Правила проведения деловой встречи с клиентами. Деловая встреча: как получить максимальный результат

Деловая встреча – это некая бизнес-площадка, где собирается огромное количество успешных людей. Они делятся между собой своим профессиональным опытом, также обсуждают те или иные проекты и, конечно же, выстраивают схемы продуктивного сотрудничества.

Что представляет собой деловая встреча

Деловая встреча – это общение, посредством которого выдвигаются решения той или иной проблемы.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное - перечень выявленных нарушений!

Для того чтобы деловая встреча прошла продуктивно, необходимо вывести собеседника на контакт, создать максимально комфортные условия для диалога и, конечно же, предоставить право выбора.

Деловую встречу проводят в официальном формате, где каждая сторона стремится:

дать либо принять информацию от собеседника. Обмен информацией одна из главных причин, по которой проводятся деловые встречи;
предоставить ответы на появившиеся вопросы у партнеров;
указать на то, что собеседник принял правильное либо неправильно решение относительно той или иной сложившейся ситуации;
установить контакт между собравшимися людьми, обсудить совместную перспективу, а также подписать протокол, где будут отражены дальнейшие действия каждого из присутствующих;

Любая деловая встреча имеет четыре фазы прохождения. Это выстраивание диалога, ориентирование во всех деталях, принятие решения и заключительная фаза – результат. Как видим, работы на деловых встречах более чем предостаточно.

Человек, который далек от подобных мероприятий и никогда в них не участвовал, смотрит на это скептически. Для него это больше похоже на какой-то съезд, где непонятные люди в деловых костюмах решают никого не интересующие проблемы.

Такая формулировка не совсем подходит для деловых встреч. Подобные мероприятия – это не просто темные костюмы и серьезный вид, это, прежде всего, конструктивный диалог, где выдвигаются всевозможные решения сформировавшихся проблем. Например, всем известные бизнес-ланчи – это деловая встреча, где люди за обедом обсуждают вопросы относительно их общего дела. Назвать такую встречу «дружескими посиделками» нельзя, потому как здесь все происходит более дипломатично.

Случайностью такую встречу тоже нельзя назвать, так как мероприятие изначально обговаривается - где и как будет проходить, а уже после переходит в реализацию.

Этикет переговоров: правила, которые несложно запомнить

Виды деловых встреч

Каждое подобное мероприятие имеет свой характер и манеру проведения. Посредством этого виды деловых встреч делятся на внешние и внутренние.

Внешние деловые встречи – это съезд людей, которые имеют общий бизнес и так или иначе уже являются партнерами. Цель подобных мероприятий может быть абсолютно разная, начиная от обсуждений инвестирования в новые проекты, заканчивая разговорами о слиянии компаний в единые структуры.

Внутренние деловые встречи – это мероприятия, где принимают участие рабочий персонал и руководители предприятий. То есть, это что-то вроде общего собрания. Подобные мероприятия проводятся на территории самих компаний. Здесь поднимаются вопросы по проделанной работе за определенный промежуток времени, а также обсуждаются всевозможные методы увеличения показателей по тем или иным параметрам.

Деловые встречи бывают формального и неформального формата. Чаще всего проводятся неформальные деловые встречи. Проводить подобные мероприятия можно в любой точке мира.

Помимо этого, деловые встречи бывают официальные и неофициальные. Встречи, которые проводятся в официальном формате, как правило, сопутствуют подписанию договоров и заключению сделок. Официальные деловые встречи обязательно задействуют в своей работе такой документ как протокол. Неофициальную встречу проводят в абсолютно других условиях. Здесь необязательно подписание каких-либо документов и других актов, имеющих юридическую силу.

В зависимости от того, какую цель преследуют собравшиеся люди, деловые встречи можно разделить на: информативную, консультативную и исполнительную.

Информативная встреча – это мероприятие, где происходит презентации компании и ее продукта. То есть выступающие повествуют о том, в каком режиме работает их предприятие, какие результаты они получили за тот или иной промежуток времени и делятся своими дальнейшими планами. Особой подготовки к деловым мероприятиям и встречам не требуется.

На консультативных встречах обсуждаются сложившиеся проблемы и поиски их решений. Обычно обе стороны проявляют активное участие и, как правило, все заканчивается положительно. К подобным мероприятиям можно также отнести и встречи, где собеседники делятся своим мнением относительно того или иного проекта, а также поднимают вопросы сотрудничества.

Исполнительные встречи – это мероприятия, где принимаются конкретные решения, подписываются договора и обсуждаются судьбы целых компаний. Участие в подобных деловых встречах принимают исключительно руководители или лица, принимающие решения. Подобные встречи требуют подготовки, поэтому и проведение их происходит в деловой обстановке.

Рассказывает практик

Николас Коро, Главный куратор исследовательского центра бренд-менеджмента и бренд-технологий группы компаний «Реланд», член совета Гильдии маркетологов, председатель комитета по международным делам Союза маркетологов России, член комитета по маркетингу ТПП РФ, Москва

Огромная ошибка наших бизнесменов в том, что они начинают вспоминать о таком понятии как деловой этикет только на встречах с зарубежными коллегами. Но в тоже время в мегаполисах и столичных городах различных стран он пользуется широкой популярностью и доступен практически каждому. Сегодня высшие учебные заведения выпускают высококлассных специалистов, которые прекрасно владеют этикетом и обучены всем азам бизнеса.

Но все-таки от промахов никто не застрахован и список «ляпов»при переговорах постоянно пополняется. Связано подобное с тем, что встречающая сторона даже основных понятий о культуре и истории стран прибывшей стороны не знает. Ведь, скажем, похлопывание по плечу у русских не более чем дружеский жест, а вот японцы подобного не приемлют. Жест, указывающий на пальцах, что все «ОК», в России достаточно распространенное явление, а вот во Франции этот жест говорит о том, что собеседник говорит слушателю, что тот ничтожество. Абсурдом можно назвать и тот случай, когда лицо компании имеет непрезентабельный внешний вид. Например, к рубашке с коротким рукавом, он надел галстук. Подобную форму одежды можно встретить в ресторанах быстрого питания, проще говоря фастфудах, поэтому одеваться подобным образом лучше не стоит. Конечно, если вы занимаете хотя бы последнее место в списке Forbes, вам это еще смогут простить, но в остальных случаях экспериментировать не стоит, придерживайтесь уже установленных правил.

Организация деловых встреч: основные требования

Для того чтобы деловая встреча прошла действительно эффективно, необходимо хорошо подготовиться к ней.

Ключевым моментом в деловых встречах является то, что на них поднимаются вопросы относительно сложившейся ситуации и поиски решения той или иной проблемы. Помимо подобных встреч проводятся еще так называемые визитки вежливости. Это те мероприятия, на которых люди знакомятся и пытаются внедриться в доверие к определенному человеку.

Деловая встреча должна быть запланирована заранее

Если обе стороны находятся на территории одного региона, то можно договориться о деловой встрече с партнером примерно за три дня до ее проведения. Сделать это можно с помощью электронной почты либо же просто позвонив по телефону.

Тщательной подготовки требует деловая встреча с иностранными партнерами. Необходимо предусмотреть огромное количество нюансов, начиная от приветственных речей, заканчивая проводами. Важно договориться об их размещении, купить или изготовить сувениры, организовать культурно-развлекательную программу, в общем работы действительно очень много, важно выполнить ее качественно.

Выбор места для проведения переговоров

Правильно подобранное место проведения деловой встречи будет сопутствовать продуктивному диалогу. Атмосфера очень важный фактор в любой сфере жизни, поэтому не стоит пренебрегать этим. Места проведения могут быть абсолютно разные. То есть это может быть деловая встреча на личной территории, либо же, напротив, на территории собеседника. Сюда же можно отнести и нейтральную территорию, ну и, конечно же, деловую встречу с использованием средств коммуникации, то есть удаленно.

Большинство бизнесменов предпочтение отдают деловым встречам в офисах, которые находятся на их территории. Ведь в таком случае можно выгодно для себя использовать статус руководителя, родные стены соответственно в этом помогут.

Организация такой деловой встречи, которая смогла бы подавить всевозможные психологические аспекты

Очень важно подойти к этому вопросу со всей ответственностью. Каждая деталь требует тщательного разбора, даже элементарное расположение мебели в помещении может вызвать психологическую напряженность, а соответственно отбить всякое желание у собеседника идти на контакт.

Если переговоры проходят на вашей территории, у вас «в рукаве все тузы»и не использовать их было бы абсурдом. Ведь в вашем распоряжении весь ваш штат сотрудников, вся территория предприятия и, конечно же, все ее возможности.

Подготавливаем помещение

Люди, специализирующиеся на подготовке помещений к деловым встречам, рекомендуют создавать максимально комфортные условия для обеих сторон. В помещении должно быть все чисто. Очень важно, чтобы была хорошая изоляция, так как посторонние шумы негативно сказываются на подобных мероприятиях. Также должное внимание следует уделить освещению и комнатной температуре, показатели должны быть в норме.

Не лишним будет использование средств декорации, то есть различных ваз и картин. При проведении деловых встреч это тоже дает свои плоды

Места проведения подобных встреч

Как уже было сказано ранее, встречи могут проходить как на территории организации встречающихся, так и вне ее.

1. Встреча на территории партнера. Данный вариант деловых встреч хорош тем, что при проведении таких мероприятий можно более детально узнать о самом партнере, о его продукте и компании в целом. Просто дав согласие на то, что вы готовы приехать на территорию этого человека, уже является символом того, что вы его уважаете и готовы с ним долгосрочно сотрудничать. Безусловно, проведение подобных деловых встреч имеет свои плюсы, но лучшим вариантом будет осуществление попеременных встреч.

2. Встреча на нейтральной территории. Такие деловые встречи не дают ни одной из сторон никаких преимуществ, ведь обстановка совсем незнакомая и нет рядом сотрудников, которые могли бы помочь. Для подобных случаев в гостиницах и отелях ввели так называемые конференц-залы. За рубежом бизнесмены используют загородные дома и коттеджи для деловых встреч. В России в большинстве случаев ограничиваются кафе либо рестораном.

3. Встреча в удаленном формате. Коммуникационные технологии не стоят на месте, посему, назначить деловую встречу дистанционно стало довольно просто. Ведь на сегодняшний день мы имеем сотовую связь и интернет, которые позволяют нам контактировать с людьми из любой точки мира. Данный метод еще хорош тем, что нет необходимости тратить деньги на аренду залов или на бронирование столов в ресторанах.

Разграничиваем время

Очень важно при организации деловых встреч учитывать время и место встречи. Необходимо прекрасно понимать в какой момент лучше всего ваш партнер будет подготовлен и идти на контакт. Проще говоря, знать в какое время у него самая высокая работоспособность.

К примеру, одни люди предпочитают работать утром, другие в обед, а третьи соответственно уже в вечернее время. Большая часть людей попадает в первую группу, так как почти 50% из всех людей имеют высокую активность как раз-таки утром. Поэтому время проведения деловых встреч тоже играет важную роль.

Оптимальное время для встреч

Психологи крайне не рекомендуют проводить деловые встречи в обед, так как мысли о еде в данном случае будут очень сильно мешать обоим партнерам, что соответственно приведет к непродуктивным диалогам. Однако, если мероприятие уже проходит в подобном формате, предложить чашку кофе либо чая будет все-таки не лишним.

Не стоит также организовывать деловые встречи сразу после обеда. Человек после приема пищи имеет низкую работоспособность, оптимальным вариантом будет провести ее через час-другой.

Что касается понедельника, то данный вариант для проведения деловых встреч хорош тем, что с началом недели люди имеют свежую и ничем не забитую голову после выходных, а соответственно активность их будет в разы выше. Про пятницу следует сказать, что проведение деловых встреч в этот день ни к чему хорошему не приведет. В это время все думают только о том, что наконец-то эта неделя прошла и хотят побыстрее на отдых. Поэтому в пятницу, несмотря даже на удобное для вас место и отведенный на проведение мероприятия всего один час, деловые встречи лучше не проводить.

Стоит также сказать, что немаловажным фактором будет и соблюдение продолжительности времени встречи. Очень часто бывают случаи, когда одного из собеседников не предупредили о длительности деловой встречи и вот он через полчаса встает и говорит: «Простите господа, но я вынужден вас покинуть». Очень важно учитывать этот критерий.

Также не стоит забывать о том, что приходить необходимо в установленные временные сроки. Опоздание рассматривается как оскорбление, поэтому если у вас возникают какие-либо форс-мажорные ситуации, необходимо предупредить об этом собеседника. Не лишним будет также попросить у него за это прощение.

Как приглашают на бизнес-встречу?

Если встреча будет проходить в форме торжественного мероприятия, то следует за несколько месяцев до начала разослать все приглашения на деловую встречу в электронном формате. Маркетинговая составляющая, при данном процессе, тоже имеет место быть и требует тщательного разбора.

Делегационный состав

Сложно представить себе продуктивные деловые встречи в составе двух представителей. Обычно подобные мероприятия проходят при большом количестве сотрудников с обеих сторон.

К делегационному составу относят:

лица, принимающие решения, то есть те, кто будет проводить переговоры;
консультанты либо эксперты, задача которых предоставить общую информацию относительно того или иного проекта;
вспомогательный штат. К данным людям можно отнести переводчиков, секретарей, а также водителей.

Следует также сказать, что численность делегационного состава должна быть равной с обеих сторон. Необходимо заранее обговаривать эти моменты, так как подавляющее число одной команды может психологически подавить других участников.

Самые эффективные деловые встречи, это те, которые насчитывают небольшое количество людей. Заполненный зал иногда может привести к недоразумениям и непониманию друг друга.

Перед тем как проводить подобные мероприятия, составляется протокол, в который включаются списки приглашенных, соответственно их фамилии и имена. Если же протокол не был составлен, участники просто обмениваются своими визитками, дабы проинформировать своего собеседника о роде деятельности, которым он занимается.

Также в зависимости от того, какие цели преследуются участниками, подбирается специальный состав деловой встречи. К примеру, если компании необходимо повысить свои доходы, соответственно во встрече принимают участие менеджеры, маркетологи и рекламщики. Не лишним будет также разбавить состав представителями разного пола, это придаст разнообразия мероприятию.

Что обсуждается?

За некоторое время, до начала деловых встреч, проводится сбор необходимой документации для эффективного ее проведения. Существуют даже специальные категории документов , предназначенных как раз для таких случаев. К ним относят:

документы, включающие в себя список вопросов, которые необходимо задать на мероприятии;
разработанные проекты, на основе которых и проводятся деловые встречи. То есть это ни что иное как документ, отражающий общую деятельность обеих сторон;
документы, в которых черным по белому описан план действий и намерений.

Безусловно, очень сложно собрать подобные документы, но это крайне необходимо, ведь имея в своем активе полную информацию о своих коллегах, можно видеть общую картину, в частности какую пользу они могут принести, работая с вами. Поэтому для продуктивной деловой встречи придется поработать над этим.

Несмотря на то что на подобные процедуры будет потрачено огромное количество сил и времени, это полностью себя оправдает. Харви Маккей в своей авторской книге «Как выжить среди акул» говорил, что владеть информацией о своем клиенте также важно, как и прекрасно знать свой продукт. Если вы будете иметь представление об интересах собеседника, то с легкостью сможете вывести его на контакт. Можно даже составить специальную анкету, где отразить интересующие вас вопросы о клиенте и пустить ее в дело, соответственно посредством этого вы узнаете больше информации.

Подготовка помещения

Очень важно при подготовке к деловым встречам правильно оборудовать столы.

Мало кто задумывается о том, что форма стола может психологически воздействовать на собеседника, а соответственно либо расположить вас к нему, либо, напротив, оттолкнуть. Так, к примеру, австралиец Алан Пиз утверждает, что квадратный стол создает неблагоприятную атмосферу для деловых встреч. Стол такой формы порождает соревновательный дух, соответственно собеседники начинают друг другу доказывать, кто из них лучший. Круглый стол больше подходит для небольших деловых встреч, где люди делятся между собой своими мнениями. Журнальный столик подходит для более дружеских встреч.

На столе должно быть все самое необходимое – это ручки и блокноты. Кресла должны быть удобными и в достаточном количестве.

Вдоль стола также следует расставить бутылки с питьевой водой и чистыми стаканами.

Также на столе должен быть небольшой самовар, дабы желающие смогли выпить чай либо кофе. Не лишним будет положить на стол и сладкое, то есть конфеты либо печенье.

Если на столе присутствует пепельница, то значит курить в помещении разрешено, однако перед тем как доставать сигареты, стоит спросить у находящихся рядом людей, как они смотрят на то, что, если вы закурите. В том случае, когда на столах нет пепельниц, значит для курения выделено специальное место.

Как выбрать свой образ на деловую встречу

Люди, которые связали свою жизнь с бизнесом, практически всегда ходят в костюмах, то есть предпочитают деловой стиль одежды.

Крайне нежелательно на деловую встречу приходить в джинсах, кроссовках и короткой юбке. Есть некие подводные камни в данной системе, зная которые, можно извлечь максимум выгоды из деловой встречи.

Первое, что нужно сделать, это одеться так, чтобы на фоне собеседника вы выглядели довольно блекло. Он будет чувствовать себя на высоте, а соответственно будет более снисходителен к вам, и, как результат, предложит свою помощь.

Дорогие украшения не всегда свидетельствуют о том, что у человека хороший вкус, вероятнее всего он просто хочет заработать быстрее с вас деньги, не более. Поэтому надеяться на конструктивную и продуктивную деловую встречу не приходится. Взять, к примеру, тот случай, когда человек в шортах и майке пришел на собеседование в крупную компанию, где особое внимание уделяют дресс-коду, шансов, что такой человек пройдет собеседование удачно, очень мало, потому как в деловых кругах такой внешний вид не приветствуется. Поэтому одежде в деловых встречах стоит уделять особое внимание.

Деловая встреча пройдет удачно в том случае, когда вы приложите максимум усилий на поиски информации о своем партнере, в частности - его интересах и вкусовых предпочтениях. Например, вы получили информацию о том, что ваш собеседник является управляющим крупной компании, посещает огромное количество конференций и семинаров, ездит исключительно на автомобилях класса люкс и живет в шикарных апартаментах, можно сделать выводы, что человек более чем серьезен, а значит и в одежде отдает предпочтение деловому стилю. Ваш внешний вид должен быть аналогичным. То есть, белый верх, черный низ, можно добавить еще пиджак.

Для девушек отличным вариантом будет черное платье. Не стоит обвешивать себя различными украшениями, так как не всегда это придает эффектности, скорее даже наоборот, может отпугнуть.

В том случае, когда деловая встреча будет проходить с молодежью, можно одеться более свободно, так как молодое поколение любит одеваться в яркие тона. Соответственно и вам это сыграет на руку, ведь таким образом вы покажете человеку, что у вас с ним есть что-то общее и тем самым расположите его к себе.

Если поступила информация о том, что деловая встреча вам предстоит с неординарной личностью, здесь необходимо будет руководствоваться фантазией. Оденьтесь «интересно”, не используйте шаблонный стиль, таким людям это не понравится. Важно использовать контрастные цвета и яркие аксессуары. В таком случае, он поймет, что перед ним его отражение, а значит, станет вашим союзником.

Данный вариант одежды подразумевает светлый верх, в частности, белая рубашка и темный низ, то есть черные брюки. Не стоит также забывать о прическе, мужчины не должны иметь большую шевелюру. Что касается женщин, то им следует уложить свои волосы в аккуратную прическу.

Проведение деловых встреч и переговоров: алгоритм подготовки

Перед тем как состоятся переговоры, необходимо произвести тщательную подготовку к ним. Важно учесть даже самую малейшую деталь в них. Безусловно, бытует такое мнение, что профессионалам своего дела не нужна никакая подготовка к деловым встречам. Проблема в том, что данное мнение ошибочно. Есть и другой вариант, который отражает всю суть деловых встреч: «успешные люди готовятся к любым встречам, а неудачники - импровизируют». Вот это мнение имеет вес и действительно считается правильным. Ведь большая часть успеха – это, прежде всего, подготовка. Поэтому не стоит пренебрегать ею.

До того, как начнете планировать деловую встречу, следует ответить на следующие вопросы:

Какая у меня цель?
Насколько важна для меня данная деловая встреча?
Какой результат будет по итогу и готов ли я пойти на уступки собеседнику?
Какие вопросы мне необходимо задать сидящему напротив? Не стоит забывать, что задавать вопросы стоит те, которые действительно имеют отношение к разговору.
Готов ли я ответить на возможно возникшие вопросы собеседника?
Насколько убедительна и естественна моя речь?
Как я могу повлиять на своего собеседника?
Как мне необходимо вести себя, если партнер не захочет идти на контакт, а может и вовсе сочтет за глупости то, что я ему говорю или же, напротив, настолько проникнется моими словами, что захочет начать сотрудничать?
Насколько логично составлен план проведения деловой встречи? Возможно, что-то следует доработать?
Насколько я уверен(а) в том, что встреча пройдет в положительном ключе?
Если бы деловая встреча была организована специально для меня, остался бы я ею доволен?

Для того чтобы деловая встреча прошла действительно удачно, и вы получили то, что хотели, необходимо использовать три варианта : максимальный, оптимальный, минимальный.

Данная схема достаточно проста. В том случае, когда вам не удается выжать максимальный результат из сложившейся ситуации, следует немного подкорректировать вектор и попробовать взять оставшиеся два варианта. К примеру, вам необходимо проехать из одной части города в другую, навигатор при этом вам показывает как минимум три схемы возможного проезда. В том случае, когда вам не удается воспользоваться максимально коротким путем, вы начинаете ехать по оставшимся двум вариантам. Так и в деловых встречах, для грамотной и успешной их реализации, необходимо иметь как минимум три варианта их проведения, то есть один основной и два резервных.

После проставления целей, следует сбор всей информации о партнере. В данном вопросе важно учитывать всю имеющуюся информацию. Не нужно пропускать мимо на первый взгляд, казалось бы, неинтересные факты, так как порой именно они играют ключевую роль. Важно узнать с кем до вас работал этот человек, сколько деловых встреч он провел, и какое количество из них получили успех. Если партнер будет принимать решение относительно того или иного вопроса не сам, следует пригласить всех его коллег.

Для того чтобы деловая встреча прошла как подобает, необходимо обладать максимальным количеством информации о своем партнере. Просто спросите себя:

Что нас объединяет?
Какие увлечения и интересы есть у человека, сидящего напротив?
Какие у него любимые темы для разговора?
Как он относится к политике?
Что он может сказать про меня, про мой продукт и компанию в целом?
Какое у него в данный момент положение?
Будет ли он обсуждать предложенную мной тему?
Какая у него тактика?
Какие цели он преследует?
Что он может у меня спросить?

После проведения небольшого анализа, необходимо разработать стратегию проведения переговоров. Стратегий, в данном случае, должно быть несколько. Используя всего одну, надеяться на эффективность не стоит. Все зависит от того, какие цели Вы преследуете и чем они глобальнее, тем проще будет применять сразу несколько тактик. Данные правила в деловых встречах являются основополагающими, по сему, не применять их просто нельзя.

После всего пройденного, наступает немаловажный этап, именуемый как компетентность. Здесь необходимо проработать всевозможные вопросы и возражения, в результате собранной информации и проведенного анализа. Очень важно владеть не только экономической составляющей своего продукта, но и технической, дескать, быть компетентным во всех вопросах. Необходимо проанализировать рынок конкурентов и выяснить, чем ваш продукт все-таки лучше, нежели у остальных.

Беседа является одним из самых сложнейших процессов, который включает в себя сразу несколько этапов. Основные этапы - это:

начало диалога;
полное информирование собеседника;
аргументирование сказанного;
принятие решения;
завершение диалога.

Очень важно задавать вопросы в деловой встрече и уметь правильно начать диалог. Ведь отталкиваясь от первых ваших слов, собеседник поймет, что вы за человек. Поэтому следует уделить этому пункту должное внимание. По завершению своей речи, слово следует передать партнеру. Также не лишним будет его поблагодарить за то, что он вас выслушал.

Техники эффективного начала диалога

Техника снятия напряжения

При использовании данной методики, можно вывести диалог на более эмоциональный уровень. Просто задайте себе вопрос: как бы вы хотели, чтобы люди к вам относились? Исходя из полученного ответа, сделайте все возможное, дабы человек, сидящий напротив вас, почувствовал ваш позитивный настрой и доброту, исходящую из вашего сердца. Пара комплиментов помогает расположить к себе собеседника и грамотно провести деловую встречу.

Техника «зацепка»

Данный вариант предполагает построение диалога, основанного на событиях из реальной жизни. К примеру, вы обсуждаете инвестирование средств в новые проекты, соответственно, можно рассказать про уже состоявшиеся операции подобного характера из вашего личного опыта. В деловых встречах очень важно дать полную картину собеседнику о том, кто вы такой.

Техника стимулирования

В том случае, когда вы решили использовать данную методику, стоит сказать, что успешное ее применение кроется в следующем: начинать диалог следует с множества вопросов. Чем больше вы зададите вопросов собеседнику, тем выгоднее для вас. Ведь в таком случае он поймет, что вы прекрасно понимаете всю подноготную и можете ему помочь решить возникшие проблемы.

Техника «ближе к делу»

Данный вариант не предусматривает долгих и пустых разговоров, а направлен на конкретные действия. Очень хорошо подходит для деловых встреч на кратковременной основе, то есть не сильно важных. Например, разговор руководителя с работником.

Учитесь излагать свои мысли кратко, но при этом объективно.
Используйте язык собеседника.
Не стесняйтесь проявить к нему уважение.
Желательно обращаться к собеседнику по имени и отчеству - это также покажет, что вы интеллигентный человек.
Не лишним будет сказать несколько комплиментов относительно работы этого человека, в частности его организации, а также структуры самого предприятия.
Проинформируйте его о результатах, которых вам удалось достичь с момента вашей прошлой встречи, если, конечно, таковая была.
Подготовьте такой вопрос, чтобы он по-настоящему заинтересовал собеседника.
Помните, все ваши суждения должны быть обоснованы.
Не пренебрегайте вопросами «зачем?», «почему?», «как?». Чем больше вы зададите подобных вопросов, тем лучше поймете позицию человека.
Не упускайте ни единой мысли, что говорит собеседник. Можно даже уточнять: «Правильно ли я понял(а) вас, что…?», «Вы имеете ввиду…?».

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Любая встреча, а тем более деловая, проводится с определенной целью. Именно общение в деловой практике, как правило, поддерживается взаимной заинтересованностью. Чтобы удовлетворить интерес сторон, организуется встреча.

Критериями оценки результатов взаимодействия, кроме достижения желаемой цели, есть факторы, которые отражают ресурсные затраты участников: время, степень напряженности и характер отношений между ними.

Чтобы эффективно провести деловую встречу, к ней необходимо серьезно подготовиться и все тщательно продумать.

О деловой встрече принято договариваться заранее, при этом отрезок времени между договоренности и собственно встречей зависит от конкретных обстоятельств и программы встречи.

В пределах одного региона наиболее целесообразно договариваться за два-три дня. Запланированная за десяток дней деловая встреча часто бывает подготовлена хуже только по психологическим причинам.

Особой тщательности требует организация встречи с иностранцами. К такой встречи нужно, безусловно, готовиться заблаговременно, предусмотрев все элементы программы их пребывания:

^ Порядок встречи;

^ Персональный состав участников;

^ Участие представителей прессы;

^ Вручения цветов;

^ Приветственные речи;

^ Размещение в гостинице;

^ Деловая часть;

^ Посещение культурных объектов; * г поездки по стране; ^ Неофициальные приемы; ^ Провода.

Об организации деловой встречи можно договариваться с помощью электронной почты, факса, телефона. Перед тем как взять в руки телефонную трубку, следует определить все важные организационные моменты встречи, ведь если забыть то, выходить повторно на связь будет не совсем удобно.

Протоколом предусматриваются следующие основные моменты договоренности:

Предмет деловой встречи;

Место проведения;

Временные рамки;

Количество участников;

Материалы для обсуждения и итоговые документы встречи.

Предметом деловой встречи есть вопросы, которые выносятся на обсуждение, тематические рамки переговоров, перечень проблем, которые будут рассматриваться далее.

Местом проведения деловых встреч, переговоров является, как правило, служебное помещение их участников (в себя или у партнера), хотя можно их проводить на нейтральной территории, или с помощью средств коммуникации - дистанционно.

Большинство деловых людей предпочитают своей территории, где не нужно тратить время на адаптацию, где без проблем можно воспользоваться телефоном, факсом, помощью юристов, экспертов и тому подобное.

Серьезной причиной для проведения деловых обсуждений в фирме партнера есть возможность получить дополнительную информацию, узнать больше о партнере, его фирму и условия ее функционирования.

Возможность проведения переговоров на нейтральной территории имеет также свою привлекательность. Как правило, обсуждения вопросов при этом варианте не дает преимуществ ни одной из сторон. Особенно эффективен этот вариант при решении конфликтных ситуаций.

Современная техника связи позволяет осуществить прямой электронный контакт между двумя и более сторонами с одновременной взаимной передачей изображения и звука.

Первый шаг к успеху деловой встречи это правильный выбор времени и дня недели. При встрече с глазу на глаз необходимо принимать во внимание обстоятельства деловой жизни партнера, его личностные характеристики.

При большом количестве участников желательно быть в курсе дел, каждый и учитывать деловые привычки партнеров. При этом рекомендуют учитывать следующие моменты:

Не планировать встреча непосредственно перед обедом или сразу же после него, а хотя бы через час;

Не планировать ответственных встреч в понедельник (настроение на рабочую неделю) и в пятницу (ожидание выходных)

Обязательно обсудить продолжительность встречи и придерживаться этого времени;

Сформулировать тему и цель разговора;

Подготовить соответствующую информацию;

Отредактировать формулировки, понятия, суждения;

Подготовить аргументы и контраргументы;

Определить состав участников встречи;

Выбрать место и время проведения встречи с учетом предполагаемых неожиданностей;

В случае плотного графика партнера деловая встреча должна проходить в оптимальных временных рамках;

Оговорить количество участников встречи. Это делается, исходя из принципа равной численности делегаций с обеих сторон.

Обмениваются протокольными спискам в начале встречи. Если же списки заблаговременно не составлены, стороны обмениваются визитными карточками.

Предстоящая встреча или переговоры предусматривают предварительную подготовку материалов, в частности те, что отражают позицию участника встречи и содержат рекомендации по рассматриваемому вопросу; проекты различных соглашений, протоколов или договоров; проекты резолюций или соглашений о намерениях.

Опытные менеджеры собирают также данные о конъюнктуре своих партнеров, их поведение на рынке в течение последних месяцев или лет.

Автор знаменитого бестселлера "Как уцелеть среди акул" Харви Маккей отмечает, что знать то о клиенте так же важно, как знать все о своей продукции. "Если вы знаете своих клиентов, если вам известны их специфические интересы и чертах характера, то у вас всегда будет основание для установления контакта с ними", - считает автор книги.

Специалистам, которые будут принимать участие во встрече, должны быть присущи такие черты характера: чувство собственного достоинства, уверенность в себе, уравновешенность, дипломатичность, терпимость, тактичность, стремление к взаимопониманию.

Желательно поздравить партнеров (улыбка, приятный взгляд, рукопожатие). Во время знакомства необходимо положить визитки гостей перед собой, чтобы не забыть, как зовут партнеров.

Начинать разговор с общих фраз, постепенно переходя к наиболее важным, принципиальным вопросам, а затем - к обсуждению вопросов, по которым можно легко прийти к согласию;

Задавать доброжелательны и прямые вопросы;

Ответы выслушивать;

Записывать ценную информацию;

Выражать желание понять позицию партнера;

Вызвать симпатию к себе со стороны собеседника (ведь он - личность, имеет полное право на уважение к себе, на признание его как личности);

Ориентироваться на желаемый партнером конечный результат, который выгоден и для организаторов;

Аргументировать свои предложения цифрами, фактами;

Проявлять заинтересованность в перспективах взаимоотношений с партнерами;

Если вы не можете касаться обсуждения определенной темы, нужно сослаться на личные обстоятельства или сообщить, что решение компании по этому вопросу пока не подлежит разглашению. Рекомендуют ответить так: "В настоящее время, к сожалению, не имею права обсуждать этот вопрос. Надеюсь, что вы поймете меня правильно".

Задавать вопросов, которые подсказывают ответ;

Вести разговоры о религии и политике;

Давить на собеседника;

Заставлять партнера долго ждать встречи;

Обманывать партнера и постоянно требовать от него доказательств.

Приступать к разговору без тщательно продуманного плана. Большое значение имеет размещение деловых партнеров за столом,

дистанция между ними, положение относительно друг друга, дистанция в общении. Во время встречи можно много узнать о партнере (в этом помогут слова, жесты, позы, мимика).

Важно умело закончить встречу, то есть подвести итоги разговора, выработать общее решение, вовремя и корректно ЕЕ завершить.

Вопросы и Задания для самоконтроля

Задача 1. Представьте, что вы готовитесь к деловой встрече. Ответьте на следующие вопросы:

1. Четко я представляю свою цель в виде желаемого результата, то есть я хочу иметь в конце беседы?

2. Как можно будет оценить результат, то есть как вы узнаете, достигли ли вы желаемого?

3. Какие мои предположения о целях собеседника?

4. Какими средствами я владею для достижения поставленных целей?

5. Какова позиция по отношению к партнеру оптимальна для достижения поставленной цели?

6. Как я донесу к партнеру свою позицию?

7. Как я узнаю его установки, позицию и убеждения?

8. С какими барьерами я могу столкнуться?

9. Как подстраховать себя и уменьшить вероятность этих барьеров?

10. Как снять противоречия, если они возникнут?

11. Как настроить себя на терпимость к человеку, если она неприятна, и учесть естественные различия в восприятии и оценке обсуждаемой проблемы?

12. Какие применять способы влияния на партнера?

13. Какую аргументацию при этом использовать?

14. Как вести себя, если возникнут конфронтация, манипуляция и будут использованы нечестные приемы со стороны партнера?

15. Насколько раскрывать свои позиции?

16. Как управлять атмосферой разговора?

17. Как управлять собой, если партнер вызывает раздражение? 18. Чего ни в коем случае нельзя допускать в беседе?

19. Какие интересы партнера и как их понять?

Задание 2. Прочитайте текст. Сформулируйте и запишите правила, которым нужно следовать, чтобы встреча прошла успешно.

Приятному человеку труднее отказать, поэтому старайтесь понравиться человеку, который вас принимает. Обращайтесь мудро и этично, верьте в успех. Чтобы деловая встреча прошла успешно, рекомендуют:

учитывать, что у вас будет одна возможность произвести первое впечатление. Ученые доказали, что 90% информации о человеке формируют первые 90 секунд общения с ним;

Время изменить впечатление о себе, что сложилось у партнера по деловому общению в течение первой встречи, бывает очень сложно. Деловой человек, работая над своим имиджем для первой деловой встречи, должна уделить особое внимание своему внешнему виду и эмоциональному состоянию;

впечатление о внешнем виде составляется на основе следующих показателей: физические данные (лицо, волосы, рост, телосложение, осанка), самопрезентация (умение себя подать, акцентировать внимание на своих достоинствах и нейтрализовать недостатки).

Эмоциональное состояние формируется под влиянием многих факторов. Эмоции, чувства, переживания могут найти свое отражение в поступках человека. Известно, что положительное первое впечатление производят люди, излучающие положительные эмоции: улыбающиеся, жизнерадостные, приветливые.

Замкнутость, настороженность, явная или скрытая тревога, разумеется, не способствуют установлению взаимопонимания.

С первым появлением перед партнером по общению ваши походка, осанка, поза должны продемонстрировать энергию, динамичность и уверенность в себе.

Будьте пунктуальны. На встречу придите вовремя. Опаздывать нельзя, потому что это свидетельствует о безответственности, ведь вы будете заставлять вашего делового партнера ждать и тратить свое личное время. Если в силу обстоятельств вам пришлось задержаться, позвоните тому, кто вас ждет.

Заранее продумайте свой костюм. Деловой имидж, аккуратность и опрятность очень важны для того, чтобы на встрече преподнести себя с лучшей стороны. Если вы придете на встречу с деловым партнером в неопрятной или неподходящей одежде, могут возникнуть сомнения в вашей деловой компетентности. Перед тем, как войти в приемную, еще раз проверьте: на месте галстук, или застегнуть пиджак, или начищенные ботинки, хорошо ли вы причесаны и тому подобное. Считают, что небрежный внешний вид говорит о неуважении к собеседнику.

Прибыв на встречу, назовите свое имя секретарю или другому сотруднику, ответственному за прием посетителей и сообщите о времени назначенной встречи. Вручите свою визитку, если она есть, секретарю, чтобы она отнесла руководителю. Если секретарь не предложила вам раздеться, спросите у нее, куда вы можете повесить пальто.

Если ожидания приема затягивается, вы можете договориться о переносе встречи на другой день. Независимо от того, насколько неприятным было поведение начальника с вами, вы должны с секретарем держаться вежливо. Когда вам разрешили войти в кабинет к тому, с кем назначена встреча, сначала представьтесь, если раньше вы не были знакомы. Установите контакт с помощью взгляда и улыбки.

Я кию вы уже знакомы, то обменяйтесь поздравлениями и пожмите друг другу руки. Взгляд, улыбка, рукопожатие сообщают партнеру по общению о вашей дружелюбие, готовность к сотрудничеству. Вы произносите приветствие и первые фразы. Здесь важны приветливая уважительная интонация и другие особенности звучания вашего голоса. Голос с своеобразной визитной карточкой личности. В деловом общении мощный голос неуместен: в общественных местах громко разговаривать не принято.

Громкая речь, конечно, эмоциональная, но воспитанные люди не дают воли своим эмоциям в деловой обстановке.

Слишком тихий голос также неуместен в деловом общении. Владельца тихого голоса считают робкой, неуверенной человеком. Постоянное переспрашивание накапливает раздражение. Слишком быстрый темп речи говорит о том, шо человек взволнован.

Этот темп требует напряжения, чтобы следить за содержанием высказывания, быстро утомляет. Когда собеседник во время разговора сбивается, то о нем складывается мнение как о нервной опрометчивого человека. Слишком медленный темп речи свидетельствует о том, что говорящий силой подбирает слова или по каким-то причинам не желает разговаривать.

Пол время деловой встречи лучше исключить некоторые позы и жесты, чтобы не подавать партнеру негативные сигналы. Например, такие жесты и позы подозрительности и скрытности, которые выражаются в составленных руках, отклоненном назад корпусе, скрещенных ногах, наклоненной вперед голове.

Жестами нервозности с покашливание, прочистки горла, частое курение.

Жестами неуверенности с переплетенные пальцы рук, при этом большие пальцы нервно двигаются, или пощипывание ладони, или почесывание боковой поверхности шеи.

О том, что собеседник скучает, говорят такие его жесты, как машинальное рисования на бумаге, постукивание по столу рукой или по полу ногой. Опущенные веки, почесывание головы, снятие очков и демонстративное их откладывание в сторону - это жесты, которые говорят о нежелании слушать. О том, что собеседник говорит неправду, могут свидетельствовать такие жесты, как почесывание шеи, оттягивание воротничка рубашки, прикосновение к носу, прикрытие рта рукой, покашливание.

Перейдя к сути дела, прямо и ясно расскажите тому, кто вас принимает, о том, что привело вас к нему. Когда закончите, ругайте возможность ему выразить то, что он считает нужным, и внимательно выслушайте его.

Старайтесь не перебивать собеседника. Напишите свое мнение. Если вам необходимо в чем-то убедить собеседника, сделайте это вовремя и тактично.

Держитесь уверенно, с чувством собственного достоинства. Уверенным мешают быть страхи и опасения за последствия, ожидания враждебности и негативных реакций со стороны партнера по общению, а также недооценка себя, когда чувствуешь за собой права занимать твердую позицию и требовать корректного и честного отношения к себе.

В поиске решения не останавливайтесь на первом приемлемом варианте.

Если вам задают много вопросов, то вы прекрасно знаете правила ответов.

Чем больше запрашивающий переполнен эмоциями, тем спокойнее должны отвечать. Если тот, кто спрашивает, использует в своем вопросе негативные, некорректные слова или предположения, не нужно повторять их в ответе. На сложные проблемные вопросы отвечайте, если есть продуманный вариант решения проблемы. Импровизировать здесь не требуется.

На вопрос провокационного характера не отвечайте, переводите разговор на того, кто спрашивает, или отвечайте шуткой. Почувствовав, что время встречи подходит к концу, встаньте, поблагодарите за беседу, за время, вам уделили, попрощайтесь и, выйдя из кабинета, попрощайтесь с секретарем.

Задача 3. Допишите предложения:

1. Готовясь к деловой встрече, нужно предусмотреть такие элементы...

2. Протоколы предусматривают следующие основные моменты: ...

3. Предметом деловой встречи является...

4. Местом проведения деловых встреч, переговоров является...

5. При большом количестве участников деловой встречи необходимо учесть...

6. Участникам деловой встречи должны быть присущи такие черты характера...

7. Чего нельзя делать во время деловой встречи?

Задание 4. Напишите небольшой рассказ-план на том "Как я буду готовиться к деловой встрече?"

Искусство делового общения

Что такое коммуникация, и как мы ее осуществляем? Способов — великое множество! Некоторые люди иногда даже об этом не подозревают.

Процесс коммуникации означает общение с другими людьми с целью достижения понимания и определенного результата. Для того, чтобы побудить человека к действию, мы сначала передаем ему информацию. Для этого мы:

Общаемся лично;

Слушаем;

Задаем вопросы;

Пишем письма;

Составляем отчеты;

Общаемся по телефону.

ЛИЧНОЕ ОБЩЕНИЕ

Этот метод коммуникации часто считается самым простым. Человек, с которым вы говорите, — перед вами, и вы можете объяснить ему, чего вы хотите. Если он вас не понимает, то вам следует спросить себя:

Понятен ли человеку мой лексикон: говорю ли я простым русским языком или использую слишком много технических терминов?

Может быть, что-то в моем внешнем виде мешает человеку понять меня? Личное общение — это больше, чем просто разговор с другим человеком. Существуют три важных аспекта коммуникации:

Слова — что мы говорим;

Интонация — как мы говорим;

Жестикуляция — как мы выглядим при разговоре. Преимущества личного общения состоят в следующем:

Люди могут увидеть то, о чем идет речь;

Визуальный контакт помогает понять, насколько собеседник нас слушает и понимает;

Жестикуляция помогает сделать речь более убедительной. Однако в то же время слова, интонация и жестикуляция могут таить в себе определенную опасность при личном общении:

Вы можете выдать свои истинные чувства;

Вы можете стать слишком уязвимым;

Человек может не понять употребляемых вами слов;

Не всем может понравиться ваша манера произносить слова.

Во всем этом есть нечто, не поддающееся контролю. Это может быть возникшая по непонятной для вас причине антипатия к собеседнику или его неприязнь к вам.

Чтобы достичь успеха при личном общении, необходимо учитывать все вышеперечисленные факторы. Помните, что это не просто слова. Понимание становится возможным при взаимодействии всех трех факторов коммуникации, то есть слов, интонации и жестикуляции. Путем тренировки вы можете научиться добиваться согласованности факторов общения, достигая полного понимания со стороны собеседника.

УМЕНИЕ СЛУШАТЬ

Общение — это не односторонний процесс, при котором мы просто сообщаем информацию. Общаясь, мы также получаем информацию, а этот процесс требует от нас умения слушать.

Слушать означает больше, чем просто слышать. Мы часто "слышим" только то, что хотим услышать. В предыдущем разделе мы говорили о личном общении с точки зрения говорящего. Слушать собеседника — это другая сторона общения, и к ней применяются те же правила.

Когда мы слушаем, мы пропускаем через себя слова, интонацию и жесты собеседника. К этому мы должны добавить свои собственные реакции, которые дают понять собеседнику, что мы внимательно его слушаем. В число этих реакций входят: выражение лица, улыбка, кивание головой и различные реплики.

Когда вы слушаете,

Делайте это с полным вниманием;

Не стройте поспешных догадок о том, что собирается вам сказать собеседник;

Не теряйте время, пытаясь сформулировать ответ, слушая другого;

Глядя в глаза с выражением живого интереса к словам собеседника, покажите, что вы действительно внимательно его слушаете;

Слушая собеседника по телефону, не позволяйте происходящему в комнате отвлекать вас;

Разговаривая по телефону, давайте понять звонящему, что вы его внимательно слушаете, время от времени произнося: "Так…", "Да…", "Хорошо…" и т.д.;

При необходимости делайте пометки (например, общаясь по телефону).

ПРИЕМЫ ПОСТАНОВКИ ВОПРОСОВ

При общении с другими могут возникать такие ситуации, когда предоставленной вам информации оказывается недостаточно. Если вам необходимо знать больше или прояснить смысл сказанного, вы задаете вопросы.

В разных обстоятельствах употребляются различные типы вопросов. Они бывают:

Открытыми;

Закрытыми;

Специальными.

Деловая встреча

В первые секунды деловой встречи нужно поприветствовать партнера, представиться и пожать руку. Первым должен подать руку старший по статусу или возрасту, женщины также должны участвовать в рукопожатии — не стоит делать половых различий, на деловой встрече все являются бизнес-партнерами.

На переговорах представить гостей должен хозяин встречи. При представлении считается вежливым назвать свое имя и фамилию и обменяться визитками (никогда не забывайте пополнять запас своих визиток!). Когда вы получаете визитку, быстро рассмотрите ее и прочтите вслух имя владельца.

Помните, ваша визитная карточка должна быть читабельна даже при слабом освещении и понятна представителем любой культуры или страны. Самое важное в визитке — ваше имя, оно должно быть выделено жирным шрифтом и не сливаться. На визитке четко должны быть указаны род ваших занятий и должность, это определит круг вашего делового сотрудничества. На визитке должна быть представлена исчерпывающая контактная информация. Все тексты должны быть ровными, не занимать все пространство визитки, и написаны не боле чем двумя шрифтами.

Основная суть проведения деловых бесед заключается в создании конструктивной дискуссии двух и более лиц. Для достижения положительных результатов, человеку, который направляется на встречу, нужно как следует подготовиться к беседе: собрать как можно больше информации о клиентах (привычки, достижения, недавние успехи и так далее), поставить перед собой конкретные цели, к которым он стремится, а также определиться со стилем одежды и поведения.

Сбор информации

Для того, чтобы лучше узнать своих клиентов – необходимо провести маленькое исследование. Оно заключается в сборе всевозможной информации о данном человеке или группе людей с разных источников, о которых будет рассказано данной статье.

Сайт клиента. Самым бесценным и приоритетным источником информации о человеке является его собственный сайт. Обычно, на подобных ресурсах, люди стараются разместить как можно больше информации о себе и своей компании. В первую очередь необходимо досконально изучить заглавную страницу сайта. Ведь только на первый взгляд складывается впечатление, что там предоставлены только общие сведенья. На данной странице можно узнать роль данной компании или предприятия на рынке, сроки существования, регионы, а которых представлены услуги или продукция, а также географию компании.

Весьма интересным является и раздел «Новости». Некоторые публикую на данной страницы мировые новости, дабы хоть чем-то заполнить пустоту. На самом деле здесь должна публиковаться информация, касающаяся жизни организации: несколько слов о стратегической политике в будущем, сведенья о новых партнерах, доклады об успешном участии в различных выставках и, конечно же, события, которых произошли за последнее время.

Такой раздел сайта, как «Партнеры» позволит ознакомиться со списком клиентов, которые сотрудничают с данным предприятием. Если среди них Вы найдете хотя бы парочку компаний, сотрудничающих с Вами, это может очень сильно помочь Вам в давлении на клиентов, во время проведения переговоров. Таким образом, не помешает получить от них рекомендации или благодарственные письма. Вполне вероятно, что на сайте будет указана информация о сотрудниках компании. В таком случае у Вас будет возможность ознакомиться со сведеньями о руководстве фирмы, изучить поле их профессиональной деятельности. Возможно, Вы сможете найти общие интересы или точки соприкосновения, которые можно будет обсудить при встрече: поклонники одного вида спорта, имеются дети, учились в одних учебных заведениях и так далее.

Социальные сети. На сегодняшний день, дарит нам целый ряд новых возможностей, которые Вам (специалисту в области продаж) не нужно игнорировать. Например, большое количество людей обзавелись собственным . На сайте компании может быть расположена ссылка на корпоративный блог, что открывает доступ к новой информации. Руководитель компании также может обладать своим блогом. В том случае, если Вам удалось раздобыть Твиттер человека, встреча с которым Вам предстоит – обязательно изучите всю имеющуюся там информацию. Найдя нужного Вам человека в разных социальных сетях («Профессионалы.ру», «Фейсбук», «Одноклассники», («В контакте» и так далее) – обязательно ознакомьтесь с деятельностью групп и сообществ, в которых он состоит, а также с кругом его друзей.

Средства массовой информации. СМИ хранят очень большое количество сведений и информации, которые можно использовать в своих целях. Если компания обеспокоена своим имеджем, всегда вовремя реагирует на нападки и обвинения конкурентов и, как результат, тесно сотрудничает со средствами массовой информации (размещает свои интервью и ролики на радио и ТВ, статьи – в газетах и журналах) – это означает, что руководство компании дорожит общественным мнением. Этот факт также стоит использовать в подготовке к деловой встрече.

Обратите свое внимание на рекламные материалы. Ведь хорошо изучив рекламные средства, используемые компанией, Вы сможете узнать о преследуемых руководством целях, а также об их благосостоянии. Помните, что человек, с которым Вам предстоит серьезная встреча, также будет использовать все эти возможности в подготовке. При личной встрече можно использовать информацию об мотивирующих компаниях и проводимых акциях. Все это поможет формированию положительного мнения о Вас, как о человеке, хорошо разбирающемся в бизнесе своего клиента, в отличие от множества других менеджеров, пытающихся как можно быстрее «впихнуть» свой товар. На фоне таких людей Вы будете выглядеть компетентным специалистом, что способствует образованию личной симпатии и доверия между руководителем компании и Вами.

Поисковые системы. Не стоит забывать о том, что «поисковики» позволяют отыскать много полезной информации о руководителе компании и бизнесе в целом. Просто введите в строке ввода название фирмы или компании и продолжайте листать страницы одну за другой, и Вы обязательно сможете отыскать важные сведенья, о которых даже и не подозревали (обороты компании, предстоящие судебные дела и так далее).

Имидж

Деловой стиль является общепринятым в деловой среде. Непозволительно одевать на важные встречи маяки, шорты, открытые туфли, короткие юбки, джинсы или кроссовки. Но, как всем известно, в каждом правиле существуют свои исключения. Например, что бы переговоры прошли успешно (с хорошими перспективами) и дали положительные результаты (выгоду за относительно короткое время) – необходимо одеваться немного хуже, чем Ваш собеседник. Деловой стиль является эталоном, однако не необходимости очень сильно усердствовать.

Помните, что, например, дорогие , одетые на встречу с незнакомым человеком, будут складывать впечатление не о хорошем вкусе (как должно быть), а о намереньях как можно быстрее вытянуть денег со своего клиента, что будет негативно сказываться на открытом и конструктивном общении. На практике существует большое количество случаев, когда люди приходили на важные встречи с руководителями крупных компаний в свитерах с растянутыми рукавами, шортах или джинсах. На одну минуту представьте себе, что Вы в дорогом костюме попали на встречу с директором крупной и успешной компании. Кем Вы будете казаться в его глазах? Скорее всего, как «расфуфыренная» утка! При подобных встречах у Вас будет немного шансов на построение конструктивного и продуктивной беседы.

То, как желательно выглядеть при встрече с конкретным клиентом, поможет Вам выяснить предыдущий этап подготовки к деловой встрече. Только собрав и проанализировав всю информацию о клиенте и его компании – Вы сможете сделать правильный выбор. Например, если Вы сделали вывод, что Ваш потенциальный клиент, очень серьезный человек, увлекается автомобилями элитного класса, активно занимается благотворительностью, состоит в общественных организациях и политических партиях, посещает разные конференции и семинары, занимает должность гендиректора на протяжении 10 лет – лучше всего одеть классический деловой костюм (чистые туфли, пиджак, темные брюки, светлая рубашка). Для девушки вполне подойдет черное платье без каких-либо блестящих аксессуаров. Не пытайтесь перегрузить свой внешний вид лишними «безделушками», все должно быть «в меру»!

В том случае, если Вам предстоит деловая встреча с руководителем молодого развивающегося предприятия, которое поставляет на рынок широкий ассортимент одежды для молодых людей, и при этом Вы выяснили, что Ваш клиент предпочитает свободный стиль одежды и относительно молод – рекомендуется одеться более свободно. Тем более это будет выглядеть как дополнение к беседе: Вы подчеркнете свое положительное отношение к направлению развития его коммерческой деятельности.

Если Вы узнали из своих источников о том, что Вам предстоит встреча с креативной и неординарной личностью (это Вы узнаете, изучив подробности личной жизни и различные фотографии) – постарайтесь одеться интересно. Например, стильные аксессуары, несочетаемые цвета, яркий галстук и все остальное, что поможет Вам предстать перед собеседником как такая же неординарная личность, в которой он (она) сможет увидеть своего союзника.

Как всем известно, классический стиль предусматривает темный низ и светлый верх (обычно белый). Собираясь на важную деловую встречу – придерживайтесь данного правила. Также при выборе цветов и стиля отталкивайтесь от того, с кем Вам предстоит встреча. Это очень простое правило всегда поможет Вам выглядеть оригинально и эффектно. При этом не забывайте о голове. Так, девушкам с длинными волосами необходимо аккуратно уложить их в какую-нибудь прическу.

Производим положительное впечатление за 5 минут

Идучи на деловую встречу – помните, что у Вас будет всего лишь несколько секунд, чтобы произвести хорошее впечатление. Если Вам не хватает этого времени, у Вас, как правило, будет ещё пять минут, что бы все исправить. Попробуйте представить ситуацию: в Вашем офисе раздается стук, входит какой-то человек с большой сумкой и с возгласом «Внимание!» старается направить Ваше внимание (и других сотрудников) на какую-то книгу в его руке. Что в этот момент Вы подумали об этом человеке? Вы хотите, что бы Ваш клиент то же самое думал о Вас? Вряд ли! Поэтому Вам необходимо заранее продумать все свои действия: как Вы войдете в дверь, что скажете своим деловым партнерам и так далее.

Так как речь в данной статье идет о деловых беседах, предлагаем Вашему вниманию следующий вариант. Открыв дверь – поздоровайтесь со своим клиентом, назвав при этом его по имени и фамилии (или имя и отчество), что бы убедиться тот ли это человек, к которому Вы шли на встречу. После этого необходимо представиться, назвав свое имя, должность в компании, а также моменты, которые Вам предстоит обсудить, а также сообщите своему клиенту, что Вы договаривались о встрече с ним именно на это время. Постарайтесь в этот период установить визуальный контакт со своим собеседником. Если Вы видите, что клиент занят бумагами – уточните, может ли он сейчас говорить с Вами или ему необходимо немного времени, что бы закончить свои текущие дела. Если человек готов к общению – можете начинать.

Как нужно строить беседу?

Для того, что бы Ваш собеседник понял, что он имеет дело с деловым и серьезным человеком – для начала огласите регламент встречи. Например, Вы можете сказать так: «Основная цель нашей с Вами встречи – определение Ваших текущих бизнес-задач и определение, как именно сможет помочь Вам наша компания в их достижении. Предлагаю построить беседу в два этапа. На первом этапе я задам Вам небольшое количество вопросов, что бы понять основные приоритеты Вашей фирмы, на втором этапе – я расскажу Вам, с какими из них может помочь разобраться наша компания. Я думаю, что подобное построение переговоров будет максимально продуктивным. Вы со мной согласны?». После получения согласия собеседника – можно приступать к самим переговорам. Если же клиенту Ваш план не понравился – уточните, какую альтернативу он может предложить.

Для того что бы правильно определить потребности бизнес-клиента, хороший переговорщик обязан в совершенстве владеть методикой правильного построения вопросов. Данный список можно предварительно распечатать на бумаге и вписывать туда ответы Вашего клиента или же «держать» все вопросы в памяти и конспектировать все полученные сведенья. Помните, что разговор должен логично развиваться, таким образом, необходимо очень тщательно продумать очередность всех вопросов. Для подготовки списка вопросов можно воспользоваться следующим шаблоном:

Как долго Ваша компания на рынке?
Кто входит в целевую аудиторию Ваших покупателей?
На какие рынки ВЫ ориентируетесь (регионы, область, город)?
Какие преимущества перед конкурентами привлекают клиентов в Вашу компанию?
Чем Ваша компания отличается от конкурентов?
С какими поставщиками услуг Вы сотрудничаете на сегодняшний день?
Почему Вы выбрали именно этого поставщика?
Постарайтесь оценить работу Вашего поставщика по десятибалльной шкале. Какую оценку Вы поставите?
Что именно Вас не устраивает в работе нынешнего поставщика?
По Вашему мнению, какие преимущества должны быть у нашей компании, что бы мы могли строить с Вами долгосрочное сотрудничество?

Помните, что на деловой встречи самым важным является этап сбора сведений. Благодаря правильно подобранным вопросам Вы сможете разговорить своего собеседника и узнать обо всех проблемах и неудобствах, которые он вынужден терпеть. Таким образом, Вы сможете понять, можете ли помочь решить их и, если Вы уверенны в своей продукции, у Вас будут довольно большие шансы для выгодного заключения сделки.

Правильная презентация своей продукции

На первом этапе в основном говорил Ваш клиент, а только задавали вопросы. Теперь же говорить придется Вам. Вы можете построить дальнейшее общение таким образом, что бы клиент задавал массу вопрос, что бы уточнить интересующие его моменты и развеял свои сомнения, либо так, что бы он все время молчал, поскольку все будет понятно и он согласится с Вашими словами. Успешное проведение этапа презентации услуг Вашей компании заключается в том, как Вам получится перевести всю информацию, которой только что поделился клиент, в его пользу, делая акцент на качество предоставляемых Вашей фирмой услуг.

Например, если Ваш собеседник жаловался на качество доставки нынешнего поставщика услуг (частая задержка заказ, в результате чего «подрыв» работы компании клиента) – необходимо сделать акцент на том, что при сотрудничестве с Вашей компании подобных ситуаций не будет, так как сервисная служба работает слаженно и под постоянным присмотром службы по контролю, которой (скорее всего) у нынешнего поставщика услуг нет. Ведь если бы она была, то подобных задержек доставки не было. К тому же можете отметить, что в договоре Вашей компании указывается, что в случае сбоев доставки компания поставщик будет выплачивать неустойку или предоставлять бонусы в качестве компенсации. Другими словами, Вы юридически гарантируете своему клиенту соблюдение всех условий договора, что поможет обезопасить клиента от риска.

Выводы

Для проведения успешной деловой беседы с потенциальными клиентами – необходимо пройти несколько этапов. Подготовительный этап предусматривает сбор и анализ всевозможной информации о личности человека (с которым предстоит встреча) и компании, которую он представляет. С этим может помочь информация из средств массовой информации, рекламных источников и поисковых систем, также полезно будет посетить сайт фирмы.

При выборе одежды следует придерживаться классического стиля, однако если Вы обладаете достоверными сведеньями о личности клиента, с которым предстоит встреча – манера и стиль могут быть схожими с ним.

Для создания положительного впечатления за пять минут – огласите регламент встречи, а также задавайте как можно больше ситуационных вопросов на этапе сбора информации от собеседника.

Завершающим этапом является презентация, во время которой Вы настраиваете собеседника на то, что он получит больше выгод при сотрудничестве именно с Вашей фирмой.

1. Подготовка .

Эффективная встреча на 70-80% состоит именно из подготовки.

Формируя список приглашенных необходимо учитывать цель встречи. Не стоит звать людей с мыслью «на всякий случай». Во встрече должны участвовать только те люди, которые действительно могут что-то привнести. Часто, организатор, не зная кто именно понадобится из другого департамента (допустим, начинается у вас какой-то проект, и вы хотите на раннем этапе обсудить его с потенциальными участниками), приглашает на встречу половину коллектива. В итоге, половина из этой половины во встрече, по сути, не участвует. Если вы, как организатор, не знаете, кто именно понадобится на встрече, пригласите туда руководителя подразделения, а он уже, либо сам перешлет приглашение кому нужно, либо сам придет на встречу, и потом назначит нужного сотрудника.

Как мы знаем, встречи бывают разных форматов. Это может быть брэйншторминг, презентация и т.д. В приглашении на встречу обязательно должен быть указан формат, чтобы участники понимали, к чему им готовиться. Можно, например, написать: «Коллеги, давайте побрэйнштормим на такую-то тему».

Обязательно в приглашении должно быть написано, что будет обсуждаться. Приглашение на встречу, в котором есть только тема – это категорически плохо. Должен быть указан либо список вопросов к обсуждению, либо предыстория задачи или проекта и так далее. Здесь же необходимо указать, какие решения планируется принять в рамках встречи. Если у вас просто указано – давайте обсудим, такой-то проект… допустим, обсудили, а что дальше? Даже если вы напишете, что на встрече нужно будет определить дальнейшие шаги, это уже будет не плохо.

Продолжительность встречи заслуживает отдельного упоминания. На своих тренингах я часто задаю вопрос: «Как вы думаете, почему 99% встреч длятся час?». И только один раз я услышал правильный ответ. Всё крайне просто - любой почтовый клиент по умолчанию назначает встречу продолжительностью час. Очень редко кто-то корректирует это время, а зря. Таким образом вопрос, который можно обсудить за три минуты (пускай даже за 15 минут), растягивается на час. Тут сразу же срабатывает закон Паркинсона – мы работаем ровно столько, сколько времени отвели на работу.

Немаловажный момент, при отправке приглашения, проверять свободно ли это время у участников. В любом почтовом клиенте эта функция есть и прекрасно работает. Увы, иногда складывается ощущение, что не все о ней знают. Хуже даже то, что организатор отправляет человеку приглашение, на занятый интервал, и когда человек не приходит, к нему предъявляются претензии. Это неправильно.

И вот здесь мы переходим к еще одной важной части работы организатора. Именно организатор всегда должен отслеживать, кто встречу принял, а кто нет. Бывает, что самый важный участник встречи отклонил встречу и не пришел. Все собрались, и организатор начинает этого человека разыскивать по всему офису. А человек, ни о чем не подозревая, сидит на другой встрече. Далее происходит примерно такой диалог:

– Где ты?
– Я же отклонил встречу!
– А почему ты не предупредил?
– Ну, строго говоря, я предупредил. Мне нужно было тебе какое-то специальное уведомление прислать?

Потенциальный участник, конечно же, не должен никого специально уведомлять. Так что, ответственность за любую подобную ситуацию всегда ложится на плечи организатора. Будьте внимательнее!

2. Чего нужно избегать?

Отдельным блоком я вынес некоторые моменты, которых лучше избегать при назначении встречи. Это, конечно, не строгие правила, но, если будете им следовать, коллеги будут только благодарны.

Не нужно назначать встречу (если только это не сверхсрочный критичный вопрос) через час-два от текущего момента. Лично я стараюсь даже день в день не назначать встречи. Человек же уже пришел на работу, спланировал свой день, распределил, когда и что он будет делать, и тут я со своим приглашением.

Не очень правильно назначать встречи на обеденное время. Здесь, я думаю, не нужно что-либо комментировать. Еще, лично я стараюсь не назначать людям встречи на день зарплаты/аванса. Ведь мы прекрасно знаем, что каждый сотрудник в день зарплаты/аванса, образно, становится сотрудником бухгалтерии, и ему не до встреч в этот день. Ему же нужно всё оплатить, перевести кому-то, вернуть, занять и так далее.

И конечно же, хочу упомянуть про встречи по окончании рабочего дня. Даже если люди засиживаются на работе, назначенные встречи должны быть только в пределах рабочего дня.

3. Непосредственно встреча.

Начну с пунктуальности. Очень часто бывает такое: назначена встреча, допустим, на 15:00, и люди в это время только начинают вставать со своих мест и двигаться в сторону переговорной комнаты. В 15:00 все должны уже сидеть в переговорной, и встреча должна начаться. Многие придумывают всевозможные санкции. Штраф — 100 рублей за минуту опоздания и так далее, что весьма полезно и дисциплинирует.

Еще одна задача организатора – модерация встречи. Если на встрече что-то пошло не так, дискуссия зашла в другую сторону… организатор должен это контролировать и корректировать.

Важная часть встречи – протокол. Есть даже расхожее выражение: «нет протокола не было встречи». Протокол, по умолчанию, ведет человек, от которого пришло приглашение. Участники встречи имеют полное право вообще ничего не фиксировать. Все договоренности, задачи, сроки и так далее, должны быть зафиксированы организатором в протоколе. По итогам встречи этот протокол обязательно должен быть отправлен всем участниками, с просьбой подтвердить/прокомментировать в определенные сроки.

Завершить хочу моей любимой темой –окончание встречи. Она тесно перекликается с продолжительностью в час. Уверен, что у многих были встречи, когда основной вопрос обсудили за 10 минут, и далее участники начинают придумывать для себя новые вопросы к обсуждению. Поверьте, нет ничего зазорного в том, что вы обсудили вопрос быстро = эффективно. Не эффективно как раз высиживание запланированного часа. Поэтому, как только вы достигли нужных договоренностей, смело завершайте встречу и расходитесь.

Проводите только эффективные встречи .

Материал предоставил Андрей Бутов, бизнес-тренер, консультант.

По заказам тренинга или дополнительным вопросам о подготовке и проведения встреч пишите там на эл.