ori într-un document, se recomandă păstrarea aceluiași stil de scriere.

Numărul de înregistrare este atribuit în conformitate cu sistemul de înregistrare a documentației de ieșire adoptat de organizație și numai după semnarea documentului. Numărul de înregistrare constă din numărul de ordine al documentului, care poate fi completat cu un index de caz sau litere.

Este important să rețineți că înregistrarea unui document de ieșire facilitează procesarea corespondenței atât pentru dvs., cât și pentru destinatar.

Când răspundeți la corespondența oficială primită, este necesar să completați detaliile „link către numărul de înregistrare și data solicitării”. În acest caz, scrisoarea de răspuns indică data și numărul mesajului primit. Acest lucru va asigura o procesare mai rapidă a corespondenței la compania destinatară.

Cine semnează

Corespondența oficială este semnată în principal de manageri, iar în cazul absenței acestuia de la locul de muncă - de adjuncții săi sau de alți funcționari care îndeplinesc atribuțiile managerului în timpul absenței sale.

Este important de menționat că corespondența de afaceri modernă este trimisă nu numai prin poștă, ci și prin telegraf, fax și e-mail.

Trebuie să indice artistul?

În ciuda faptului că fiecare mesaj de afaceri este semnat de șeful companiei sau de oficialii săi autorizați, corespondența în sine este condusă de un angajat obișnuit, adică de executiv. Numele și informațiile sale de contact sunt pe care le indicăm în această parte.

Informațiile despre artist sunt întotdeauna situate în partea de jos, în ultimele rânduri. Numele complet, patronimul și prenumele angajatului sunt scrise, cu numărul de telefon de contact pe o nouă linie și chiar mai jos - adresa sa de e-mail. Lăsăm fontul același.

Există o ștampilă?

Scrisorile nu sunt de obicei ștampilate, dar dacă corespondența trimisă este de natură oficială, emisă pe antetul organizației și este destinată să intre în relații juridice cu cineva sau cu o altă organizație și să fie responsabilă pentru toate pozițiile exprimate în scrisoare, conducerea poate dori să adauge detalii suplimentare sub forma unui sigiliu.

În activități comerciale și civile, este adesea necesar să contactați oficialii.

Fiecare cerere trebuie să fie în scris. Scrisorile oficiale sunt trimise într-o mare varietate de ocazii. Aceasta ar putea fi: o cerință de a efectua o plată, o solicitare de a furniza produse fără plată, o cerere de rambursare a datoriei și așa mai departe.

Formularele speciale nu se aplică cererilor oficiale. Legislația Federației Ruse impune scrisul gratuit. Dar, pe lângă aceasta, există norme general acceptate. Utilizarea lor face posibilă aplicarea statutului juridic scrisorilor. Lipsa condițiilor și atributelor necesare nu permite ca acestea să fie considerate corespondență oficială.

Prin urmare, înainte de a contacta oficial destinatarul, trebuie să vă familiarizați cu mostre și exemple gratuite. Acestea pot fi obținute folosind link-urile de mai jos acestei publicații. Acest articol explicativ poate servi ca un bun ajutor atunci când scrieți.

Structura și atributele scrisorilor oficiale

Corespondența oficială se realizează pe coli A4. Mai mult, pentru companii (persoane juridice) se folosește un antet de companie. Presupune deja prezența informațiilor de identificare a înregistrării.

Această cerință nu elimină necesitatea unui „cap”. Este scris în sectorul din dreapta sus al foii. Indică numele organizației destinatare și al oficialului. De asemenea, este posibil să scrieți în el numele întreprinderii, departamentului, managerului, expeditorului.

Opus la stânga este un loc pentru a face marcaje de ieșire/primire. Acestea conțin numărul, data și orașul. În consecință, cel de ieșire este stabilit de expeditor, iar cel de intrare - de către destinatar. Pentru destinatar, o cerință necesară este să indice funcția și persoana care înregistrează documentul.

Urmează (mai jos) textul în sine. Pentru unele litere este posibil să scrieți un titlu (opțional). Sub text trebuie să indicați numele complet al funcției persoanei autorizate, numele său de familie, prenumele, patronimul, numărul de telefon de contact, detaliile interpretului (dacă este de așteptat). Semnătura persoanei împuternicite este plasată vizavi de aceste date. Această semnătură este certificată de sigiliul organizației expeditoare.

Discursul și modul de a scrie scrisorile

Deoarece se ia în considerare corespondența oficială, se presupune că discursul este unul de afaceri. Adică, textul nu trebuie să conțină expresii literare (comparații, metafore, alegorii). Trebuie înțeles că cel care a primit cel mai probabil mesajul nu are suficient timp pentru a citi fraze literare inutile.

Structura textului unei scrisori oficiale este considerată a fi următoarea: la început există o parte informațională. Descrie relația dintre expeditor și destinatar. Mai departe în text este necesar să descriem esența problemei.

Descrierea trebuie să fie concisă și susținută de date de încheiere, cifre și dovezi.

După aceasta, este necesar să se propună desfășurarea dorită a evenimentelor care vizează rezolvarea problemei.

Mai jos este un formular standard și o mostră de scrisoare oficială, a cărei versiune poate fi descărcată gratuit.

Scrisorile au fost scrise din timpuri imemoriale și continuă să fie scrise până în zilele noastre. Ele servesc ca instrument de comunicare între oameni, ajutând la transmiterea clară a esenței interlocutorului, care a fost motivul pentru care a scris-o. În acest articol ne vom uita la mai multe tipuri de corespondență de afaceri și vom învăța cum să compunem corect scrisori de afaceri.

Pentru a compune corect orice scrisoare de afaceri, trebuie să fii capabil să enunți clar esența acesteia și să o structurezi corect. Corespondența de afaceri se desfășoară pe hârtie cu antet aprobată de companie, cu propria dvs. siglă și adresă. În colțul din dreapta sus, completați un antet constând din funcția și numele șefului companiei destinatare. La sfârșitul antetului sunt scrise scurte informații despre expeditor. Următoarea etapă a scrierii unei scrisori este scrierea unei contestații. Poate suna diferit în funcție de gradul de familiaritate cu destinatarul. Dacă îl cunoști personal, atunci îi poți adresa astfel: „Dragă Serghei Yuryevich!” Dacă destinatarul este un străin, adresa poate arăta astfel: „Stimate domnule Ivanov!” Trebuie avut în vedere că în aceste cazuri este inacceptabil să se abreviere cuvântul dl sau să se pună inițiale în locul numelui și prenumelui. A transmite esența scrisorii într-o formă concisă este sarcina preambulului. Cel mai adesea constă dintr-un singur paragraf. După ce a citit preambulul, destinatarul ar trebui să aibă deja o scurtă înțelegere a conținutului scrisorii. După aceasta, începe textul principal, care conține mai multe paragrafe. Textul ar trebui să exprime succint gândurile dumneavoastră despre situație. Este recomandabil ca textul principal să nu depășească patru paragrafe. Scrisoarea trebuie să se încheie cu o concluzie, care rezumă pe scurt rezultatele scrisorii, pune o dată și o semnătură care indică numele și poziția expeditorului. În funcție de motivul redactării contestației, uneori este oportun să îl încheiați cu cuvintele: „Cu stimă!”, „Cu speranța unei cooperări ulterioare” etc. Unul dintre tipurile comune de scrisori de afaceri este scrisoarea de garanție. În textul său principal, autorul garantează îndeplinirea uneia sau alteia promisiuni, anunță data limită pentru îndeplinirea garanțiilor și stabilește cuantumul penalității pe care va trebui să o plătească în caz de încălcare a obligațiilor de garanție.

Poate fi descărcat aici.

Scrisorile de recunoștință sunt și ele un tip de afacere, dar deja din categoria personalului. Acestea pot fi emise pe antet al companiei sau pe o felicitare. Textul principal ar trebui să includă felicitări adresate destinatarului, indicând evenimentul care a dat naștere scrisorii și enumerând realizările remarcabile ale destinatarului.

Pe site-ul nostru.

Scrisorile de recomandare sunt scrise cel mai adesea pentru un angajat al unei întreprinderi în numele managerului. Acestea conțin informații despre cele mai bune calități ale angajatului, meritele și realizările acestuia. De obicei, în astfel de scrisori, angajatorul anterior este gata să garanteze pentru angajatul său viitorului angajator.

Descarcă aici.

Nu numai organizațiile trebuie să conducă corespondența de afaceri. Când cauți un loc de muncă, trebuie să respectați și eticheta în afaceri. Solicitantul trebuie să fie capabil să compună corect un CV și o scrisoare de intenție, în care să fie scrisă o scurtă adresă către angajator, indicând sursa de informații despre postul vacant dorit, numele solicitantului și numărul de telefon al acestuia.

Corespondența electronică a fost și rămâne întotdeauna principala metodă de comunicare în lumea afacerilor. O scrisoare corect compusă este deja jumătate din succes. Dar nu toată lumea poate scrie astfel de scrisori. Uneori, când citiți o scrisoare cu o propunere de afaceri, nu devine complet clar ce anume vor să vă ofere, ce beneficii veți obține din aceasta și de ce v-ați petrecut chiar și timp citind și înțelegând această scrisoare.

Capacitatea de a scrie scrisori corecte și persuasive vine cu practică. Și este bine când experiența acumulată este împărtășită, permițând astfel altor oameni să nu calce pe aceeași greblă. Jeffrey James, autorul cărții Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts, oferă sistemul său simplu în 6 pași pentru a scrie scrisori persuasive.

Drepturi de autor Shutterstock

1. Ai întotdeauna o idee clară despre ce vei scrie.

Scopul principal al scrisorii este de a determina destinatarul să ia o anumită decizie. Prin urmare, înainte de a începe să compui o scrisoare, întreabă-te din nou ce vrei mai exact de la destinatar? Ce decizie ar trebui să ia după ce a citit scrisoarea dumneavoastră?

În acest caz, incertitudinea este inamicul tău. Cu cât scopul tău este mai clar, cu atât scrisoarea ta va fi mai convingătoare.

2. Începeți scrisoarea cu concluzia dvs.

Concluzia ta este o declarație a deciziei pe care destinatarul ar trebui să o ia pe baza conținutului scrisorii tale.

La școală am fost învățați să începem întotdeauna cu o introducere. În cazul scrierii unor scrisori persuasive, această afirmație este incorectă. În lumea afacerilor, toată lumea este prea ocupată pentru a-ți aprecia abilitățile literare. Prin urmare, trebuie să ajungeți direct la subiect.

De exemplu, doriți să obțineți permisiunea șefului dvs. pentru a instala o sală de sport într-unul dintre sediile companiei dvs.

Gresit:

„Jim,
După cum știți, absenteismul angajaților este o problemă majoră în acest moment, care are un impact financiar destul de semnificativ atât asupra companiei noastre, cât și asupra altor companii din industria noastră... bla, bla, bla... Așa că ar trebui să luăm în considerare alocarea de bani pentru aranjarea unui sala de sport la sediul principal al companiei noastre.”

Dreapta:

„Jim,
Vreau să aprobi instalarea unei săli de sport în biroul nostru.”

3. Împărțiți-vă argumentele în mai multe paragrafe ușor de digerat.

Pentru ca argumentele care susțin ideea dvs. să fie ușor de citit și de înțeles, împărțiți-le în mai multe paragrafe.

Gresit

„Conform unui raport guvernamental recent, grupurile de activitate fizică sunt extrem de importante, chiar dacă puține companii demonstrează angajamentul de a recompensa angajații în acest fel. Multe firme identifică astfel de grupuri ca active subevaluate, dar nu au un plan de a introduce astfel de grupuri în această industrie, chiar dacă fitness-ul este strâns legat de succesul corporativ și personal. Cred că, dacă nu vom introduce astfel de grupuri fizice în compania noastră, vom rămâne cu mult în urma concurenților noștri.”

Dreapta

„Sala de sport din birou vă va permite să:
- reducerea absenteismului
- cresterea productivitatii generale"

4. Susține fiecare argument cu dovezi.

Dacă scrieți o scrisoare constând din argumente solide, aceasta poate fi percepută ca o părere personală solidă și nimic mai mult. Fiecare argument are nevoie de dovezi. Altfel, cum poți înțelege că funcționează cu adevărat?

Gresit

„A avea o sală de sport la birou va fi soluția potrivită, deoarece oamenii vor prefera să meargă la serviciu decât să stea acasă. De asemenea, va ajuta la reducerea bolilor generale la birou.”

Dreapta

„Reducerea absenteismului. Potrivit unui sondaj realizat de Institutul Național de Sănătate a 1.000 de companii care au săli de sport la fața locului, absenteismul angajaților în aceste companii este cu 20% mai mic decât în ​​acele companii care nu au astfel de echipamente.

5. Repetați concluzia ca un îndemn la acțiune.

La sfârșitul scrisorii, repetă din nou concluzia enunțată chiar la început. Abia acum ca un apel la o acțiune specifică. În acest fel, îl conduci pe destinatar la o concluzie specifică pe care ar trebui să o tragă după ce a citit scrisoarea ta. Acest apel ar trebui să fie simplu și specific.

Gresit

„Vom fi foarte recunoscători dacă susțineți acest proiect.”

Dreapta

„Dacă răspundeți da la această scrisoare, voi iniția procesul imediat.”

6. Indicați beneficiul în linia de subiect al e-mailului

Linia de subiect dintr-un e-mail este aproape cea mai importantă parte. Deoarece ar trebui să anticipeze subiectul principal al scrisorii și să pună destinatarul în starea de care aveți nevoie. Și de aceea ar trebui să o completezi ultimul, după ce ai scris toate argumentele și dovezile care susțin concluzia ta principală.

În mod ideal, subiectul scrisorii ar trebui să îndeplinească două sarcini importante: să-l intereseze atât de mult pe destinatar încât acesta să deschidă și să citească scrisoarea; și ar trebui să transmită mesajul pe care doriți să-l transmiteți destinatarului.

În cele mai multe cazuri, cel mai bun mod de a îndeplini ambele sarcini simultan este să scrieți despre beneficiile care vor veni din luarea deciziei pe care o doriți.

Gresit

„Impactul asupra sănătății angajaților al programului de echipare a sălilor de sport în birouri”

Dreapta

„Cum putem reduce absenteismul angajaților?”

Ma intereseaza parerea ta. Cum ați reacționa la ambele opțiuni și ce reguli urmați atunci când compuneți astfel de scrisori?

16Aprilie

Buna ziua! În acest articol vom vorbi despre scrisorile de afaceri.

Astăzi vei învăța:

1. De ce corespondența de afaceri nu și-a pierdut relevanța;
2. Ce tipuri de scrisori comerciale există și cum sunt formatate;
3. Cum să scrii corect o scrisoare de afaceri.

Acum în afara ferestrelor noastre este vremea înaltei tehnologii și a internetului. Dar corespondența de afaceri nu și-a pierdut importanța și relevanța, pur și simplu s-a mutat în alte media. Să vorbim astăzi despre motivul pentru care este important să poți compune și formata scrisori de afaceri.

De ce ai nevoie de corespondență de afaceri?

În primul rând, aceasta este o oportunitate de a face schimb de opinii, sugestii și gânduri cu angajații sau partenerii de afaceri. Cu ajutorul corespondenței, ei formulează plângeri, solicitări și clarifică neînțelegerile dintre companii.

Corespondența de afaceri este unul dintre tipurile de corespondență oficială.

Diferențele dintre scrisorile de afaceri și altele

Principalele diferențe sunt următoarele:

• Stilistica prezentării;
• Vocabular care nu permite exprimarea clară a emoțiilor;
• Realizat pe antetul oficial al companiei;
• Fontul nu este prea mic, dar nici mare și este același pe tot textul;
• Rareori ocupă mai mult de 1 pagină;
• Prezența unui lanț oficial strict de comandă.

Tipuri de scrisori de afaceri

Toate scrisorile de afaceri pot fi împărțite în mai multe grupuri. Ne vom opri asupra fiecăruia mai în detaliu și vom oferi o scurtă descriere.

Scrisori la care nu trebuie răspuns.

• Scrisoare de garantie;
• Însoțitor;
• informativ;
• Scrisoare de avertizare;
• Scrisoare de reamintire.

Scrisori care necesită un răspuns.

• Recurs;
• Oferi;
• Cerere;
• Cerinţă;
• Petiţie.

Scrisori necomerciale.

• Scrisoare de invitație;
• Scrisori care exprimă condoleanțe;
• Scrisori care exprimă recunoștință;
• Scrisori care informează despre ceva;
• Scrisori care conțin recomandări;
• Scrisori de garanție;
• Scrisori care confirmă că bunurile au fost primite, serviciul a fost prestat și așa mai departe;
• Scrisori de felicitare cu diverse ocazii;
• Scrisoare de cerere;
• Scrisori de instrucțiuni;
• Scrisori de intenție.

Scrisori comerciale.

Ele sunt utilizate de obicei înainte de încheierea unui acord, precum și pe durata valabilității contractului.

Acestea includ:

• Scrisori de răspuns la întrebări;
• Solicitare directă;
• – o scrisoare în care se propune efectuarea unei tranzacții sau încheierea unui acord;
• Revendicare;
• Aducere aminte;
• O scrisoare care conține un avertisment cu privire la încetarea acordurilor sau necesitatea îndeplinirii obligațiilor etc.

Dacă vorbim despre clasificarea după structură, există 2 tipuri de scrisori comerciale:

• Conținând textul autorului și scris în formă liberă;
• Compilat după un model strict.

De către destinatar.

• Circulară – o scrisoare care este trimisă mai multor destinatari;
• Regular – trimis către un destinatar în numele unei persoane;
• Colectiv – trimis către un destinatar, dar de la mai multe persoane.

Scrisorile sunt, de asemenea, împărțite în funcție de forma în care au fost trimise:

• Trimis ca mesaj de fax;
• Trimis prin email;
• Cele trimise în plicuri obișnuite.

Există tipuri de scrisori care, din motive etice, ar trebui mai degrabă scrise de mână decât dactilografiate. Acest lucru este valabil pentru condoleanțe și felicitări.

Secretele unui design corect

Textul scrisorii este împărțit în părți introductive, principale și finale. Sunt conectate logic între ele. Partea introductivă include circumstanțele care au condus la crearea scrisorii, iar partea principală reprezintă conținutul în sine. Partea finală rezumă rezultatele, care exprimă cererea, refuzul etc.

În general, corespondența de afaceri cu toată responsabilitatea poate fi numită o artă, deoarece este necesar să înveți cum să o conduci corect, cu respectarea tuturor cerințelor. La urma urmei, cel mai adesea ne gândim doar la informațiile prezentate clar și uităm de faptul că scrisoarea poate fi considerată chipul companiei.

Stilistică.

Fiecare scrisoare este păstrată într-un stil de afaceri strict, folosind mijloace de vorbire caracteristice documentelor oficiale.

Cerințe pentru prezentarea informațiilor.

Toate informațiile conținute în scrisoare sunt prezentate după cum urmează:

• Adresat, destinat unei anumite persoane;
• Toate informațiile trebuie să fie actuale la data scrierii;
• De încredere;
• Imparţial;
• Raționat;
• Cât de complet posibil, astfel încât pe baza ei să se poată lua o decizie.

Formă.

În primul rând, scrisoarea este întocmită pe antet care este proprietatea companiei.

• Pentru a scrie o scrisoare de afaceri se folosesc foi de dimensiune A4;
• Marginea din stânga a formularului trebuie să fie de cel puțin 3 cm, deoarece după ceva timp vor fi trimise la dosar;
• Sunt indicate numele companiei, adresa legală și reală a acesteia și adresa de e-mail;
• Este mai bine să folosiți fontul standard Times New Roman, dimensiunea 12. Este cel mai optim și este ușor de citit;
• Este permisă întocmirea scrisorilor de afaceri fără a utiliza antet, dar atunci trebuie totuși să furnizați informațiile din formular.

Dacă scrisoarea tratează tranzacții mari legate de finanțare sau informații confidențiale de altă natură, nu se recomandă trimiterea unor astfel de scrisori prin fax sau electronic. Este mai bine la modă veche, într-un plic obișnuit de hârtie.

Numerotare.

Dacă litera este formată din mai multe pagini, atunci acestea sunt numerotate începând cu a doua. Numerele sunt marcate în partea de sus în mijloc cu cifre arabe. Nu există puncte lângă număr.

Împărțirea în părți.

Aceasta înseamnă împărțirea scrisorii în paragrafe. Textul nu ar trebui să curgă într-un flux continuu, altfel pur și simplu nu va fi perceput. Datorită împărțirii în paragrafe, puteți vedea unde se termină un gând și unde începe altul.

Disponibilitatea corecțiilor.

Nu este recomandabil să permiteți corecții, greșeli de scriere sau ștergeri. Scrisoarea trebuie scrisă corect, iar textul trebuie tipărit la intervale de 1,5 - 2.

Detalii folosite.

Vom indica doar cele principale, deoarece am vorbit deja pe scurt despre ele puțin mai devreme:

• Dacă întreprinderea este deținută de stat, se folosește stema Federației Ruse. Este situat la mijlocul formularului oficial;
• Numele complet al companiei;
• Numere de fax și telefon;
• Numarul contului bancar;
• Destinatar - iar numele firmei destinatare se foloseste in cazul nominativ; pentru a indica functia si prenumele destinatarului se foloseste cazul dativ;
• Dacă destinatarul are o diplomă sau un titlu academic, indicați-l înaintea numelui de familie al persoanei;
• Orice detalii sunt scrise pe un rând nou și cu majuscule.

Scrisoare de afaceri după o întâlnire

Ai avut o întâlnire de afaceri, era o perspectivă pentru. Vom discuta în continuare cum să reflectăm acest lucru într-o scrisoare.

1. În primul rând, la începutul scrisorii, referiți-vă la data și ora comunicării dvs. cu potențialul partener, chiar dacă au trecut câteva zile de la întâlnire.
2. Evitați greșelile sau frazele excesiv de complexe: păstrați scrisoarea scurtă și clară, dar în așa fel încât destinatarul să vrea să o citească.
3. Menționați despre ce a fost conversația. De exemplu: " Am discutat cât ar costa o vază în stil venețian.”
4. Asigurați-vă că destinatarul scrisorii își exprimă opinia cu privire la subiectul întâlnirii.
5. Indicați o oră în care puteți comunica prin telefon sau vă puteți întâlni personal.
6. Spuneți destinatarului că așteptați cu nerăbdare să lucrați cu el: „ Aștept cu nerăbdare relații de afaceri viitoare cu dvs«.
7. Încheiați scrisoarea cu următoarea expresie sau cu o expresie similară: „ Cele mai bune urări pentru tine...».

Scrisori de afaceri electronice

Este imposibil să ignorăm cerințele pentru proiectarea lor, deoarece acum din ce în ce mai multe scrisori sunt emise în formă electronică, mai degrabă decât în ​​formă de hârtie. La urma urmei, este secolul 21.

Pregătirea unei scrisori de afaceri electronice nu este dificilă; cerințele de formatare sunt identice cu scrisorile tradiționale. Singurul lucru este că o astfel de scrisoare ar trebui să aibă întotdeauna un titlu (sau linie de subiect), astfel încât pur și simplu să nu se piardă în fluxul documentației.

În plus, atunci când se răspunde la o astfel de scrisoare, este mai bine să nu schimbi subiectul scrisorii, astfel încât vei înțelege rapid ce se spune dacă primești o mulțime de e-mailuri.

De asemenea, nu trebuie să utilizați software de ultimă generație atunci când creați atașamente la astfel de scrisori; este departe de a fi un fapt că destinatarul dvs. are același lucru. Dacă nu este acolo, scrisoarea pur și simplu nu se va deschide.

Nu folosiți emoticoanele atunci când scrieți o scrisoare de afaceri electronic. Tehnologia este grozavă, dar păstrați-o ca în afaceri când scrieți.

Care este termenul limită pentru a răspunde la o scrisoare?

Dacă scrisoarea este clasificată ca necesitând un răspuns, atunci când să răspundeți depinde de informațiile conținute în scrisoare:

• Dacă primiți o solicitare, vă rugăm să confirmați că a fost primită în următoarele trei zile de la primire. Iar răspunsul final poate fi dat într-o lună;
• Dacă vorbim de condoleanțe, acesta poate fi transmis în termen de zece zile de la întâmplarea tristă;
• Este permis să trimiteți felicitări în termen de 8 zile din momentul în care ați aflat despre data specială;
• Dacă vorbim despre regulile generale ale bunelor maniere, atunci este mai bine să răspundem la scrisori în termen de șapte zile.

Cum se scrie o scrisoare de afaceri: într-un limbaj simplu despre lucruri complexe

Distingeți între o scrisoare de afaceri și corespondența personală. Am vorbit deja de mai multe ori astăzi despre care sunt aceste diferențe, nu trebuie să uităm de ele. Acum să ne uităm la scrierea unei scrisori pas cu pas.

Etapa 1. Indicăm destinatarul.

În colțul din dreapta sus al formularului scriem numele de familie, inițialele și funcția persoanei căreia îi adresăm scrisoarea. Dacă destinatarul este o organizație, indicați adresa legală a acesteia.

Etapa 2. Recurs.

Il asezam in mijlocul formei. Se desfășoară într-o manieră respectuoasă, fără abrevieri sau ștersături.

Exemplu: Dragă (nume, patronimic)! De asemenea, se poate adresa destinatarului prin indicarea funcției sale. Dar atunci când te adresezi unei persoane pe nume, reduce stresul psihologic și indică faptul că relația de afaceri este stabilă și stabilită.

Etapa 3. Declarație de scop.

Explicați scopul scrisorii, esența ei și ideile principale. Această parte este cea principală. Scrieți despre ceea ce doriți să spuneți, care este motivul apelului dvs. Dar nu uitați de stilul oficial și neutru.

Etapa 4. Efectuarea de propuneri și recomandări.

Aproape orice scrisoare de afaceri implică faptul că destinatarul va răspunde la aceasta. În general, acest lucru nu este cerut doar de scrisorile cu caracter informativ. Prin urmare, nu descrieți doar problema, ci și sugerați cum poate fi rezolvată.

Dacă depuneți o plângere, cereți să fie luate anumite măsuri; dacă vă oferiți să cooperați, spuneți-ne ce opțiuni sunt disponibile.

Mai simplu spus, cel care primește scrisoarea trebuie să vadă că nu doar că vrea ceva de la el, ci și să înțeleagă cum se poate realiza acest lucru.

Cum să închei o scrisoare de afaceri

O scrisoare de afaceri trebuie scrisă perfect. Dacă regulile de scriere nu sunt respectate, aceasta poate afecta negativ reputația companiei în ansamblu. Prin urmare, acum propunem să ne oprim mai în detaliu asupra designului părții finale a unei scrisori de afaceri.

La sfârșitul scrisorii, rezumați tot ce s-a discutat mai devreme. Dar nu ar trebui să vă întindeți concluziile în 10 propoziții; la urma urmei, concizia și concizia sunt apreciate în scrisorile de afaceri. Este mai bine să te limitezi la fraze simple.

Vom baza finalul pe 2 indicatori: ar trebui să fie cât mai politicos și corect posibil. Există diferite opțiuni pentru cum să-l construiți.

Aici sunt cateva exemple:

• Vă mulțumim pentru atenție sau ajutor: Mulțumesc! (Dă-mi voie să-ți mulțumesc...);
• Exprimați-vă speranțele pentru viitor: Sperăm într-o cooperare reciproc avantajoasă (Sperăm să primim un răspuns în viitorul apropiat...);
• Puteți construi o frază pentru a asigura destinatarul de ceva: Am fi bucuroși să cooperăm cu dumneavoastră;
• A face o cerere: Vă rugăm să raportați rezultatele;
• Ne cerem scuze pentru orice inconvenient cauzat: Îmi cer scuze pentru întârzierea neașteptată a plății pentru material.

Cum să-ți ia rămas bun de la destinatar.

În ciuda faptului că corespondența este oficială, vă puteți lua rămas bun în diferite moduri.

Iată câteva opțiuni:

• Cu respect pentru tine...;
• Cu urări de succes...;
• Cele mai bune gânduri…

Semnăm corect.

Când semnați scrisoarea, indicați funcția, prenumele și prenumele. Dacă te îndoiești de oportunitatea unei expresii precum: „ Cu stimă" - doar nu-l folosi.

Îți poți indica contactele, numărul de telefon suplimentar sau adresa de e-mail în semnătură, astfel încât să-i demonstrezi destinatarului că ești gata să comunici și să cooperezi cu el.

În următoarea parte a articolului nostru, aș dori să vorbesc despre scrisorile de afaceri către Limba engleză.

Scrisori de afaceri în engleză

Nu există o formă reglementată pentru alcătuirea unor astfel de scrisori. Totul va depinde de scopul scrisorii și de cine este destinatarul acesteia. Iată câteva scurte recomandări pentru redactare.

Data scrierii.

Dacă scriem în SUA, atunci când indicăm data punem mai întâi luna, apoi ziua și numai apoi anul. Dacă în Marea Britanie, data este introdusă ca în Federația Rusă. În acest caz, scrieți luna cu litere pentru a evita confuziile.

Detalii despre destinatar.

• Dacă îi scrii unui bărbat, contactează-l astfel: domnul (introduceți numele de familie);
• Dacă o femeie căsătorită: Doamna (introduceți numele de familie);
• Pentru o doamnă necăsătorită: Domnișoară (indicați numele de familie);
• Dacă nu cunoașteți statutul doamnei: Dna (introduceți numele de familie).

Specificarea adresei.

Comanda este opusă celei acceptate în Federația Rusă: birou, număr de locuință, numele străzii, codul poștal, numele statului (dacă este scris în SUA), numele județului și numele țării (dacă este scris în Marea Britanie).

Cum să contactați destinatarul.

Apeluri standard:

• Draga doamna;
• Stimate domn;
• Draga domnule sau doamna;
• Stimata doamna;
• Dragă.

După adresă punem virgulă (dacă scriem în Marea Britanie) sau două puncte (dacă scriem în SUA). Nu este obișnuit să puneți semnul exclamării.

Subiect.

Asigurați-vă că indicați subiectul scrisorii, la fel ca în Federația Rusă.

Textul principal.

Împărțiți-l în paragrafe. Sau scrieți fiecare propoziție pe un rând nou.

Cum să-ți spui la revedere.

De exemplu, așa: „ Vă mulțumim pentru ajutor, rămânem cu adevărat ai Dvs.”– Mulțumesc, devotatul meu..., deși poate mai puțin formal.

Înregistrarea semnăturii.

Ne punem semnătura sub paragraful de rămas bun, indicăm numele și prenumele, numele companiei și funcția.

Proiectarea aplicatiilor.

Dacă anexați vreun document, vă rugăm să indicați acest lucru la sfârșitul scrisorii: „ Enc."și enumerați aplicațiile.

Ce să scrieți cu majuscule.

• Nume și inițiale;
• Numele companiilor;
• Numele orașelor, statelor etc.;
• Orice cuvinte care indică poziția ocupată;
• Primele cuvinte de rămas bun;
• Adrese de deschidere.

Înainte de a încheia conversația, iată câteva exemple de scrisori de afaceri în rusă și engleză.

Exemple de scrisori de afaceri în rusă și engleză

Concluzie

Pentru a rezuma, aș dori să spun că o scrisoare de afaceri este un instrument de comunicare în orice domeniu de activitate. Dacă este scris corect, cu siguranță vă va prezenta compania într-o lumină pozitivă.

Pe de altă parte, o scrisoare scrisă neglijent și cu erori poate distruge complet cea mai promițătoare afacere. Scrieți corect scrisorile și am încercat să vă spunem cum să o faceți.