Eșantion de scrisoare oficială de recurs. Cum să scrii corect o scrisoare

încerci, scrii, selectezi cuvintele necesare - și totul este inutil! Un potențial partener sau investitor nu deschide scrisoarea dvs. de afaceri sau o răsfoiește fără să se obosească măcar să răspundă. Situație comună? În noul nostru articol vă spunem cum să conduceți corect corespondența de afaceri și ce să scrieți într-o scrisoare, astfel încât să fie citită până la sfârșit.

Pentru cine este acest articol?

Să observăm imediat: vorbim de e-mailuri. Dacă altcineva folosește poșta obișnuită, vă asigurăm că regulile sunt aceleași. În principiu, toate aceste reguli se aplică mailingurilor obișnuite, despre care am scris deja. Acum vorbim în special despre corespondența de afaceri. Daca tu:

• un antreprenor care comunică cu oameni importanți pentru afacere;
• un angajat care scrie unui șef sau viitorului management;
• o persoană care este interesată de elementele de bază ale etichetei pe internet și ale psihologiei umane - atunci nu ezitați să o citiți, va fi interesant.

Caracteristicile corespondenței de afaceri

• prezentare lină, calmă – a nu se confunda cu limbajul birocratic sec;
• comunicarea este strict la obiect - pentru a transmite anumite informatii destinatarului;
• volum mic - o coală A4 este mai mult decât suficientă;
• respect pentru subordonare, fără familiaritate. În cazuri speciale, atunci când se dezvoltă o relație informală, nefuncțională, cu destinatarul unei scrisori de afaceri, desigur, această regulă poate fi neglijată. Dar aceasta nu va mai fi o scrisoare complet de afaceri, ci una prietenoasă, ești de acord?
• O scrisoare scrisă pe antetul companiei oferă o credibilitate deosebită. Trebuie să conțină un logo și un nume, detalii și informații de contact și adresa site-ului web.

Tipuri de scrisori de afaceri

1. Informații. Astfel de scrisori nu necesită un răspuns - le scrii pentru a-i spune destinatarului despre unele informații. De exemplu, deții un magazin online și anunță că mâine este ultima zi de reduceri. Sau că prețurile se schimbă. Există multe tipuri de scrisori de informare: ele pot declara intenții, pot aminti despre un eveniment important, pot confirma livrarea și primirea mărfurilor și așa mai departe.

2. Scrisori de cerere. Cât de des trebuie să le scrie antreprenorii, în special cei începători! Acestea sunt apeluri către investitori cu o cerere de sponsorizare a proiectului tău cool, nenumărate oferte de cooperare, diverse tipuri de solicitări pentru a afla, de exemplu, anumite informații.

3. Post-scrisori - ceva care uneori trebuie scris după o întâlnire cu destinatarul. În această scrisoare, amintiți-vă subiectul principal al întâlnirii dvs., exprimați-vă atitudinea față de acesta, subliniați că doriți să continuați cooperarea și oferiți opțiunea pentru momentul și locul următoarei întâlniri.

4. Garantie. Dacă ați convenit deja asupra cooperării, poate fi în curând nevoie de acest tip de scrisori. În ele garantezi că îți vei îndeplini obligațiile: vei face munca la timp, vei plăti serviciul, vei livra marfa la timp și așa mai departe.

5. Scrisorile de serviciu sunt aceleași pe care orice companie le trimite și le primește în fiecare zi. Aceasta este corespondența cu partenerii și clienții: încheierea de contracte, discuții și negocieri, familiarizarea cu lista de prețuri și catalogul de produse, memento-uri despre întâlniri - procese de lucru de rutină.

6. Scrisori de reclamație – da, așa se întâmplă. Ele sunt de obicei scrise atunci când o parte este nemulțumită de acțiunile celeilalte. Și nu doar acțiuni, ci și responsabilități consacrate în contract. De exemplu, Vasya a încheiat un acord cu furnizorii de mărfuri, iar ei, astfel de ridichi, întârzie în mod constant termenele limită. Sau și-a cumpărat o mașină, dar s-a stricat.

7. Scrisorile non-muncă sunt mesaje care nu au legătură directă cu activitățile tale. Acestea sunt felicitări, mulțumiri pentru muncă și chiar condoleanțe - totul se întâmplă în viață.

1. Titlu. Alcătuirea antetelor de e-mail este o știință. Am vorbit mai multe despre tehnicile secrete în articol. Pe scurt, titlurile scrisorilor de afaceri ar trebui să fie cât mai utile destinatarului.

Provocațiile și umorul sunt puțin probabil să fie potrivite aici: scriem unor oameni serioși, vă amintiți? Dacă ajungeți să cunoașteți persoana mai bine, atunci puteți încerca, dar deocamdată este mai bine să nu riscați.

1. Introducere. La fel ca o scrisoare obișnuită, o scrisoare de afaceri începe cu o introducere sau un preambul. În ea salutați și spuneți însăși esența, carnea. Economisiți timpul destinatarului: spuneți-i imediat ce aveți nevoie de la el. „Eu, Vasya Pupkin, am venit cu un startup cool în domeniul marketingului pe Internet (construcții, frumusețe, industrie, auto – în funcție de domeniul tău de activitate) și vă rog să vă familiarizați cu acesta și să îl susțineți financiar. Principala greșeală în această etapă este să vă lăsați gândurile să rătăcească, să bolborosească și să nu ajungeți la miezul problemei.
2. Partea principală aici totul este simplu: spuneți în detaliu care este ideea dvs., prezentați fapte și argumente care îl pot interesa pe destinatar. Dacă ne întoarcem la Vasya și startup-ul său, el ne va explica care este esența acestuia, beneficiile și beneficiile pentru umanitate în general și pentru destinatarul scrisorii în special. El va oferi cifre și fapte, opinia publicului țintă și opinia experților. Noi credem în Vasya, el o poate face!
3. Cel mai important. Dacă întrebi, întreabă din nou. Dacă întrebi, pune întrebarea clar și specific. Dacă sperați în cooperare, formulați din nou propunerea în mod clar. Și toate acestea în câteva rânduri.
4. Concluzie. Vă mulțumim pentru atenție și exprimați-vă speranța că destinatarul vă va răspunde sau va întreprinde o altă acțiune necesară. Utilizați un îndemn la acțiune ca în vânzarea textelor sau .
5. Furnizați datele dvs.: numele complet, persoanele de contact, numele organizației și detaliile acesteia.
6. Fișiere atașate. Acest lucru este adesea uitat, dar în zadar. Mulți oameni consideră că este mai ușor să evalueze informațiile vizuale decât doar literele și liniile. Atașați scrisorii fotografii pentru cea mai completă imagine a subiectului scrisorii, atașați documentele necesare pentru a asigura destinatarului solvabilitatea și seriozitatea intențiilor dumneavoastră.

Cele mai frecvente greșeli în scrisorile de afaceri

1. Nu saluta. Da, mii de oameni politicoși și educați din anumite motive uită să spună bună, începând o scrisoare cu cuvintele „Dragă...” Desigur, este frumos să fii respectat, dar nimeni nu a anulat vreodată un simplu salut uman.
2. După cum s-a spus deja, a răspândi un gând, adică un gând, de-a lungul copacului. Dacă sari de la un lucru la altul, învață să-ți formulezi gândurile și, dacă nu ai timp, angajează copywriteri și jurnaliști - cu siguranță ei vor ajuta.
3. Vorbește cu o limbă fără viață și uscată. Lăsați toate aceste „luând în considerare”, „dacă este posibil” în seama funcționarilor - nu vă exprimați așa în viața reală, așa că de ce ar trebui să vă adresați? Ai milă de persoană, scrie cât mai simplu!
4. În același timp, nu aluneca în familiaritate. Există două stiluri în corespondența de afaceri: personală și formală. În personal, comunici la persoana întâi - adică „Eu, Vasya Pupkin, îți ofer...” În pronumele personale formale, de regulă, sunt înlocuite cu neutru-neutru „Compania Horns and Hoofs îți oferă. ..” Ce stil este mai apropiat de tine și în ce măsură se corelează cu domeniul de activitate al destinatarului tău - depinde de tine. Dacă partenerul tău este o persoană tânără, modernă, nu ezitați să scrieți la persoana întâi. Dacă trebuie să comunicați cu agențiile guvernamentale sau cu organizațiile municipale, este mai bine să nu tentați soarta și să comunicați neutru. Îți vor răspunde - trebuie! - dar poți face o impresie negativă. Fii relevant.
5. Fii neîntemeiat. Poți spune de o sută de ori ce ofertă profitabilă și idee grozavă ai, dar ce rost are fără dovezi? Oamenii de afaceri sunt obișnuiți să opereze cu fapte; ei nu cred cuvinte și imagini frumoase. Cifre, fapte, detalii - acestea sunt principalele voastre arme.
6. Nu ia, ci forja. Imaginează-ți că tu însuți primești o scrisoare de afaceri de la Vasya Pupkin. Îl deschizi, începi să citești și acolo... nimic altceva decât laude pentru Vasya și produsul lui. Mă bucur pentru Vasya, ați putea crede, dar ce contează asta pentru mine? Dar dacă Vasya vă spune cum vă poate ajuta, ce beneficii va aduce și cât de repede se va amortiza investiția, atunci lucrurile vor deveni interesante.
7. Erori, greșeli de scriere, design neglijent (fonturi diferite, lipsă de spații) - fără comentarii.
8. Utilizarea excesivă a argoului. Chiar dacă tu și destinatarul lucrezi în același domeniu cu un argo profesional special, folosește expresii specifice cu atenție. Este mai bine să le inserați în text la minimum, să descifrați abrevierile, să explicați sensul unor cuvinte. Ce se întâmplă dacă interlocutorul tău are 60 de ani?
9. Irelevanță. Încă sperăm în Vasya. Vasya este deștept, nu va trimite proprietarilor de saloane de înfrumusețare oferte despre startup-ul său în afacerea auto. De câte ori Pet și Kohl fac o asemenea greșeală? Cum se creează o bază de date de adrese pentru trimiterea ofertelor comerciale este bine scris în articol.

Cum să nu și cum să. Exemplu real

Și aici este - cea mai importantă întrebare la care mintea colectivă va răspunde acum. Editorul Pavel Molyanov a organizat recent o competiție între abonații grupului său pe VKontakte.

Aproape fiecare companie, companie sau organizație se confruntă, mai devreme sau mai târziu, cu nevoia de a scrie o scrisoare de afaceri. Dacă vi se atribuie această misiune, următoarele informații de mai jos vă pot fi utile.

Pentru a scrie corect o scrisoare de afaceri, mai întâi trebuie să determinați în ce grup ar trebui să fie clasificată. Să trecem la clasificarea clasică. Scrisorile de afaceri se disting prin subiect, scopul funcțional, numărul de destinatari, compoziția, structura și forma de trimitere. Lista scrisorilor de afaceri, separate pe subiecte, include scrisori comerciale și necomerciale. Prima include o ofertă, o scrisoare de cerere, o plângere, a doua include o scrisoare de mulțumire, o garanție, o scrisoare de informare, precum și o scrisoare de reamintire, confirmare, felicitări, invitație, cerere, condoleanțe și o scrisoare de intenție. . În conformitate cu caracteristicile funcționale, literele pot fi grupate în cele care necesită un răspuns și cele care nu necesită un răspuns. Dacă o luăm în considerare din punctul de vedere al destinatarului, există scrisori obișnuite, litere circulare și scrisori colective. Cele obișnuite se adresează unei singure persoane, cele circulare se adresează unui număr de instituții, iar cele colective sunt trimise de la mai multe persoane la o anumită adresă. În ceea ce privește caracteristica compozițională, ar trebui să distingem literele cu un singur aspect și literele cu mai multe aspecte. În prima, se ia în considerare o problemă, în a doua, mai multe aspecte. În conformitate cu structura, scrisorile de afaceri pot fi reglementate (întocmite într-o formă prescrisă) și nereglementate (întocmite în formă liberă). În funcție de metoda de trimitere, există scrisori plic, e-mail și fax. Deoarece există multe opțiuni și scopuri pentru a scrie scrisori de afaceri, să ne uităm la cele mai comune modalități de a scrie o scrisoare de afaceri. Să începem cu oferta. Este o propunere de cooperare cu o descriere a termenilor tranzacției și are următoarea structură:

• un capac care indică funcția, numele, prenumele și patronimul destinatarului și numele organizației;
• numărul și data înregistrării scrisorii;
• titlu;
• text;
• semnătura expeditorului.

Textul ofertei stabilește propunerea de cooperare și condițiile acesteia.

Pe site-ul nostru.

O scrisoare de cerere este similară ca conținut cu o ofertă, dar nu indică termenii tranzacției. Este emis pe antet companiei. Textul trebuie să indice scopul scrisorii, al întrebării sau al cererii, să exprime speranța de cooperare și recunoștința pentru un răspuns viitor.

Pentru a scrie o plângere, trebuie să aveți un motiv pentru aceasta, deoarece este o reclamație împotriva partenerilor de afaceri pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a termenilor contractului. O astfel de scrisoare este trimisă în cazul în care calitatea mărfurilor nu corespunde cu cea menționată în contract, specificațiile tehnice sau nu ajunge la GOST. Structura este în general standard; textul trebuie să indice documentele (indicând fragmente) pe baza cărora expeditorul face o revendicare celei de-a doua părți. Sunt indicate, de asemenea, numele și cantitatea mărfurilor, ce condiții specifice au fost încălcate, dovezile și cerințele expeditorului. Odată cu scrisoarea, este necesară trimiterea documentelor care să ateste legitimitatea declarațiilor expeditorului scrisorii.

Descarcă aici.

Scrisorile de recunoștință și garanții au o structură standard. O scrisoare de garanție poate fi întocmită folosind următoarele expresii: „garantăm cu această scrisoare”, „garantăm plata la timp și integrală”, etc. Limba unui astfel de document este exclusiv de afaceri. O scrisoare de mulțumire este de obicei scrisă într-un mod mai cald decât alte scrisori de afaceri și conține limbaj precum „Îți exprimăm sincera mulțumire...”. Exemple de scriere a unor astfel de scrisori pot fi găsite mai jos. Scrisoarea de reamintire conține referiri la clauzele contractului, o solicitare de îndeplinire a termenilor contractului și măsuri care vor fi luate în cazul neîndeplinirii obligațiilor. O astfel de scrisoare poate fi un memento de plată, datorie etc.

Scrisoarea de confirmare corespunde în conținut cu numele acesteia. Poate include cuvinte precum: „vă informăm că am primit”, „confirmăm primirea”, „confirmam cu recunoștință”, etc.

O scrisoare de felicitare este întocmită sub orice formă pe antetul oficial al companiei sau pur și simplu pe hârtie frumoasă sau o carte poștală. Scrierea de conținut are o abordare creativă, personalizată.

Poate fi necesar să scrieți o scrisoare de invitație atunci când este planificat un eveniment. O astfel de scrisoare ar trebui să includă informații despre data și locația evenimentului. Ar trebui să fie trimis destinatarului cu câteva săptămâni înainte de sărbătoare, astfel încât destinatarul să aibă timp să se pregătească.

O scrisoare de cerere este identică cu o scrisoare de cerere și conține o solicitare de a primi documente, bunuri, servicii, recomandări etc. O astfel de scrisoare necesită un răspuns.

Pentru a scrie o scrisoare de afaceri, trebuie să înțelegeți clar scopul pe care îl urmărește, să alegeți tipul de scrisoare și să gândiți structura și conținutul în conformitate cu tipul.

Scrisorile de afaceri sunt scrise atunci când comunicați cu partenerii în aproape orice ocazie. Exemple gata făcute și reguli pentru întocmirea unor astfel de documente pot fi găsite în articol.

O scrisoare de afaceri poate fi definită ca un document care este trimis în numele întregii companii unei alte companii, antreprenor individual sau persoană fizică (de exemplu, un investitor). În esență, orice corespondență de companie este scrisori de afaceri. Scopul lor este foarte diferit:

1. despre cooperare.
2. cooperare, negocieri.
3. O reamintire a necesității de a îndeplini obligațiile din contract.
4. O explicație a poziției dvs., un răspuns la o scrisoare trimisă anterior și multe altele.

Documentul este de obicei întocmit pe antetul companiei și poate fi trimis prin poștă obișnuită sau e-mail. Cu toate acestea, dacă partenerul are o importanță deosebită, este de preferat să-l tipăriți pe hârtie groasă de înaltă calitate și să-l predați personal sau prin curier. Structura scrisorii seamănă cu un document de afaceri tipic - o puteți reprezenta schematic în acest fel.

La ce să acordați atenție atunci când redactați

Nu există reguli sau mostre specifice pentru astfel de litere, astfel încât structura, volumul și designul acestora depind în mare măsură de cazul specific. De exemplu, o scrisoare de notificare va fi destul de concisă (3-4 paragrafe), dar o recomandare a unui angajat sau o propunere de afaceri poate dura mai mult de o pagină.

Cu toate acestea, există câteva reguli generale cărora ar trebui să le acordați atenție atunci când redactați o lucrare:

1. Actul în sine nu are forță juridică, ci este întocmit după toate regulile de executare. Structura și stilul său de prezentare trebuie să respecte principiile general acceptate ale fluxului de documente modern.
2. Propozițiile sunt construite logic, într-o succesiune clară. Nu există expresii ornamentate, complexe, emoționale și mai ales colocviale. Tonalitatea este neutră.
3. Prezentarea se realizează întotdeauna doar de la 1 persoană - fie la singular, dacă textul este scris direct de la manager, fie la plural, dacă este scris în numele întregii companii.
4. Scopul specific al redactării și acțiunile așteptate ale destinatarului sunt precizate (trimiteți un răspuns, luați în considerare candidatura unui angajat, acceptați negocieri, trimiteți un document etc.).
5. Lucrarea nu reflectă interesele individuale ale managerului sau ale altor angajați, ci obiectivele companiei ca echipă. Dacă trebuie să stabiliți un contact personal, este indicat să o faceți altfel și să nu vă poziționați ca reprezentant al companiei.

TOP 5 greșeli la scris

Erorile pot fi împărțite în 2 grupuri mari - unele sunt asociate cu scrierea ca text (încălcarea logicii, vocabularului, alte norme lingvistice), altele - cu încălcarea etichetei în afaceri în sine:

1. Greșelile de ortografie și de punctuație nu sunt permise - textul scrisorii trebuie verificat întotdeauna de cel puțin 1-2 ori înainte de trimitere.
2. Încălcarea stilului de prezentare de afaceri, prezența unor fraze emoționale, politețe excesivă sau, dimpotrivă, severitate.
3. Ton negativ - chiar și amenințările trebuie scrise fără cuvinte inutile - de exemplu: „Ne rezervăm dreptul de a merge în instanță în termen de 30 de zile de la data primirii acestei scrisori”.
4. Volum prea mare sau, dimpotrivă, prea mic. De obicei, întregul text poate fi încadrat în 1-2 pagini. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că toate informațiile importante nu ar trebui să fie transmise partenerului. Datele volumetrice, diagramele, formularele de documente pot fi incluse în aplicații.
5. Privarea interlocutorului de dreptul de a alege. De exemplu, nu trebuie să scrieți: „Vă rugăm să revizuiți și să aprobați versiunea finală a contractului”.

Fraze tip șablon

Utilizarea expresiilor standard tipice discursului de afaceri în text este complet normală și chiar de dorit. Mai jos este o listă cu cele mai frecvente clișee folosite în diferite situații.

situatie	fraza
înștiințare	Vă informăm/Vă aducem la cunoștință/Informăm/Notificăm
explicația motivului, motivului	Pe baza/În conformitate cu/În legătură cu/În scopul/Din motiv/În sprijinul/În conformitate cu
cerere	Vă rugăm să luați măsuri/Vă rugăm să informați, să transmiteți, să faceți, să confirmați...
confirmare	Confirmăm/Asigurăm/Acceptăm termenii dumneavoastră/Nu ne opunem...
oferi	Vă recomandăm/oferim/invităm/cerem
	Vă garantăm
refuz	Suntem forțați să refuzăm pentru un motiv/Îți respingem oferta din cauza...
concluzie	Vă rugăm/Sperăm cooperare, înțelegere, asistență/Vă rugăm să scuzați, să îndrumați, să faceți...

În fluxul documentelor de afaceri, formatul scrisorii de cerere este folosit foarte des atunci când este nevoie de a obține consimțământul celei de-a doua părți sau un serviciu specific de la aceasta. Exemple gata făcute și exemple pentru diferite situații, precum și reguli pentru alcătuirea unor astfel de litere, pot fi găsite în acest articol.

Tradiția și regulile de întocmire a unei scrisori de cerere s-au dezvoltat exclusiv în managementul practic al documentelor - i.e. Nu există formulare sau instrucțiuni aprobate la nivel legislativ. Cu toate acestea, în general, trebuie urmată următoarea structură:

1. Ca de obicei, se completează mai întâi „antetul”, care indică numele complet al organizației care trimite cu informațiile de contact corespunzătoare, precum și numele unui anumit angajat (de obicei directorul companiei) și numele destinatarului. organizare.
2. Acesta este urmat de textul în sine, care constă într-o descriere a situației și justificarea cererii. Textul ar trebui să fie cât mai scurt posibil - de obicei 1-2 paragrafe sunt suficiente. Este important să vă exprimați cererea în mod specific și fără ambiguitate, astfel încât interlocutorul să înțeleagă clar esența recursului dumneavoastră.
3. Urmează semnătura, transcrierea semnăturii și data întocmirii.

Astfel, este întocmit conform versiunii standard pentru astfel de documente - formularul este dat mai jos.

Eșantionul finit poate fi folosit ca exemplu.

NOTĂ. Decizia de a indica sau nu titlul documentului (adică de a scrie „Scrisoare de cerere” în mijloc) este luată de către expeditor însuși. De obicei, acest lucru este necesar în cazurile în care este necesar să se sublinieze natura documentului și scopul pe care o companie încearcă să-l atingă de la alta.

Deoarece în acest caz vorbim despre faptul că o companie se bazează pe o favoare sau chiar pe o concesiune din partea partenerului său, desigur, scrierea scrisorii, designul acesteia și chiar trimiterea acesteia ar trebui luate foarte în serios. Orice detaliu poate face o impresie, așa că este mai bine să țineți cont chiar și de nuanțele aparent nesemnificative:

1. În primul rând, este mai bine să-l trimiteți folosind poșta fizică - poșta rusă obișnuită sau, chiar mai bine, o organizație privată care livrează corespondența ușă în ușă și mult mai rapid. Un mesaj în formă electronică, sau cu atât mai mult trimis prin fax, este adesea perceput mai impersonal, ca spam-ul.
2. În plus, metoda fizică de execuție a documentelor (adică, ca poștă obișnuită) vă permite să faceți o impresie favorabilă în detrimentul hârtiei, plicurilor, ștampilei și altor mijloace de înregistrare mai scumpe.
3. Pentru a scrie textul, se alege întotdeauna un antet al companiei - acest lucru vă permite să faceți cererea mai oficială.
4. Este mai bine să evitați clericalismul evident în text - i.e. cuvinte și expresii stabile care sunt utilizate în mod obișnuit în mediul de afaceri. Ele literalmente „uscă” narațiunea și fac o impresie în general negativă. Ele pot fi înlocuite cu ușurință cu opțiuni mai originale - de exemplu, „Vă rugăm să luați în considerare” cu „Sper înțelegerea și asistența dumneavoastră în rezolvarea acestei probleme”.
5. În cele din urmă, merită să aderăm în general la tradițiile corespondenței de afaceri, de exemplu. Textul este scris predominant într-un stil oficial de afaceri. Nu ar trebui să existe digresiuni lirice, structuri sintactice prea complexe sau fraze ambigue (în sens). Trebuie avut grijă ca interlocutorul să poată percepe foarte ușor mesajul – atât din punct de vedere al înțelegerii, cât și din punct de vedere psihologic.

SFAT. Dacă este posibil să scrieți textul manual, este mai bine să utilizați această metodă. O scrisoare scrisă de mână o face să iasă în evidență de toți ceilalți. Cu toate acestea, este mai bine să încredințați scrisul unui specialist care cunoaște tehnici de caligrafie.

Soiuri

În funcție de situația specifică, există diferite opțiuni de scrisori. Cele mai multe solicitări se referă la probleme financiare - de exemplu, oferirea unei reduceri, reducerea plății pentru un serviciu sau amânarea acestuia. O minoritate de scrisori de solicitare sunt dedicate asistenței în rezolvarea altor probleme. Cele mai frecvente cazuri și exemple gata făcute de scrisori sunt discutate mai jos.

Despre alocarea fondurilor

O solicitare de a aloca bani chiar și în scopuri caritabile este o cerere destul de serioasă. Prin urmare, la întocmire, este important să descrieți situația cât mai specific posibil și, în plus, să indicați clar pentru ce anume sunt necesari banii și din ce motiv nu pot fi luați din altă sursă.

La compilare, puteți folosi acest exemplu ca bază.

De la NPO „Curcubeu”

deputat al Adunării Legislative

Sankt Petersburg Miloshnikov I.N.

Dragă Ilya Nikolaevici! Directorul organizației non-profit Rainbow vă urează bun venit.” Organizația noastră a fost înființată în 2012 și, în toți acești ani, a oferit în mod continuu asistență financiară copiilor care suferă de forme acute de leucemie. Direcția principală a activității noastre este achiziționarea de medicamente adecvate și operații complexe.

În toți acești ani, principala sursă de finanțare a activităților noastre a fost întreprinderea SRL „...”. Cu toate acestea, în luna aprilie a acestui an 2017, volumul de finanțare a scăzut brusc, iar momentan nu putem desfășura evenimente caritabile în același volum.

Potrivit datelor noastre, bugetul anual al fondului, ținând cont de donațiile private, ar trebui să fie de 10 milioane de ruble. Astfel, din cauza încetării finanțării, este necesar să se acopere diferența în valoare de 8 milioane de ruble. anual. Sperăm pentru ajutorul dumneavoastră, deoarece găsim sponsori în în prezent nu pare posibil.

Cu stimă, Svetozarov V.K.

Despre livrarea mărfurilor

Aici este important să-ți demonstrezi interesul și dorința de a coopera. Prin urmare, trebuie să găsești cuvintele potrivite, astfel încât interlocutorul tău să fie impregnat de încredere și să ia o decizie adecvată. Puteți lua acest exemplu ca bază.

Director general al SRL „...”

Nekrasov N.K.

De la directorul SRL „...”

Elizarova V.M.

Salutări, Nikolai Konstantinovici! La expoziția agricolă regională, care a avut loc în luna mai a acestui an, compania noastră a devenit interesată de mostrele de mașini și utilaje pe care le-ați oferit.

Am dori să începem cooperarea cu dumneavoastră prin livrarea unui lot de probă de mărfuri (lista completă este atașată ca document separat la această scrisoare). Garantăm plăți la timp pentru bunuri și servicii. Ne exprimăm speranța pentru o cooperare pe termen lung și reciproc avantajoasă.

Datele noastre de contact:

Cu stimă, Elizarov V.M.

Despre acordarea de reduceri

În prezent, acesta este un tip destul de comun, deoarece condițiile economice s-au înrăutățit în multe privințe. Experiența arată că a convinge o contraparte să ofere o reducere funcționează mai ales în următoarele cazuri:

• dacă companiile cooperează de mult timp, de exemplu, mai mult de un an;
• dacă o cantitate mare de mărfuri este cumpărată deodată.

către CEO

Avantage SRL către G.V

De la directorul Veres LLC

Alexandrova K.N.

Bună ziua, Gennady Viktorovich. Suntem încântați să observăm faptul că companiile noastre cooperează de mai bine de 2 ani. Vă exprimăm recunoștința pentru calitatea constantă a serviciilor dumneavoastră, precum și pentru asistența dumneavoastră în rezolvarea unor probleme curente.

Credem că nu este un secret pentru tine că în ultimul an situația economică din nișa noastră de piață s-a deteriorat semnificativ. Din păcate, în momentul de față ne confruntăm cu o anumită lipsă de venit, care este asociată cu o scădere a profiturilor trimestriale.

În legătură cu aceste circumstanțe, sperăm în înțelegerea și acordul dumneavoastră pentru a oferi o reducere de 10% la serviciile care vor fi furnizate în următorul an calendaristic 2018. Desigur, o astfel de măsură este temporară și ne angajăm să cooperăm deplin în condiții reciproc avantajoase dacă situația economică se stabilizează.

Cu stimă, Alexandrov K.N.

Despre reducerea chiriei

În acest caz, rațiunea solicitării dumneavoastră din scrisoare va fi aproximativ aceeași cu cea discutată în exemplul anterior.

către CEO

Avantage SRL către G.V

De la directorul Veres LLC

Alexandrova K.N.

Bună ziua, Gennady Viktorovich. În anul fiscal care s-a încheiat în 2016, compania noastră a suferit pierderi care au depășit așteptările cu 10%. Suntem nevoiți să recunoaștem că compania noastră a fost afectată de criza financiară. Acest lucru se reflectă într-o scădere a fluxului de clienți cu 15-20% dintre proprietari.

În acest sens, sperăm ca acordul dumneavoastră să ofere o reducere de 10% la chirie. Vă rugăm să rețineți că suntem chiriași destul de mari și, în același timp, pe toată perioada cooperării noastre de cinci ani, nu am permis nicio întârziere la plată și am completat, de asemenea, toți ceilalți termeni ai contractului. Pornim de la faptul că această măsură este temporară, așa că suntem pregătiți să continuăm să plătim integral taxa de îndată ce situația pieței se va stabiliza.

Cu stimă, Alexandrov K.N.

Despre plata amânată

În acest caz, este important să recunoașteți că într-adevăr nu ați efectuat plata la timp și să explicați motivul în detaliu. Desigur, trebuie să indicați cu exactitate termenii de rambursare a întregii sume.

Directorului SRL „Gruzodar”

Vakulov N.Yu.

De la directorul Parabolia SRL

Aksakova T.G.

Bună, dragă Nikolai Yurievich. În septembrie 2017, nu am plătit următoarea plată pentru serviciile dvs. în valoare de 100.000 de ruble. Te-am anunțat oficial cu o lună înainte cu privire la imposibilitatea de a efectua o plată. În acest moment, clarificăm că compania a găsit fonduri de plată. Vă rugăm să furnizați un plan de rate pentru două luni: octombrie și noiembrie (50.000 de ruble fiecare).

Nu ne sfiim de obligațiile și datoriile noastre financiare și vă atragem atenția asupra faptului că în toți cei 3 ani de cooperare nu am încălcat niciodată contractul. Sperăm să înțelegeți și așteptăm cu nerăbdare o cooperare reciproc avantajoasă.

Cu stimă, Aksakov T.G.

Vă rugăm să plătiți pentru o altă companie

Astfel de solicitări pot apărea în cazurile în care o companie se angajează să îndeplinească obligațiile financiare ale unei alte companii în anumite condiții. Puteți folosi acest șablon ca exemplu.

IP Blagodarova A.K.

de la IP Inina A.A.

Bună, dragă Anatoly Konstantinovich. După cum știți, aveți o datorie față de mine în valoare de 100.000 de ruble. În ultimul exercițiu financiar, am contractat și o datorie față de 3 companii în valoare de 50.000 de ruble. Vă sugerez să-mi plătiți integral datoria. Din partea mea, garantez furnizarea de planuri de rate pentru întregul sold al datoriei dumneavoastră pe o perioadă de 6 luni.

Cu stimă, Inin A.A.

Despre asistență în rezolvarea problemei

În cele din urmă, dacă trebuie să rezolvați o problemă specifică, puteți scrie următorul text:

IP Nikanorov V.R.

De la directorul Good Solutions LLC

Abdulova V.N.

Dragă Vladimir Romanovici, conduc o organizație de caritate care organizează vacanțe de Anul Nou pentru copiii din familii cu venituri mici. După cum am aflat din surse deschise, vindeți produse de cofetărie. Va rugam sa organizati aprovizionarea cu cadouri de Revelion in valoare de 1000 de bucati pentru 20 de evenimente.

Din partea noastră, vă garantăm să vă exprimăm recunoștința scrisă și verbală și să lăsam feedback pozitiv în toate organizațiile, la cererea dumneavoastră.

Cu stimă, Abdulova V.M.

În acest articol veți găsi informații despre lucrul cu scrisori dificile care se găsesc adesea în interacțiunile de afaceri și veți vedea, de asemenea, mostre de scrisori de afaceri. Acestea sunt scrisori, nevoia de a scrie care apare într-o situație de încălcare a intereselor comerciale: o scrisoare de cerere și o scrisoare de revendicare.

Întrucât situația în sine este destul de dificilă, scrierea unei scrisori într-o astfel de situație este o problemă foarte importantă, în care este important ca autorul să fie competent, politicos, corect și, în același timp, capabil să-și apere cu fermitate afacerea. interese.

Ajută la rezolvarea cu succes a complexității literelor „dificile”:

• Atitudine competentă în interacțiune: o atitudine fermă, dar corectă față de parteneriat
• Alegerea stilului de scriere adecvat (afaceri formale sau afaceri confidențiale
• Gestionarea competentă și logică a faptelor

Exemple de scrisori de afaceri.

(atitudine – parteneriat, stil – afaceri oficiale, tratare convingătoare a faptelor)

Dragi colegi!

Pentru a lua măsuri de asigurare a calității și fiabilității dispozitivului KIP-12 în condiții de funcționare, produs de Institutul de Optică din anul 1992, vă adresăm următoarea solicitare: luați în considerare posibilitatea de a furniza Institutului de Optică informații despre funcționarea parametrii dispozitivului în condiții reale de funcționare (detalii în atașament). Datele pe care le trimiteți vor permite institutului să colecteze informațiile necesare pentru analiză, să efectueze monitorizarea și vor contribui la o soluție mai promptă a problemelor de îmbunătățire a calității și fiabilității dispozitivului KIP-12.

Vă rugăm să ne informați în scrisoarea de răspuns despre decizia dvs. de a ne ajuta. Dacă aveți nevoie de informații suplimentare pentru a lua o decizie, vă rugăm să le indicați și în scrisoarea de răspuns.

Cu sinceritate,

Echipa Biroului Tehnic

Institutul de Optică

Scrisoare de afaceri. Exemplu de scrisoare de cerere(atitudine – parteneriat, stil – confidențial și de afaceri, gestionarea convingătoare a faptelor)

Dragi colegi!

Suntem foarte interesați de îmbunătățirea calității și fiabilității dispozitivului KIP-12, pe care îl producem din 1992 și care a fost utilizat ferm în activitatea companiei dumneavoastră din 1995. Prin urmare, apelăm la dumneavoastră cu această solicitare.

Pentru a îmbunătăți calitatea și fiabilitatea dispozitivului KIP-12, avem nevoie de date detaliate despre funcționarea acestui dispozitiv în condiții de funcționare. În implementarea acestei sarcini, contăm cu adevărat pe ajutorul și participarea dumneavoastră directă. Având în vedere cooperarea pe termen lung și pozitivă a companiilor noastre, apelăm la dvs. cu o cerere - o ofertă: pentru a ne ajuta să colectăm și să oferim informații statistice despre funcționarea dispozitivului. Vă vom fi recunoscători dacă veți găsi o oportunitate de a colecta statistici pentru noi privind parametrii specificați (detalii în aplicație). Acest lucru ne va permite să monitorizăm eficiența dispozitivului și să luăm rapid măsuri pentru a îmbunătăți calitatea și fiabilitatea funcționării acestuia.

Vă rugăm să ne spuneți dacă sunteți gata să ne ajutați în principiu. Dacă aveți nevoie de comentarii suplimentare sau aveți întrebări pentru a lua o decizie, suntem gata să le răspundem.

Vă vom fi recunoscători pentru răspunsul dvs.

Cu sinceritate,

Ivan Ivanov

Şeful Biroului Tehnic

Institutul de Optică

Scrisoare de afaceri. Exemplu de scrisoare de cerere și model de scrisoare de revendicare.

Scrisoare - cerere (atitudine – parteneriat; stil – confidențial și de afaceri; gestionarea convingătoare a faptelor)

Scrisoare - revendicare (atitudine – parteneriat; stil – afaceri oficiale; manipulare convingătoare a faptelor)

Dragă Andrei Ivanovici! Facem apel la dumneavoastră cu o cerere de rezolvare a situației apărute odată cu implementarea proiectului ABS. Până acum, nu am avut probleme în interacțiunea cu compania dumneavoastră au fost respectate toate acordurile specificate în Contract. Suntem încrezători că situația actuală poate fi în continuare corectată. Succesul proiectului ABS este extrem de important pentru compania noastră. Prin urmare, vă rugăm până la 08.06.2010. furnizați informații despre trimiterea probelor de control. Sperăm că răspunsul dumneavoastră va clarifica situația și va atenua preocupările noastre cu privire la succesul proiectului. Cu sinceritate,

Dragă Andrei Ivanovici! În numele conducerii OJSC Rosstans, vă scriu în legătură cu necesitatea soluționării situației apărute odată cu implementarea proiectului ABS. Sunt nevoit să raportez că această situație ne provoacă o îngrijorare extremă. Conform termenilor contractului nr. A-122 din data de 02.07.2010. clauza 4.3. Cu 60 de zile înainte de începerea livrării planificate a produselor, Star LLC trebuie să trimită mostre de control ale produselor către Rosstance OJSC, notificând Rosstance OJSC despre faptul expedierii. Conform graficului (Acordul adițional nr. 1 din 03.11.2010 la Contractul nr. A-122 din data de 02.07.2010), data de începere a livrării planificate de produse este 10.01.2010. Termenul limită pentru trimiterea probelor de control este cel târziu 08/02/2010. Astăzi – 08.04.2010. În acest moment, nu am primit informații despre trimiterea probelor de control. În această situație, capacitatea Star LLC de a-și îndeplini obligațiile ridică serioase îngrijorări pentru Rosstance OJSC și o obligă să se gândească la aplicarea penalităților prevăzute în clauza 7.2. Contract Nr.A-122 din 08.07.2010. Pentru a preveni acest lucru, vă oferim până la 08.06.2010. informați-ne despre situația cu trimiterea mostrelor de control ale produselor. Cu sinceritate,

Luați notă de informațiile noastre și suntem siguri că problema scrierii „scrisorilor dificile” va fi mult mai puțin laborioasă pentru dvs.

Tamara Vorotyntseva

Acordați atenție programelor noastre de instruire privind corespondența de afaceri: